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Dassault Systèmes gère son Forum annuel de A à Z avec inwink

"La plateforme inwink a permis à Dassault Systèmes de gérer son évènement annuel 3DEXPERIENCE FORUM France de A à Z. Du formulaire de pré-inscription des participants à l’émargement sur site le jour J. Extrêmement flexible et ergonomique, la solution nous a apporté une gestion facilitée de l’évènement, en toute autonomie. Les différentes possibilités de reporting ont été très précieuses dans la mesure de l’efficacité de l’opération. Nous allons capitaliser sur ce qui a déjà été fait pour gagner encore en efficacité sur les prochains évènements que nous allons organiser."
Julie_Albouze

Julie Albouze
Eurowest Marketing Events Planner, Dassault Systèmes

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3DEXPERIENCE FORUM 2019

L’édition 2019 du 3DEXPERIENCE FORUM France, organisée par Dassault Systèmes le 21 mai à la Seine Musicale de Boulogne-Billancourt, a rassemblé 1000 participants, dirigeants et décisionnaires d’entreprises industrielles.

Un rendez-vous de référence dans le domaine de la transformation digitale des processus métier industriels, animé par 20 intervenants, 10 partenaires, et 35 stands d’exposition.

Retour sur les grands enjeux de l’événement avec Julie Albouze, Eurowest Marketing Events Planner chez Dassault Systèmes.

Gestion des contenus et préparation des communications de l’événement

Avec près de 20 sessions programmées sur la journée, Dassault Systèmes avait pour objectif de centraliser la gestion des contenus (agenda, intervenants, partenaires) et de les présenter très clairement à son audience.

L’agenda : La programmation du forum comprend différents formats : des conférences plénières, une zone expérientielle, et des présentations thématiques. Chaque session est programmée sur un temps dédié dans l’agenda et est enrichie par des contenus précis : le titre, la description et les intervenants. Avec inwink, l’équipe organisatrice pilote la programmation et la publication de tous les contenus depuis le même Back-Office. 

Les communications : Les informations clefs sont communiquées aux inscrits sur tout le cycle de l’événement, afin de garantir un taux de présence et de satisfaction maximal. Confirmation d’inscription, envoi d’informations pratiques, annonce du networking, téléchargement de badge, message de bienvenue… autant de communications éditées depuis inwink. L’envoi peut être planifié dans le temps ou automatisé en fonction de déclencheurs prédéfinis, comme par exemple, l’inscription d’un participant depuis une source précise, l’arrivée d’un participant à l’accueil de l’événement, la catégorie du participant…

Le village expérientiel : La zone d’exposition met à l’honneur les grandes innovations de Dassault Systèmes et de ses partenaires technologiques. Un espace dédié aux exposants, sur le site de l’événement, a permis de collecter les informations de chaque stand : logo de l’exposant, titre de l’expérience, description de l’expérience… le Back-Office inwink permet une gestion centrale des contenus et un suivi temps réel de la collaboration avec chaque exposant.

Collecte de données et mesure de la performance de l’événement

Afin de mesurer l’efficacité de l’événement et de faciliter le reporting de l’opération, Dassault Systèmes a configuré et suivi les indicateurs clefs liés à l’inscription et à la participation.

L’inscription : Chaque source d’inscription est tracée dans inwink. En se basant sur les UTM (Urchin Tracking Module) intégrés dans les liens promotionnels ou dans les invitations à l’événement, l’équipe Dassault Systèmes mesure finement la performance des canaux de recrutement de participants : réseaux sociaux, invitations internes, invitations partenaires, achat de media, webinaires… Les sources d’inscriptions permettent également de gérer la priorisation de la validation des préinscriptions.

La participation : En paramétrant les catégories de participants dans inwink, les organisateurs ont bénéficié d’une vue granulaire du taux de no-show, par typologie de participants : internes, partenaires, presse, intervenants, VIP. Le dispositif d’émargement via scan des badges des participants permet une mesure en temps réel de l’affluence. Des informations clés pour optimiser les prochaines éditions du Forum.