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Le blog des Marketeurs, des Communicants, et des Organisateurs de l’évènementiel BtoB

Networking ou Business meetings ?

François Floribert
Le 18 oct. 2019

Les participants à un évènement BtoB ne viennent pas seulement pour le programme de contenus qui est proposé. La plupart du temps, ce contenu peut être consulté en ligne, avant, pendant, ou même après l’évènement.

Bien entendu, l’opportunité d’assister en avant-première à la présentation d’un contenu totalement nouveau peut être une vraie motivation. Ou bien l’opportunité d’écouter des intervenants prestigieux, des experts reconnus, ou des orateurs célèbres dont les interventions sont en elles-mêmes un évènement.

Néanmoins, très souvent, si les participants font l’effort de se déplacer sur un évènement BtoB, c’est aussi pour l’opportunité de faire des rencontres professionnelles.

Les objectifs recherchés au travers de ces rencontres professionnelles sont très variés en fonction des participants et selon le type d’évènement : partage d’expérience avec des homologues, recherche d’opportunités commerciales, recrutement de nouveaux collaborateurs, voire même, sans l’avouer, recherche de nouvelles opportunités de carrière individuelle, etc…

Quant aux partenaires, s’ils paient pour un package de sponsoring, ils se contenteront de moins en moins d’une simple promesse de visibilité, et attendront de plus en plus une perspective de nouvelles opportunités commerciales, ce qui passe nécessairement par la mise en relation avec de nouveaux contacts.

Finalement, un évènement BtoB est avant tout un moment de rencontres professionnelles.

L’organisateur, qu’il soit annonceur BtoB ou propriétaire de salons, peut choisir de laisser les rencontres se faire par elles-mêmes au cours de son évènement.

Ou bien il peut opter pour une approche plus volontaire, et mettre en place une stratégie qui visera à encourager et faciliter les rencontres entre participants, voire même à piloter ces rencontres.

Pour cela, il y a deux façons de procéder : le networking libre, et les business meetings pilotés.

Le Networking, c'est spontané !

Le networking, c’est les rencontres qui ont lieu entre participants au sens large, visiteurs, intervenants, partenaires, exposants, organisateurs, etc., à leurs initiatives.

Le moteur du networking pour un participant est surtout de rencontrer par intérêt professionnel, des personnes qu’il ou elle ne connait pas encore. Soit j’ai entendu parler de quelqu’un et je lui propose une rencontre, soit j’ai un sujet d’intérêt précis et je recherche des personnes qui pourraient m’apporter des éléments de réponse à ce sujet.

Pour dynamiser le networking, l’organisateur activera sur sa plateforme évènementielle, un module de networking qui sera mis à disposition des participants via une web app ou une app mobile intuitive et efficace.

Le networking est basé sur une participation volontaire de chaque participant. Chacun devra donc faire un ‘’opt-in’’ explicite, et renseigner par lui-même ou elle-même les informations de son profil.

Une fois son profil de networking activé, le participant pourra faire des recherches de contacts, envoyer des messages, proposer des rendez-vous pendant l’évènement, etc.

Lors du paramétrage du networking sur la plateforme, l’organisateur devra bien choisir les champs demandés dans le profil de networking : centres d’intérêt, domaines de compétences, recherches ou offres, etc.

La définition de ces champs est un levier clef, à la fois pour assurer le bon fonctionnement du networking pendant l’évènement, et pour permettre une collecte d’informations pertinentes sur les participants.

L’organisateur devra aussi paramétrer finement l’algorithme de matchmaking de son module de networking, afin d’être en mesure de proposer aux participants des listes bien ciblées de participants à rencontrer, en fonction de leurs centres d’intérêt communs.

En prenant garde de ne pas dénaturer l’esprit du networking, l’organisateur pourra aussi choisir lors du paramétrage de l’algorithme, de favoriser certaines catégories spécifiques de participants, par exemple ses propres forces commerciales, ou celles des partenaires, en leur donnant un poids plus important dans l’algorithme, ce qui les fera apparaître en tête dans les résultats de recherche. Ou bien, au contraire, Il pourra aussi choisir de masquer certaines autres catégories, telles que VIP, intervenants, etc.

