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AutomationDay

Webmecanik simplifie la gestion et automatise le marketing de son événement annuel avec inwink

"inwink est une plateforme complète et très facile à prendre en main, notamment grâce à la disponibilité et la réactivité des équipes. La plateforme nous a largement facilité la gestion de l’évènement AutomationDay, que ce soit au niveau de l’orchestration des contenus, de la gestion des inscriptions et du suivi de la participation. "
MGrange

Mathilde Grange
Organisatrice & Coordinatrice AutomationDay

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AutomationDay 2019

Webmecanik est éditeur d’un logiciel SaaS de Marketing Automation . Depuis 2018, Webmecanik organise l’événement “AutomationDay”, moment unique en France autour du partage des bonnes pratiques et des expériences inbound marketing et marketing automation.

Pour sa seconde édition, l’événement a accueilli 300 professionnels et utilisateurs, à l’Hôtel de Région Auvergne-Rhône-Alpes à Lyon.

Retour sur les objectifs marketing de l’événement avec Mathilde Grange et Johan Buchert, Marketing Managers chez Webmecanik et organisateurs d'AutomationDay.

Le marketing de l’événement avant, pendant, et après l'opération

Pour Webmecanik, l’événementiel est une opportunité de partager son savoir-faire et son expérience sur le thème du Marketing Automation. D’une part en rassemblant son écosystème de clients et de partenaires technologiques, d’autre part en illustrant les problématiques métiers par des retours d’expérience de clients et des témoignages de partenaires.

Pour cette édition 2019 d’AutomationDay, l’équipe organisatrice Webmecanik a misé sur trois leviers.

Le site web de l’événement : Le site web de l’événement est la pierre angulaire des actions de communication : présentation de la nouvelle identité visuelle, description de l’événement, annonce des intervenants, valorisation des partenaires, inscription des participants, collecte des pré-inscriptions aux ateliers, etc. Une vitrine de contenus qui évolue à mesure que l’événement approche et qui offre une lecture optimale du programme.

La richesse des contenus : Le programme de la journée est structuré autour de temps forts correspondant aux conférences, aux ateliers, et aux pauses de rencontres. Depuis le Back-Office inwink, l’équipe pilote la planification de plus de 30 sessions, ajuste leur mise en page et édite les contenus associés. Chaque session est présentée sous forme de fiche descriptive, liée à une salle, un créneau horaire et un ou plusieurs intervenants/partenaires.

La stratégie de promotion : L’accès à l’événement est payant et l’inscription est réalisée depuis la billetterie en ligne. Le nombre de places étant limité, des quotas de disponibilité ont été définis par type de billets. Les partenaires ont largement contribué au recrutement de participants par l’intermédiaire de codes d’invitation et de codes de réduction. Ce dispositif a permis de rayonner auprès des audiences de chaque partenaire. L’utilisation des codes promotionnels et la performance des campagnes de recrutement sont pilotées depuis le Back-Office inwink.


Le suivi de la participation le jour-J et l’analyse post-événement

Pour mesurer la participation à l’événement, les organisateurs ont mis en place un dispositif de collecte de données le jour-J. Pour cette édition, l’équipe organisatrice souhaitait mesurer la donnée de participation en temps réel et l’exploiter rapidement à l’issue de l’opération.

L’accueil des inscrits : Pour un émargement rapide des participants, les organisateurs ont opté pour des badges participants avec QR Code. Les badges participants étaient scannés à l’entrée de l’événement dès leur arrivée. Les statistiques permettent d’identifier des pics d’arrivée sur différents moments de la journée. Autant de données qui pourront exploitées pour programmer la prochaine édition.

La gestion des ateliers : Lors de l’AutomationDay, un total de 28 ateliers ont été animés par les partenaires de l’événement. Ces ateliers, qui se déroulent sur une demi-journée, ont lieu en parallèle dans 8 salles différentes. La pré-inscription en ligne aux ateliers, a permis d’anticiper l’affectation des salles et de dimensionner le nombre de places pour chaque atelier. Le jour-J, un dispositif de scans sessions a permis aux partenaires de collecter la liste des participants à leurs sessions respectives, et aux organisateurs de mesurer précisément la participation sur chaque atelier.

Le rapport de l’événement : Les données de participation sont synchronisées en temps réel dans inwink et disponibles sur le tableau de bord de l’événement. À tout moment, le suivi des indicateurs clefs permet de mesurer la performance de l’opération : total des inscrits, total de billets vendus, pourcentage de présents, participation par catégorie, préinscrits aux ateliers, etc. A l’issu de l’événement, ces données précieuses sont exploitées pour le bilan de l’opération, l’email de remerciement aux participants, et le reporting aux partenaires.