MICROSOFT CANADA

Microsoft Canada optimise la collecte de données sur ses événements

Contexte

L’équipe événementielle Microsoft Canada pilote plus de 600 événements chaque année. Dans ce contexte, elle était à la recherche d’une solution technologique permettant d’enrichir l’expérience des visiteurs et d’optimiser la collecte de données pendant les événements. 

Depuis 2016, l'événement phare de Microsoft France (Microsoft experiences, renommé en 2019, Microsoft Envision) est organisé avec inwink.  
Microsoft a renouvelé sa confiance à inwink pour orchestrer son grand rendez-vous annuel ! Un événement qui réunit plus de 15 000 visiteurs sur la thématique de l’intelligence numérique. 

Objectifs

1) Enrichir l’expérience des participants

2) Optimiser la collecte de données

Stratégie

UNE EXPÉRIENCE ÉVÉNEMENTIELLE SANS RUPTURE, À L’IMAGE DE LA MARQUE

Les opérations événementielles de Microsoft Canada sont articulées autour de deux grands formats qui se distinguent par leur notoriété et les enjeux qu’ils représentent.
 
Le flagship : Future Now, l’événement business majeur organisé par Microsoft Canada, destiné aux acteurs de la transformation numérique, de l’innovation et de l’IA. Un format d’une journée à Toronto animé par des prises de paroles d’experts, des ateliers pratiques, et une zone d’exposition partenaires. L’opportunité pour les participants qui sont des business decision makers de networker et de générer de nouvelles opportunités.
 
Le roadshow : Tech Summit, l’événement technique de Microsoft Canada autour des solutions Azure, Microsoft 365 et Dynamics 365, destiné aux développeurs et aux fournisseurs de solutions Microsoft. Une tournée événementielle en 4 dates (Winnipeg, Calgary, Quebec City, Vancouver) fédérant la communauté de « tech leaders » Microsoft autour d’ateliers, de conférences et de laboratoires d’idées. Chaque événement comprend une trentaine de sessions animées par des partenaires technologiques Microsoft.
 
Microsoft a fait le choix d’unifier la gestion de ses événements d’envergure sur la plateforme inwink.
 
Les équipes organisatrices coordonnent les événements de manière collaborative et depuis un même Back-Office : gestion des inscrits, publication du site web, mise en ligne des contenus, suivi de la performance… Les événements récurrents sont dupliqués d’une date à l’autre, à l’image de la marque.
 
UN DISPOSITIF DE COLLECTE DE DONNÉES RICHE ET DÉMATÉRIALISÉ
 
Pour assurer une mesure précise de la performance et de la présence sur ses événements, Microsoft Canada déploie un large dispositif de collecte de données sur site. Avec la suite applicative inwink Onsite, Microsoft assure une capture d’informations en temps réel sur trois zones de rencontre :
 
L’émargement permet de suivre le taux de participation à l’événement et d’accueillir les participants en offrant une expérience fluide sans temps d’attente. Les badges sont imprimés « à la volée » pour chaque participant et l’émargement est piloté depuis une tablette.
 
Le scan sessions permet de mesurer la participation sur chaque atelier et conférence. L’équipe organisatrice dispose ainsi des statistiques de participation sur chaque session. Les partenaires, sponsor d’une ou plusieurs sessions, peuvent télécharger la liste des présents à leurs ateliers depuis leur espace partenaire.
 
La « lead generation » permet aux exposants de scanner les badges des participants depuis l’application mobile de l’événement et leurs propres smartphones. Chaque partenaire a la capacité de collecter, qualifier et exporter ses propres contacts générés pendant l’événement.
Cette collecte d’informations répond à un besoin clé des équipes Microsoft. Elle assure un suivi temps réel des données de participation, enrichit le reporting post-event et permet aux partenaires tirer parti de leur présence sur l’événement.