Quelles sont les différentes actions de communication à mettre en place pour promouvoir votre événement professionnel ?

Que votre événement soit digital, présentiel ou hybride, la promotion que vous en faites est un volet essentiel de sa réussite.

D’une part, sans promotion, peu ou pas de participants.

D’autre part, l’investissement que représente l’organisation d’un événement a pour objectif de maximiser la visibilité que vous en retirez : en d’autres termes, l’événement en lui-même est un outil de communication ; il faut donc le promouvoir.

 

Avant de commencer, définir les objectifs de la promotion

Avant toute chose, définissez les objectifs de votre stratégie de promotion d’événement. Ces objectifs dépendent bien entendu du type d’événement que vous organisez, et des enjeux qui s’y rattachent.

Par exemple, si vous ciblez des comptes très précis pour votre événement, le nombre total d’inscriptions ne sera pas un indicateur de réussite clé.

Les objectifs de la promotion auprès du public de participants peuvent reposer sur :

  • - Nombre d’inscrits
  • - Nombre d’inscrits figurant sur une liste cible
  • - Nombre d’achats de billets
  • - Nombre de billets à tarif réduit
  • - Nombre d’inscrits ayant créé un compte sur le site de l’événement
  • - …

Pilotez vos actions de promotion

Pour savoir comment vous avancez vers vos objectifs, et quelles sont les performances des différentes actions mises en place, il vous faut tracker les liens promotionnels.

On vous explique tout dans l’article : Utiliser les liens trackés pour promouvoir ses événements.

1. Le site de votre événement comme outil n°1 de promotion

Pour un événement présentiel, le site web de l’événement est la vitrine de votre événement où communiquer des informations importantes, donner envie aux visiteurs, et permettre l’inscription.

Pour un événement digital, le site web de l’événement, C’EST l’événement en lui-même, et avant la date de l’événement, c’est aussi un outil de communication !

Votre site doit être 100 % à votre marque, car il sera le principal vecteur de l’identité graphique de l’événement.

C’est un outil de communication puissant, prenez donc le temps de peaufiner les messages et les éléments visuels que vous y mettez en avant.

Les éléments incontournables de votre site événementiel :

  • - Date et heure de l'événement
  • - Formulaire d'inscription ou billetterie
  • - Description de l'événement
  • - Présentation des intervenants (avec lien vers leur profil Linkedin) 
  • - Agenda de l’événement, avec descriptif des interventions
  • - Pages dédiées aux partenaires de l’événement
  • - Eléments de teasing (vidéos ou photos des précédentes éditions, citations des participants, compte à rebours, etc)
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  • - Informations pratiques (comment se rendre à l’événement, comment se loger…) pour les événements présentiels
  • - Accès aux sessions vidéo pour les événements digitaux
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  • 2. Promotion de l’événement par email

L’un des premiers canaux à utiliser pour communiquer autour de votre événement, c’est l’email.

Vos communications email doivent systématiquement contenir un CTA vers le site de l’événement, idéalement directement vers le formulaire d’inscription. Ce CTA doit intervenir le plus haut possible dans l’email d’invitation, pour que vos destinataires y accèdent sans scroll.

Comment segmenter les listes d’envoi

Afin d’atteindre les personnes pertinentes, nous vous recommandons de segmenter vos listes d’envoi et de personnaliser vos communications en fonction des cibles.

La segmentation peut se faire selon plusieurs critères :

  • - Géographiques (notamment pour les événements présentiels)
  • - Par industrie
  • - Par poste dans l’entreprise
  • - Par statut client/prospects/partenaires
  •  
  • 3. Promotion de l’événement sur les réseaux sociaux

Les réseaux sociaux sont un lieu de conversation. Votre événement doit y être mis en avant avant, pendant et après la date.

Nous vous recommandons de créer un hashtag dédié à l’événement, et de bien le communiquer à toutes les parties prenantes (organisateurs, mais aussi intervenants, participants, partenaires…), pour que l’ensemble des publications qui y font référence soient bien visibles et catégorisées comme telles.

