Grand E-Nov+ booste le networking dans le Grand Est grâce à inwink
“Le networking au sein de notre événement revêt une grande importance pour nous. Actuellement, nous sommes satisfaits des résultats obtenus dans ce domaine, mais nous considérons que nous sommes encore au début de ce que nous souhaitons réellement accomplir. Notre objectif pour les prochaines éditions est de développer cette dimension, et je pense que le choix de la plateforme inwink nous soutient dans cette perspective.”
Aurélie VUILLAUMEResponsable du système d’information chez Grand E-Nov+
Grand E-Nov+ est « l’agence d’innovation et de prospection internationale du Grand Est ». Son objectif est d’accélérer les grandes transformations dans la région Grand Est via l’offre régionale de solutions innovantes environnementales, numériques et industrielles.
Elle contribue aux projets d’innovation et de transformation des entreprises et du territoire, et à l’implantation de nouvelles entreprises françaises et internationales dans le Grand Est.
L’agence recense aujourd’hui une centaine de collaborateurs.
Les objectifs :
Pour accomplir ses objectifs, Grand E-Nov+ organise plusieurs événements annuels destinés aux acteurs de la région Grand Est.
Ces événements s’articulent autour du principal, le « 360 Grand Est », qui se déroule sur deux jours.
Ce sommet vise à fournir aux participants les outils nécessaires pour naviguer avec succès à travers les transitions numérique, environnementale, industrielle et sanitaire. Il réunit experts, décideurs, entreprises en évolution, territoires en transformation ainsi que des fournisseurs de solutions régionaux et transfrontaliers.
Le 360 Grand Est est complété par des événements thématiques réguliers plus petits, nommés « Les Rendez-vous 360 ».
Pour gérer l’organisation de ces événements, Grand E-Nov+ a opté pour la plateforme de gestion événementielle inwink.
Les équipes cherchaient une solution pour concevoir et administrer les sites web des événements, promouvoir les sessions, créer les badges et encourager le networking. Leur cahier des charges, très détaillé sur leurs besoins, a trouvé en inwink une réponse à 99,9% de leurs exigences, avec une proposition tarifaire très compétitive.
Aurélie Vuillaume, Responsable du système d’information, partage son expérience avec inwink pour l’événement 360 Grand Est, qui s’est tenu les 22 et 23 juin 2023 à Strasbourg.
L’implémentation d’inwink visait à faciliter la communication autour de l’événement, gérer les inscriptions et les participants, mettre en valeur les partenaires, et favoriser le networking entre les participants.
La Stratégie :
Comment assurer une communication fluide et efficace autour de l’événement ?
Le programme de 360 Grand Est est très dense, avec plus de 100 sessions et plus de 350 intervenants sur 2 jours majoritairement en présentiel, et avec quelques sessions rediffusées en ligne en simultanée.
Pour mettre en avant cet agenda riche, les équipes de Grand E-Nov+ ont construit le site web de 360 Grand Est avec la solution inwink, fournissant ainsi un outil de communication puissant pour assurer la promotion de l’événement.
Exemple de carrousel publié sur LinkedIn
dirigeant vers le site web de l’événement pour booster les inscriptions
Tous les efforts pour attirer de nouveaux participants étaient dirigés vers le site web, via les réseaux sociaux, la publicité ou les articles de presse. Cela soulignait l’importance pour Aurélie et son équipe d’avoir un outil solide, facile à configurer et entièrement personnalisable pour refléter l’identité de l’événement.
Le site web a été lancé rapidement grâce à son système de gestion de contenu (CMS) intégré et simple d’utilisation.
« Construire le site était assez facile, et la possibilité d’ajouter du CSS pour personnaliser davantage est très utile, même si c’est de manière limitée. ».
La plateforme inwink offre également la possibilité d’envoyer des campagnes d’emailing aux inscrits pour maintenir leur engagement avant, pendant, et après l’événement.
« L’idée d’utiliser une plateforme tout-en-un comme inwink était de rendre notre approche plus professionnelle, et avoir les emailings intégrés directement dans l’outil était un avantage considérable. »
Comment gérer les inscriptions et les participants ?
Le 360 Grand Est est un événement gratuit, et les inscriptions se sont effectuées directement sur le site web créé avec inwink.
Un formulaire dédié a été intégré à une page, et chaque nouvel inscrit était ensuite géré dans le back office d’inwink, simplifiant ainsi le travail de l’équipe de Grand E-Nov+.
Ensuite, un badge, toujours généré à partir de modèles prêts à l’emploi, était attribué aux participants pour faciliter leur arrivée le jour de l’événement.
Ces badges ont permis de noter la présence des participants présents physiquement à Strasbourg grâce à l’application inwink OnSite, qui permet le scan des badges et offre un suivi en temps réel des performances. Les données de participation étaient immédiatement remontées dans le back office inwink, où l’équipe de Grand E-Nov+ supervisait l’événement.
