Quelles données collecter sur vos événements BtoB ? (et comment les activer !)

La collecte et l’analyse de données sont essentielles dans toute opération marketing afin d’en mesurer l’impact.

Les événements ne font pas exception à cette règle.

Pendant longtemps, les marketeurs et les organisateurs d'événements se sont contentés de collecter des données via des formulaires remplis par les participants (inscription, émargement, satisfaction, etc.)

Cependant, ces formulaires rendent la tâche compliquée lorsque l’on souhaite rassembler, filtrer, croiser, dédoublonner, analyser, communiquer les données collectées.

Alors, comment faire pour optimiser la collecte d'informations pertinentes sur vos participants à chaque étape de votre événement ? Et comment activer cette donnée, une fois que vous l'avez collectée ?

Enrichir la collecte de données à chaque temps fort de l'événement

Tout au long d’un événement professionnel, un participant génère un volume conséquent de données, depuis l'inscription en ligne jusqu’à la participation effective le jour J.

Il est essentiel de vous munir des bons outils pour assurer une collecte fine et efficace de ces informations précieuses, tout en respectant les directives RGPD.

Avec une plateforme comme inwink, vous pourrez collecter des données sur les trois grandes composantes de votre événement BtoB :

- l'inscription

- l'intention

- la participation.

1. L'inscription : Les données déclaratives

Cette première phase permet de collecter des informations sur le profil de l’inscrit : identité, coordonnées professionnelles, fonction, société, ainsi que son consentement à la collecte de données (opt-in).

A cette étape, il est important de se concentrer sur les éléments clés de qualification afin de ne pas alourdir le processus d'inscription.

Cette phase apportera à l'organisateur des premières indications sur son inscrit : à quelle catégorie de mon audience est-il rattaché ? par quel canal a-t-il été invité ? quels sont ses centres d'intérêts ? etc.

2. L'intention : Les données comportementales

Après l’inscription, il s’agit d’encourager le participant à préparer sa venue : consulter les emails d'informations, se connecter à son espace personnel, s’inscrire à des sessions thématiques et les ajouter à son agenda personnalisé, pré-imprimer son badge si l'événement est présentiel, renseigner son profil de networking, prendre des rendez-vous avec d'autres participants, etc.

Ces informations comportementales permettront de mesurer la motivation de l’inscrit et de prédire sa probabilité de participation. Cette étape permettra également de collecter des informations plus riches sur le profil professionnel du participant.

3. La participation : Les données présentielles

Le jour J, le participant prend part (ou non) à l'événement : il/elle valide sa présence, participe à différentes sessions, rencontre d’autres participants, visite des stands partenaires, etc...

Ces données de parcours des participants permettent de mesurer la performance générale de l'événement :

👉 quel est le pourcentage de présents par rapport aux inscrits ?

👉 quelles ont été les sessions les plus populaires ?

👉 combien de rendez-vous ont eu lieu ?

👉 qui a pris part au networking ?

👉 quelle est la satisfaction ?

Ces données apporteront également des informations plus précises sur les centres d’intérêt du participant et pourront être comparées avec les données d’intention de participation.

L'un des grands avantages des événements digitaux repose sur le fait que les données de participation peuvent être collectées de façon plus précises et moins invasives que sur les événements présentiels.

inwink_attendee_journey

 

Comment activer vos données événementielles ?

Bien entendu, rien ne sert de collecter autant d'informations sur vos participants si les objectifs ne sont pas définis en amont. Plus votre collecte d'informations sera structurée, plus les données collectées seront pertinentes, et plus vos actions marketing seront performantes.

Différentes actions sont rendues possibles grâce à une collecte efficace de données :

1. Personnaliser l'expérience participant

Les données d'inscription permettent

👉 de proposer une expérience en ligne personnalisée

👉 d'envoyer des communications adaptées

👉 de suggérer des mises en relation pertinentes, des recommandations de sessions intéressantes.

Plus vous disposerez d'informations précises sur vos inscrits, plus vous serez en mesure de personnaliser votre marketing événementiel.


2. Augmenter le taux de participation

Les données d'intention permettent à l'organisateur de comprendre l'intérêt d'un participant pour un contenu, une thématique, un intervenant, une entreprise, etc. L'organisateur peut se baser sur ces données pour prédire la venue d’un inscrit, anticiper les pics de visites, identifier les temps forts, analyser les relations entre participants, etc.

Quelques bonnes pratiques :

  • 👉 Relancer les inscrits n'ayant pas téléchargé leur badge pour les événements présentiels
  • 👉 Relancer les inscrits inactifs, qui ont une probabilité de "no show" élevée
  • 👉 Notifier les participants des rendez-vous qui leurs sont proposés

3. Mesurer précisément la performance

Les données présentielles permettent de mesurer les différents flux sur l'événement, et ainsi de prendre des décisions en temps réel sur le terrain. Ces données permettent également d'éditer des rapports précis sur les différents temps forts de l'événement.

A des périodes où des jauges sont à respecter pour le nombre de présents, il est essentiel de piloter en temps réel les données de participations depuis une plateforme qui le permet.

 

La collecte poussée des données de participation ainsi que l’analyse de ces données font partie des bonnes pratiques du marketeur BtoB avisé. Les informations recueillies sont précieuses, car elles vous permettront de piloter votre événement, de ravir vos participants au travers d’une expérience personnalisée, et de fournir à vos équipes commerciales des leads qualifiés.

Au final, c’est par la qualité et la quantité de données collectées que vous pourrez mesurer la performance de votre événement et ainsi calculer votre retour sur investissement.

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