L’utilisation d’une application événementielle constitue de nouveau un atout majeur pour assurer le succès de tout événement.
En effet, la pandémie de COVID-19 et la mise en place de mesures restrictives avaient considérablement limité les rencontres en présentiel. Proposer une application mobile pour son événement dans ce contexte n’était donc plus une priorité pour beaucoup d’organisateurs.
Depuis, la tendance s’est inversée et les applications événementielles font un retour remarqué. Elles offrent une multitude d’avantages qui facilitent l’organisation, l’engagement des participants et l’optimisation de l’expérience globale.
Dans cet article, nous explorerons les nombreux bénéfices qu’une application événementielle peut apporter à un événement, tant pour les organisateurs que pour les participants.
1. Centraliser toutes les données grâce à l’application événementielle
Elle offre la possibilité de regrouper toutes les données événementielles en un seul endroit.
Les participants peuvent ainsi accéder :
- Au programme : horaires des sessions et des temps forts, descriptions des intervenants,
- Aux informations pratiques : plans d’accès, horaires, transports en commun, parkings …
Cette centralisation évite aux participants de devoir chercher des informations dispersées sur différents supports. L’appli vient en complément du site web événementiel, des emails de confirmation, des documents imprimés, ou de la signalétique.
Ce canal est également idéal pour collecter des données sur les visiteurs, telles que les évaluations des sessions, leurs feedbacks et avis, ou encore des statistiques sur leur participation globale.
Ces données seront précieuses aux organisateurs, qui pourront grâce à celles-ci évaluer l’impact de l’événement, identifier les points forts et les axes d’amélioration, et prendre des décisions éclairées pour les futures éditions.
2. Faciliter les interactions en temps réel et l’engagement
Une application événementielle favorise les interactions en temps réel entre les participants.
Grâce aux fonctionnalités de messagerie intégrées, de forum de discussions, de sondage et quiz, de jeu interactif… les participants peuvent communiquer facilement entre eux, échanger des informations et planifier des rencontres.
De plus, l’appli permet aux organisateurs de diffuser des notifications en temps réel pour tenir les participants informés des dernières mises à jour, des changements d’horaire ou des annonces importantes.
Cela garantit une communication fluide et efficace tout au long de l’événement.
Un exemple de notifications envoyées par l’organisateur via l’application de Viva technology 2023
3. Optimiser l’expérience événementielle
Une application événementielle bien conçue offre aux participants une expérience immersive et interactive. Elle doit proposer une interface conviviale et permettre aux participants de naviguer facilement et d’accéder aux informations essentielles telles que le programme, les horaires, les conférenciers, les exposants, etc.
De plus, elle doit offrir la possibilité aux visiteurs d’accéder à un espace dédié et de personnaliser leur programme en sélectionnant les sessions qui les intéressent le plus.
Les plus avancées proposent même :
- Des recommandations personnalisées en fonction des préférences par les visiteurs.
- Des fonctionnalités de géolocalisation pour trouver facilement les différents espaces et stands de l’événement, ou encore des informations spécifiques sur des commodités aux alentours.
Exemple de map (proposée par Wemap) intégrée à l’application de Viva technology 2023
4. Favoriser le networking
Un événement est très souvent l’occasion pour les participants de rencontrer leurs pairs, des profils partageants les mêmes centres d’intérêts et problématiques.
Mettre à disposition une application mobile va contribuer à démultiplier ces opportunités de rencontres car l’application inclut très souvent des fonctionnalités d’ajout en contact, d’envoi de message privé, de planification de rendez-vous d’affaires, …
Exemple de chat intégré pour favoriser le networking dans l’app mobile de Viva Technology 2023
5. Valoriser les Sponsors et Exposants
Une application événementielle offre une plateforme idéale pour mettre en valeur ceux qui contribuent grandement au financement de l’événement.
Grâce à des bannières publicitaires, des profils d’entreprises et des espaces dédiés, les sponsors peuvent atteindre efficacement leur public cible. Les exposants peuvent également présenter leurs produits et services de manière attrayante, en fournissant des informations détaillées et en interagissant directement avec les participants.
Cette visibilité accrue crée des opportunités de partenariats et renforce la relation entre les sponsors, les exposants et les participants.
De plus, les statistiques de fréquentation et les données de l’application permettent aux sponsors et exposants d’évaluer l’impact de leur participation et de mesurer leur retour sur investissement.