Attention ! L’organisateur avisé prendra soin de ne pas exposer la liste complète des participants à son évènement, en mode ‘’Who’s Who’’. Ce ne serait pas du tout une bonne pratique en termes de sécurité et de confidentialité !

De notre expérience, les axes clefs pour assurer un networking réussi sont les suivants :

  • Disposer d’un excellent module de networking, et le paramétrer astucieusement
  • Allouer des créneaux de temps et des lieux dédiés aux rencontres
  • Mettre en œuvre une communication spécifique à l’attention des participants concernés, pour les encourager à activer le networking puis à bien renseigner leurs profils en amont de l’évènement
  • Notifier les participants des interactions du networking : nouveau message, nouvelle demande de mise en relation, rendez-vous confirmé, etc.

Les Business Meetings, c'est piloté !

Les Business meetings, c’est des rencontres, pilotées par l’organisateur, entre individus ou entre sociétés qui ont été invités et qui ont accepté de participer à ce programme.

Ces rencontres sont des rendez-vous d’affaires entre ‘’acheteurs’’ (ou ‘’demandeurs’’) et ‘’fournisseurs’’ ou (‘‘offreurs’’) à des fins commerciales.

L’acheteur est une société ou un individu en position de décision d’achat, qui a accepté de participer à une série de rendez-vous, parfois en contrepartie de quelque chose : billet d’entrée, transport, hébergement, etc.

Le fournisseur est en général une société, typiquement partenaire/sponsor de l’évènement, qui a une offre à proposer aux acheteurs, et qui a acheté un package dans lequel un nombre de business meetings avec des acheteurs lui est garanti.

L’organisateur s’appuiera sur le module de Business Meetings de sa plateforme, qu’il mettra à disposition des deux catégories d’acteurs au travers de la web app ou d’une app mobile.

Le workflow pour organiser ces meetings en général est le suivant :

  • Présenter sur le site web de l’évènement, la liste des fournisseurs avec leurs offres
  • Sélectionner les acheteurs à inviter, et obtenir leur participation
  • Présenter à chaque fournisseur une liste d’acheteurs filtrée selon son offre
  • Les fournisseurs sélectionnent les acheteurs qu’ils souhaitent rencontrer et leur adressent des propositions de rendez-vous
  • Les acheteurs acceptent ou refusent les propositions de rdv, et choisissent les créneaux horaires
  • Les rendez-vous acceptés entre acheteurs et fournisseurs sont planifiés

Le nombre des business meetings garanti pourra être ajusté selon les packages proposés aux partenaires. Ces business meetings, s’ils sont bien préparés et bien exécutés, auront beaucoup de valeur pour les partenaires et pourront donc être vendus à bons prix par l’organisateur.

De notre expérience, les axes clefs pour assurer le succès des business meetings sont les suivants :

  • Disposer d’un excellent module de Business Meetings, et le paramétrer astucieusement
  • Bien qualifier les participants acheteurs, notamment leur légitimité à engager une discussion business
  • Mettre en place les leviers business qui encouragent les acheteurs à être bien présents aux meetings convenus
  • Allouer des durées de meetings bien adaptés et des lieux de rencontres bien conçus
  • Proposer aux participants de commenter leur satisfaction dès la fin du meeting, depuis la plateforme

Attention ! Les business meetings ont une finalité commerciale, ils ne conviendront donc pas à tous les types d’évènements BtoB ni à toutes les audiences.

Jouer sur les deux tableaux !

Le propriétaire de salons le sait bien, l’annonceur peut avoir tendance à le sous-estimer : un évènement BtoB n’est pas seulement une présentation de contenus, c’est aussi un lieu de rencontres professionnelles.

Quel que soit son métier, l’organisateur d’évènements BtoB choisira d’encourager et de faciliter le networking ‘’spontané’’ entre participants, partenaires, intervenants. En fonction de son évènement et de son audience, il décidera ou non d’organiser également des meetings commerciaux entre acheteurs et fournisseurs.

L’organisateur choisira le networking ou les business meetings, ou les deux, en fonction du positionnement de son évènement et de ses objectifs. Mais l’un n’empêche pas l’autre !

Dans tous les cas, il devra s’appuyer sur une plateforme évènementielle puissante qui propose à la fois un module de networking et un module de business meetings performants.