De plus, l’application a été utilisée pour créer des zones de scan spécifiques, permettant la collecte de données des participants à des événements privés organisés en parallèle des sessions principales.
Après la conclusion de l’événement, le formulaire d’inscription a été modifié pour donner accès aux replays des différentes sessions.
« Nous offrons aux personnes qui ont manqué l’événement la possibilité de visionner les sessions. Cela nous permet de suivre les visionnages et d’obtenir des statistiques encore plus précises. »
Comment mettre en avant les partenaires de l’événement ?
Les partenaires de l’événement ont eu accès à un espace qui leur était réservé. Cet espace leur permettait de créer leur profil d’entreprise en ajoutant leur logo, une description de leurs activités, des documents à mettre en avant, ainsi que les sessions qu’ils animaient.
Au sein de cet espace, les partenaires avaient la possibilité de recevoir des demandes de rendez-vous de la part d’autres partenaires ou de participants.
Pour garantir une configuration optimale de leur espace, un membre de l’équipe de Grand E-Nov+ a réalisé une session d’onboarding spéciale. Cette étape visait à aider les partenaires à créer un profil complet et incitait ainsi à la prise de rendez-vous. Comme l’a souligné l’équipe :
« Si nous ne réalisons pas cette démarche, nous n’exploitons pas pleinement l’engagement des partenaires. ».
Comment favoriser les rencontres et le networking lors de cet événement ?
En parallèle des sessions principales, de nombreuses opportunités d’échange ont été créées pour favoriser les rencontres et le networking entre les divers acteurs de la région Grand Est.
Deux événements particuliers se sont déroulés : le « Job Open Day », en partenariat avec le Pôle Emploi, et la « Convention d’Affaires », qui ont permis aux participants du 360 Grand Est d’entrer en contact et de planifier des rendez-vous.
Ces événements de networking, alignés sur les quatre thèmes de transformation (environnement, numérique, industrie, santé), avaient pour objectif de mettre en relation les solutions du Grand Est avec les besoins des entreprises et des territoires.
La prise de rendez-vous était libre, et l’équipe organisatrice a déployé diverses actions de communication pour en maximiser le nombre. Par exemple, un tutoriel vidéo complet a été créé et diffusé sur le site web de l’événement ainsi que dans différents e-mails, encourageant ainsi les participants à configurer leur profil et à activer les fonctionnalités de réseautage, afin d’optimiser leur participation.
« Le networking au sein de notre événement revêt une grande importance pour nous. Actuellement, nous sommes satisfaits des résultats obtenus dans ce domaine, mais nous considérons que nous sommes encore au début de ce que nous souhaitons réellement accomplir. Notre objectif pour les prochaines éditions est de développer cette dimension, et je pense que le choix de la plateforme inwink nous soutient dans cette perspective. »
Les résultats :
L’utilisation d’inwink permet aux équipes de Grand E-nov+ d’optimiser certaines tâches chronophages liées à leur gestion événementielle, et ainsi se concentrer sur la promotion et la communication autour de leurs événements.
C’est ainsi que le nombre d’inscrits à 360 Grand Est a augmenté de 59% par rapport à l’édition précédente ayant eu lieu 2021.
Pour les prochaines éditions du 360 Grand Est, le site web de l’édition 2023 sera reproduit pour gagner du temps dans sa mise en ligne.
C’est une pratique courante au sein des équipes de Grand Enov+ pour les événements de plus petite envergure.
« Pour les « Rendez-vous 360 » qui se déroulent régulièrement, nous avons un modèle préétabli que nous utilisons dès que nécessaire. Cela nous permet de maintenir une cohérence entre nos différentes éditions et surtout de mettre en ligne très rapidement un site web opérationnel. »
De plus, l’accompagnement continu de l’équipe CSM (Customer Success Management) d’inwink a été bénéfique pour Aurélie et ses collègues, les aidant à mieux appréhender la préparation de l’événement.
« L’accompagnement que nous avons reçu de la part des équipes d’inwink a été vraiment exceptionnel ! Nous avons été formés et soutenus tout au long du processus d’organisation de l’événement. Chaque fois que nous avions des questions, quelqu’un était toujours disponible pour nous répondre de manière très réactive. »
Enfin, l’accès à inwink Connect, la communauté des utilisateurs d’inwink, représente un réel atout pour Aurélie.
« Je suis très satisfaite de la solution, qui évolue constamment. De plus, je fais partie d’inwink Connect, et j’y partage régulièrement des suggestions d’améliorations et de nouvelles fonctionnalités, ce qui est très appréciable. C’est également un excellent moyen de communiquer avec des pairs et de créer un réseau de professionnels de l’événementiel. »