Actuellement les deux réseaux sociaux incontournables pour un événement BtoB sont LinkedIn et Twitter. Selon votre industrie et votre public cible, vous pouvez également choisir de communiquer sur Facebook, Instagram, etc.

3 conseils essentiels :

  • - Soyez visuels. Travaillez la forme de vos publications.
  • - Faites du teasing. Valorisez le fond de votre événement, avec des citations, des courtes vidéos ou des chiffres clés. Taguez vos intervenants et faites-en la publicité.
  • - Renvoyez systématiquement vers le site de l’événement.
  •  
  • 4. Promotion de l’événement sur votre site web et blog

Une bonne manière d’annoncer l’événement à votre audience, celle qui vient à vous sur votre site ou sur votre blog… est de les prévenir à ces endroits-là.

Sur votre site corporate, vous pouvez créer une page Evénements dédiée à votre calendrier événementiel, s’il est suffisamment rempli pour tenir cette page à jour.

Vous pouvez également créer une bannière dédiée, contenant un CTA vers le site de l’événement, à mettre en avant temporairement dans une barre sticky, ou bien dans un endroit visible de certaines pages de votre site et/ou blog.

5. Promotion de l’événement par vos partenaires et intervenants

Vos intervenants et vos partenaires peuvent devenir les ambassadeurs de votre événement si vous les embarquez effectivement à vos côtés.

Fournissez-leur un kit de communication prêt à l’emploi, pour qu’ils n’aient plus qu’à le partager à leurs propres réseaux.

Pour certains événements, vous pouvez inclure un quota d’invitations dans les packages partenaires.

6. Promotion de l’événement par la presse

L’intérêt n°1 de la communication Presse, est qu’elle permet d’atteindre des personnes cibles qui n’étaient pas encore dans votre radar (ni dans vos listes marketing, ni sur vos réseaux sociaux).

Vous pouvez publier un communiqué de presse sur la tenue de votre événement, que votre agence de presse relaiera aux médias. Attention, les chances de reprise par la presse sont faibles pour ce type d’actions. Vous augmenterez beaucoup vos chances d’être repris si votre événement s’accompagne de la sortie d’un contenu exclusif (étude, analyse statistique, recueil de témoignages…), qui pourra nourrir des articles plus intéressants.

Vous avez également tout intérêt à inviter une liste de journalistes référents qui, s’ils viennent le jour J, pourront communiquer a posteriori sur le contenu de l’événement.

Vous pouvez enfin investir dans des articles payants pour atteindre votre audience cible. Dans ce cas, il faudra bien choisir un média qui est effectivement consulté par cette audience, et définir en amont les résultats auxquels peut s’engager le média payant pour ce type d’opérations. 

7. Promotion de l’événement grâce aux salariés

Votre événement est important pour l’entreprise, sinon vous ne l’organiseriez pas, n’est-ce pas ? L’une de vos missions est donc d’embarquer toute l’entreprise dans l’aventure !

Si votre événement s’adresse à vos clients, qui de mieux que votre équipe Customer Success pour passer le mot ? S’il s’adresse à des prospects cibles, c’est l’équipe commerciale qui jouera un rôle clé.

Quoi qu’il en soit, vous gagnerez toujours à impliquer vos collègues, en communiquant régulièrement autour de la préparation de l’événement.

Dans la même idée, si vous utilisez des bannières dans les signatures de mail de l’entreprise, mettez à jour cette bannière pour que chaque mail envoyé par un salarié de l’entreprise permette de communiquer sur votre événement (toujours avec un CTA vers le site de l’événement).

 

Quand l’événement se termine, la promotion, elle, peut continuer ! Vous pouvez continuer à communiquer par tous les canaux cités dans cet article, après la fin de l’événement. D’autant plus s’il s’agit d’un événement digital où les contenus seront disponibles en replay, et qui peut donc continuer à vivre et à apporter de la visibilité bien après la fin de l’événement.

 

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