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Le blog des Marketeurs, des Communicants, et des Organisateurs de l’évènementiel BtoB

Comment maximiser la présence à vos événements BtoB

Benoit Leggieri
Le 11 sept. 2019

C’est bien connu, les taux de "No-Show" sont la hantise des organisateurs d'événements !

Selon le type d’évènement, les objectifs de présence seront différents, mais quoi qu’il en soit, le taux de présence reste un des critères clefs pour mesurer le succès d'une opération événementielle.

Atteindre ses objectifs de présence est bien souvent un vrai défi, et ce qui est bien compréhensible, c’est une source d’angoisse pour l’organisateur.

Le nombre d'inscrits est un indicateur, mais il n’est pas une garantie du nombre de participants, car selon le type d’évènement, le taux de no-show peut être significatif.

Alors, comment s'assurer de faire salle comble lors de votre prochain lever de rideau ?

Dans la course au taux de présence, passez la deuxième vitesse !

Le pilotage de la phase d’inscriptions marque une première étape clef dans l'organisation d’un événement.

Les efforts marketing à fournir pour convertir les audiences ciblées en inscrits sont parfois importants : Campagnes d'invitations, relances, campagnes d'acquisition marketing, dispositifs de cooptation, achats de médias, relais via ses partenaires, etc.

Mais la course est loin d'être terminée et il peut être nécessaire de redoubler d'efforts dans la dernière ligne droite.

Parfois délaissée au profit de la programmation de l'événement, la relation avec les inscrits se résume souvent à de simples échanges transactionnels : un message de remerciement, une confirmation d'inscription, un e-mail de rappel...

Voici ici quelques idées pour transformer vos inscrits "passifs" en participants "engagés".

1 - Onboarding des nouveaux inscrits

La première étape est de s’assurer que la phase d'inscription est simple et légère, via un formulaire d'inscription intuitif, rapide à compléter, et avec un nombre limité de champs à renseigner.

L’inscription n’est pas le moment optimal pour collecter des informations qualifiées sur l’inscrit. Une qualification plus précise des inscrits pourra être accomplie par la suite.

Il est plus efficace d’inviter les inscrits à se créer un compte personnel et à enrichir leurs profils après l'étape d'inscription : création d’une fiche contact, personnalisation de l’agenda, inscription à des ateliers, accès au networking participants...

Ainsi, chaque profil sera enrichi par des informations plus complètes : comptes réseaux sociaux, objectifs de participation, centres d'intérêts, ...

Cette approche qui propose à l’inscrit de personnaliser son expérience, permettra une meilleure implication dans l'événement.

2 - Personnalisation de l'expérience

Parce que chaque participant a des objectifs et des attentes qui lui sont propres, la personnalisation de l’expérience peut s'avérer décisive dans la construction de la relation organisateur - participant.

La création de catégories de participants permet de créer des listes de communication pertinentes.

Cette segmentation peut se baser sur plusieurs critères : type de billet commandé, type d'entreprise, intitulé du poste, fonction du participant, ...

Libre à vous de créer ensuite le scénario le plus adapté à chaque catégorie de participant, et d'adresser les contenus qui capteront les attentions.

3 - Fréquence des communications

Le choix de la fréquence des communications est une décision importante, entre la volonté de bien informer et le risque de "spammer" les inscrits.

Pourtant, selon notre expérience, la majorité des inscrits sont enthousiastes à l'idée de recevoir des informations sur l’événement, pour autant que celles-ci soient bien ciblées*.

En communicant à bon escient, vous entretenez la ‘conversation’ avec vos inscrits, vous les aider à mieux préparer leur venue, et vous réduisez le risque que votre évènement passe en priorité secondaire.

Bien que l'e-mail reste le moyen le plus efficace pour communiquer avec les inscrits, il peut être astucieux de diversifier les canaux de communications : médias sociaux, push notifications in-app, campagnes de remarketing...

A vous de trouver le bon cadencement, et surtout, les bons messages !

* Veillez bien à mettre en place un système opt-in / opt-out en conformité au RGPD afin que chaque inscrit puisse librement choisir ses préférences en termes de rythme des communications.

Les absents ont toujours tort ! Trouvez les bonnes raisons pour convaincre vos inscrits

Bien entendu, certaines raisons de non-participation à un événement ne sont pas maîtrisées par l'organisateur : problème de transport, impératif professionnel ou personnel….

Mais d’autres raisons peuvent être mitigées, et pour cela, il convient d’assembler les meilleurs arguments pour convaincre vos inscrits de prendre la bonne décision : participer à votre événement !

Pour renforcer l'engagement des inscrits à mesure que votre événement approche, plusieurs leviers sont à votre disposition.

1 - Des contenus qui inspirent l'audience

Les thèmes de l'événement, les sujets des prises de paroles, la qualité des intervenants, les annonces de contenus exclusifs, sont autant d'éléments qui dynamiseront vos inscriptions.

Les professionnels participent à des événements pour apprendre, s'informer sur les tendances de leurs industries, rencontrer des experts de leurs domaines, etc.

Pensez chaque mise à jour du programme, chaque confirmation d'intervenant, comme des arguments décisifs. Et partagez ces informations au compte-goutte en anticipation de l’évènement pour tenir en haleine votre audience !

Vos intervenants et vos partenaires peuvent être de bons ambassadeurs. Profitez de leur notoriété pour relayer vos annonces, et valoriser plus encore le programme de votre événement.

2 - Des mises en relation pertinentes

Les opportunités de rencontres professionnelles sont un attrait fort de tout événement BtoB, que ce soit pour créer de nouvelles opportunités commerciales ou pour développer son réseau de contacts.

La mise à disposition d'une solution de networking dédiée et efficace, telle que celle proposée par inwink par exemple, peut être un atout déterminant.

Les inscrits peuvent ainsi identifier des interlocuteurs intéressants pour eux (prospects, clients, partenaires, homologues), entamer la conversation, et proposer des rendez-vous.

La prise de contacts et de rendez-vous entre inscrits permet d'augmenter de façon significative le pourcentage de présents le jour J. Il est plus difficile pour un inscrit de s'absenter lorsqu’il a pris un engagement auprès d’un autre participant.

3 - Des événements dans l'événement

Des évènements spécifiques au sein de l’évènement peuvent apporter un plus au participant, que ce soit un cocktail networking, des workshops interactifs, des rendez-vous one-to-one, une soirée sur invitations, une conférence de presse, une table ronde, etc. Gérez l’exclusivité, créez un sentiment privilégié, envoyez un message de gratitude ou de remerciements.

Le taux de No-Show, l’angoisse du marketeur évènementiel BtoB, n’est pas une fatalité. En s’appuyant sur une plateforme puissante d’orchestration évènementielle, les leviers existent pour maximiser le taux de participation à son évènement.