Les événements hybrides regroupent des éléments présentiels et des éléments en ligne. Cette définition très large recouvre donc un grand spectre de possibles pour la forme finale que prendra un événement hybride donné.
Si vous organisez vos événements hybrides, ce sera à vous de définir les grandes dimensions qui les caractériseront, selon votre stratégie, vos objectifs, le contexte, et même le business model de votre entreprise.
Les événements hybrides regroupent 2 événements en un, ce qui peut générer pour vous de la complexité d’organisation. Votre meilleur allié sera de définir des objectifs clairs dès le départ, et vous y tenir.
Cet article vous présente les 6 grandes composantes de votre événement hybride à définir dès le départ, avant de passer à la phase d’exécution :
- Le timing
- Le ou les lieu(x)
- Le contenu
- Les audiences
- Les sponsors
- Les rencontres
LE TIMING DE VOS EVENEMENTS HYBRIDES
Dans quelle temporalité s’inscrivent le volet présentiel et le volet en ligne de l’événement l’un par rapport à l’autre ?
- Option 1 : Le présentiel et le digital ont lieu en simultané
Vos audiences en ligne et en personne peuvent prendre part à l’événement au même moment. Les sessions sont filmées sur place et retransmises en direct sur le site de l’événement.
- Option 2 : Le présentiel et le digital sont en différés
Ce type de format, parfois appelé « hybride séquentiel » implique qu’il ne peut y avoir d’échanges entre l’audience présentielle et l’audience en ligne.
Il est courant d’ouvrir la plateforme digitale avant et après la durée de l’événement physique. Cette approche, classique dans le monde d’avant (possible de se rendre sur le site web de l’événement avant et après la date de l’événement physique), peut aujourd’hui aller plus loin : en effet, certains contenus – vidéo ou autre- peuvent être rendus disponibles en ligne uniquement avant ou après l’événement présentiel.
LE OU LES LIEU(X)
Où se passent les différents volets de l’événement ?
L’événement digital a lieu… en ligne ! Cela signifie donc que chaque participant se trouve face à son propre écran d’ordinateur, peu importe la géographie.
Quant au(x) lieu(x) en présentiel, plusieurs modèles sont possibles :
- Un seul lieu
Il est possible de centraliser l’événement présentiel dans un endroit unique.
- Plusieurs lieux différents
Il est également possible de multiplier les lieux où l’événement se déroule en présentiel. Le modèle « Hub and Spoke », par exemple, consiste à organiser un grand événement central (le « hub ») et des événements satellites plus petits, où les gens peuvent se réunir pour visionner le contenu de l’événement central en direct, tout en profitant d’un networking face à face sur place.
On imagine par exemple un grand événement à Paris, et en simultané 3 événements satellites à Singapour, New York et Milan. Les participants de Milan peuvent assister en direct aux interventions filmées à Paris, et networker avec les autres personnes présentes à Milan, tout en vivant une expérience d’exception sur place (lieu prestigieux, petits fours, etc.)
LE CONTENU
Quel contenu pour le volet présentiel, et quel contenu pour le volet digital ?
Le contenu des sessions de l’événement peut être découpé et différencié pour les parties en ligne et en présentiel.
- Tout le contenu à l’identique
Il est possible de retransmettre 100 % des sessions présentielles sur le site en ligne de l’événement. Dans le cas où la retransmission des sessions est en direct, cela implique une scénarisation, et des équipes professionnelles de tournage sur place, qui génère un flux vidéo, lui-même diffusé sur le site web de l’événement en temps réel.
Avec les événements hybrides, il est devenu plus commun de faire intervenir sur le volet présentiel (dans la grande salle de conférence par exemple) un intervenant se filmant à distance. Cela n’est pas une nouveauté en soi, mais l’hybride a permis de réduire une barrière psychologique sur ce point. Avant on ne l’aurait pas fait. Aujourd’hui, comme tout est à la fois digital et présentiel, ce n’est plus un problème.
- Certains contenus réservés au présentiel
Certains contenus peuvent être réservés aux audiences présentielles. Cela permet notamment de valoriser d’avantage la venue sur site, pour les organisateurs qui le souhaitent. Il est courant, par exemple de réserver certaines sessions en petit comité (workshops et ateliers) au public présentiel.
