Evénements digitaux : maximiser les rencontres entre participants

L’un des défis majeurs des événements digitaux est celui de l’interactivité entre participants : Comment compenser l’absence de rencontre physique et encourager au maximum les rencontres digitales ?

Le networking et les business meetings : deux approches différentes

En présentiel comme en digital, on distingue deux approches pour animer ses audiences et provoquer des rencontres sur les événements : le networking et les business meetings.

LE NETWORKING

  • - C'est la rencontre entre les participants au sens large : visiteurs, intervenants, partenaires, organisateurs, etc.
  • - Il est spontané.
  • - Objectifs : entretenir et développer, faire des rencontres professionnelles intéressantes

LES BUSINESS MEETINGS

  • - C'est une rencontre entre les sociétés partenaires et les visiteurs
  • - Il est piloté par l'organisateur et se fait sur rendez-vous.
  • - Objectif : générer des leads commerciaux

Sur les événements digitaux, les participants préparent moins leur venue et leur passage est souvent plus court

Pour réussir les business meetings et le networking en format digital, il faut d’abord comprendre comment et pourquoi le comportement des participants en ligne est différent.

Sur des événements présentiels, le networking et les business meetings se préparent avant l’événement. En tant qu’organisateur, vous faites en sorte que vos participants et partenaires se rendent sur votre site web plusieurs jours avant l’événement pour préparer leur venue : repérer les personnes qu’ils souhaitent rencontrer, que ce soit de façon informelle ou via un rendez-vous business qu’ils programment plusieurs jours avant.

Le jour de l’événement, le participant n’a plus qu’à suivre le programme qu’il s’est fixé en amont. Cela diminue le risque de no-show. Par ailleurs, une fois sur place, il va chercher à rentabiliser son déplacement, en prenant le temps de rencontrer des personnes d’intérêt, notamment pendant les temps calmes de l’événement.

 

Sur des événements digitaux, les participants ne préparent pas leur venue à l’avance, et leur venue est souvent plus brève.

Ils se rendent à un instant t sur l’événement, pour consommer le contenu qui les intéresse, généralement sans s’attarder. En moyenne, leur durée de présence est beaucoup plus courte que sur des événements présentiels.

Peu de préparation + Durée de présence plus courte => Besoin d'immédiateté dans les rencontres

 

Pour répondre de façon juste à ce besoin d’immédiateté, la proposition de networking et de business meetings sur vos événements en ligne doit être adaptée.

Comment orchestrer le networking sur un événement en ligne ?

L’idée principale du networking en ligne : happer les participants au moment où ils sont là !

Comment ? Avec une solution temps réel, toujours ouverte et où les participants peuvent voir immédiatement qui sont les autres personnes présentes au même moment.

C’est ce que permettent les tables de networking en ligne, sur inwink :

Depuis une page dédiée, les participants peuvent rejoindre librement des « salles » où d’autres participants sont déjà en train de discuter. Dans une salle, les personnes peuvent échanger en audio et vidéo.

networking tables en utilisationLes intervenants peuvent ouvrir une table qui leur est dédiée, où ils seront rejoints par les participants qui souhaitent poser des questions à l’issue d’une session. Les partenaires peuvent également animer une table à leur marque, pour échanger avec des participants.

networking roomsLes tables se créent et disparaissent dynamiquement en fonction du nombre de personnes présentes sur l’espace de networking, afin qu’il y ait toujours quelques salles disponibles.

Depuis l’espace de networking, les visiteurs voient qui sont les personnes présentes sur les différentes tables, avant de décider de rejoindre l’une ou l’autre.

Grâce à cette approche du networking en ligne :

- les participants se voient, ce qui leur permet de vivre une expérience événementielle

- les rencontres sont spontanées, et peuvent avoir lieu au moment où le participant est là.

 

Comment orchestrer les business meetings sur un événement en ligne ?

Réussir les business meetings en ligne repose sur une capacité clé : aller chercher les participants au bon endroit et au bon moment, même s’ils ont déjà quitté l’événement.

Sur des événements digitaux, les business meetings ont lieu en visio-conférence, sur des créneaux de rendez-vous pris à l’avance. Comme pour les business meetings présentiels, il est important de planifier à l’avance cette prise de rendez-vous.

La difficulté, on l’a vu, est que sur les événements digitaux, les participants sont plus volages. Ils consomment le contenu qui les intéressent, puis quittent l’événement. Une fois qu’un participant est parti, il ne revient pas de lui-même, et cela augmente les chances de no-show sur les rendez-vous business.

Pour contrer ce phénomène, il faut être en mesure d’aller chercher les participants hors de l’événement au bon moment, au plus proche de leur environnement de travail qu’ils ont retrouvé en quittant le site de l’événement.

Deux solutions le permettent :

  • 1) Envoyer systématiquement des confirmations de rendez-vous par email, avec un CTA permettant l’ajout à l’agenda. Le rendez-vous ainsi ajouté à l’agenda doit contenir un lien direct vers l’interface du meeting.
  •  
  • 2) Programmer pour chaque rendez-vous des rappels par email 10 minutes avant. Ainsi, le participant qui a quitté l’événement recevra la notification dans son environnement de travail (en plus de recevoir une notification sur l’événement même, s’il s’y trouve encore).

C’est de cette façon que les business meetings en ligne pourront :

  • - Permettre là encore aux participants de se voir et de se parler, pour créer l’événement
  • - Avoir un taux de no-show faible, grâce à une communication adressée au bon endroit et au bon moment.

 

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