Comment Peace and Sport réunit son réseau international de décideurs sur les thématiques Paix et Sport avec inwink ?

Peace and Sport est une organisation basée à Monaco, dont la mission est d’utiliser le sport comme outil de transmission de valeurs pour la paix.

Peace and Sport propose des solutions adaptées aux enjeux rencontrés à l’échelle communautaire, afin de construire des programmes à fort impact mettant le sport au service de la construction de communautés pacifiques, inclusives et équitables.

L’activité de l’organisation s’articule autour de plusieurs axes :

• Des partenariats avec des ONG et associations réparties dans une dizaine de pays, qui mettent en place des activités utilisant le sport comme vecteur de paix ; et pour lesquelles les équipes de Peace and Sport vont apporter des formations et méthodologie pour les accompagner.
• La mise en avant des « Champions de la Paix », un groupement d’athlètes internationaux de haut-niveau, qui souhaitent soutenir les communautés les plus défavorisées à travers le sport.
• Des actions de communication avec des acteurs influents : représentants politiques, Nations Unies, UNESCO, acteurs du monde du sport institutionnel… dont le point de rencontre est le Forum international.

Après 3 ans de pause, le Forum international organisé par Peace and Sport est revenu en décembre 2022 pour sa 13^ème édition.

Afin d’orchestrer cet événement, les équipes de Peace and Sport sont parties à la recherche d’un nouvel outil pour orchestrer leur événement, avec comme critère fondamental la présence d’un support et d’un chef de projet francophone pour les accompagner.

« Avant, on utilisait un autre outil pour la gestion du Forum. Cependant, la création du site web n’était pas optimale. Il fournissait des modèles, mais ils étaient très peu personnalisables. On se trouvait également face à un support anglophone, ce qui nous bloquait parfois quand on avait des questions techniques. » Camélia Bouaziz

Avant l’édition 2024, Camélia Bouaziz, responsable des événements, et Audrey Roatta, consultante externe, ont accepté de partager leur expérience de l’organisation des éditions 2022 et 2023 de cet événement qui réunit les acteurs de la paix et du sport, événement coordonné avec l’aide de la plateforme événementielle inwink.

inwink a été choisi pour répondre aux 4 objectifs suivants :

• Centraliser la gestion de l’événement au sein d’une plateforme événementielle unique ;
• Digitaliser le Forum pour accroitre l’audience ;
• Garantir un niveau de sécurité élevé des données des participants à l’événement VIP ;
• Animer le réseau Peace and Sport en continu grâce aux contenus générés lors de l’événement.

• Comment centraliser la gestion de l’événement au sein d’une solution événementielle unique ?

Les équipes de Peace and Sport ont mis en place inwink pour la génération du site web de l’événement.

« Au début de la collaboration avec inwink, ce que j’ai vraiment aimé, c’est la facilité de création du site événementiel. La prise en main de l’outil a été rapide, presque naturelle et on peut vraiment personnaliser le site web en respectant notre charte graphique. » Camélia Bouaziz

Sur ce site, le programme ainsi que les speakers étaient mis en avant, et les participants pouvaient s’inscrire à l’événement via un formulaire d’inscription.

«  Pour les participants ou intervenants VIP, l’inscription était parfois faite avec l’email de leur assistant. De plus, certaines délégations ne souhaitaient pas inscrire l’email de chaque membre. Nous avons donc adapté le processus pour permettre à plusieurs personnes d’être inscrites sous une seule adresse email, permettant à un assistant de gérer l’organisation. inwink a rendu la gestion de ces inscriptions beaucoup plus simple. » Audrey Roatta

La partie emailing, permettant d’envoyer des confirmations d’inscription et des rappels a également permis aux équipes de fluidifier et optimiser l’organisation du Forum.

«  Regrouper tout le parcours du participant en un seul endroit est très avantageux : cela inclut la gestion des inscriptions, les paiements, la coordination avec les partenaires, et la possibilité de mettre à jour le programme facilement sans l’aide d’un webmaster. Avoir toutes les informations centralisées simplifie grandement l’organisation de l’événement.  » Audrey Roatta

 

• Comment digitaliser le Forum pour accroitre l’audience ?

Jusqu’à présent, l’organisation Peace and Sport organisait un grand événement international annuel à Monaco sur deux jours pour réunir sa communauté et ses ambassadeurs.

Au départ, il n’était pas possible de participer aux sessions en ligne. Cependant, pour l’édition 2022 du forum, elle a décidé d’inclure une option digitale pour permettre la diffusion des sessions en ligne également.

« Pour l’édition 2022, nous avons choisi de rendre l’événement numérique pour suivre les nouvelles tendances de l’événementiel. Chez Peace and Sport, notre public est international, et il est souvent compliqué de réunir tout le monde en même temps et au même endroit. La diffusion en direct était donc une excellente solution pour permettre au plus grand nombre de bénéficier de notre programme. » Camélia Bouaziz

Les 9 sessions choisies par l’équipe étaient toutes diffusées en direct pour les participants à distance, incluant une traduction simultanée pour rendre les contenus accessibles à un public plus large. Ces sessions incluaient des tables rondes, des présentations de projets et des interviews individuelles.

Le moment fort du programme était la cérémonie des awards, qui avait lieu le soir du premier jour et était diffusée en direct, aussi bien sur la plateforme événementielle d’inwink que sur Monaco Info, la chaîne nationale.

Les Peace and Sport Awards récompensent chaque année des organisations et individus qui contribuent de manière exceptionnelle à la paix, au dialogue et à la stabilité sociale dans le monde par le sport, via des programmes spécifiques ou des initiatives mondiales.

• Comment garantir un niveau de sécurité élevé des données des participants à l’événement VIP ?

Le Forum international est un événement de prestige qui attire de nombreux VIP, y compris des politiciens et des athlètes de haut niveau. Pour les équipes de Peace and Sport, il est essentiel de veiller à la protection et à la sécurité des informations de ces participants VIP.

«  La protection des données de nos participants est cruciale pour nous. Le fait que ces données soient stockées en Europe par inwink et que nous en soyons les propriétaires était essentiel. Nous faisons confiance à inwink pour sécuriser nos informations événementielles. » Camélia Bouaziz

• Comment animer le réseau Peace and Sport en continu grâce aux contenus générés lors de l’événement ?

La plateforme inwink permet aux équipes de valoriser les contenus produits lors de l’événement, notamment grâce aux discours et au programme diversifié, afin de soutenir la communication de Peace and Sport durant toute l’année.

Les replays des sessions, disponibles sur la plateforme, offrent un compte rendu complet de l’événement et permettent de continuer à captiver l’audience internationale de l’organisation.

« Grâce à sa souplesse, inwink nous aide à garder l’événement vivant tout au long de l’année, répondant parfaitement à nos attentes. Les participants au Forum appartiennent au réseau de Peace and Sport, avec lesquels nous souhaitons garder le contact durant toute l’année. C’est un véritable atout pour nous. » Camélia Bouaziz