- Certains contenus réservés au digital
Il est également possible de décider de réserver certains contenus au public digital. Cela se justifie par exemple sur des formats reposant sur des fonctionnalités qui l’exigent (sondage, votes temps réel du public, répartition automatique en petits groupes de discussion, etc.)
- La question du replay
A l’issue de l’événement, la question du replay se pose : allez-vous rendre disponible tout ou une partie du contenu en replay, espérant ainsi rallonger la portée de l’événement dans le temps ?
Ou opterez-vous au contraire pour un événement sans aucun replay, avec la volonté de maintenir le côté « premium » d’être là au bon moment ?
LES AUDIENCES
Qui compose l’audience digitale, qui compose l’audience physique ?
Les audiences physique et digitale peuvent être différentes, mais elles peuvent aussi être les mêmes.
Ce sont les types de tickets que vous proposez à vos invités qui définissent cela. Plusieurs options s’offrent à vous :
- Des billets pour accéder au présentiel et au digital
- Des billets pour accéder uniquement au présentiel ou uniquement au digital
Dans le cas d’une stratégie d’événement payant, les prix que vous fixez pour vos différents types de billets dépendent de la valeur que vous souhaitez insuffler dans chacun des deux volets.
Il est courant de proposer un type de billets permettant l’accès uniquement au digital (moins cher, ou plus largement octroyés) et un type de billets donnant l’accès au présentiel et au digital en bonus (plus cher, ou réservé à une partie de l’audience).
Dans tous les cas, il est essentiel de travailler sur une plateforme qui permet d’éviter toute rupture d’expérience pour un même participant qui viendrait le matin sur place et l’après-midi en ligne.
LES PARTENAIRES
Quelles seront les offres proposées aux partenaires et sponsors de l’événement en ligne et en physique ?
L’expérience partenaire que vous pouvez imaginer pour chaque volet est à définir, notamment sur les types de rencontres/networking proposé et sur les possibilités de mise en avant et de visibilité.
Les partenaires pourront-ils programmer des rendez-vous business avec un format libre (en présentiel comme en digital), auront-ils un stand en ligne/ en physique/ les deux ? Dans quelles conditions pourront-ils mettre en avant leur logo et leur offre sur place, ou en ligne ?
Là encore, il est courant de valoriser d’avantage le présentiel, qui offre de meilleures opportunités pour la génération de leads et la rencontre de prospects.
L’ensemble de ces paramètres permet d’étoffer largement l’offre que vous pouvez faire aux potentiels partenaires. Si vous passez du temps au début du projet pour définir un pricing clair, selon les différentes options offertes, vous pourrez mettre en place des packages partenaires qui reflètent vraiment la proposition de valeur, et probablement vous entourer de plus de partenaires, ou pour des packages plus élevés.
LES OPPORTUNITES DE RENCONTRE
Qui networke avec qui et dans quelles conditions ?
- Des échanges entre le présentiel et le digital
Vous pouvez rendre possible les échanges entre l’audience présentiel et l’audience en ligne, par exemple via outils de chat où l’audience en ligne peut poser ses questions à un intervenant sur place.
Vous pouvez également offrir de la flexibilité dans les rendez-vous business, en permettant par exemple à un partenaire sur place de rencontrer en visioconférence un participant digital.
- Des opportunités de rencontres réservées au présentiel
Faire des rencontres et agrandir son réseau professionnel est toujours plus naturel et impactant en présentiel. Il vous est donc possible d’imaginer que le networking est réservé au volet présentiel, pour encourager les rencontres face à face. Le volet digital ne serait alors qu’une plateforme où le contenu des sessions est partagé.
- Des opportunités de rencontres réservées au digital
Il est également possible d’imaginer que certains formats de networking innovants, propres au digital, n’aient lieu qu’en ligne, étant ainsi complémentaires au présentiel.
C’est le cas par exemple de formats comme les speed meetings, un format qui ne peut exister qu’en digital et qui a fait largement ses preuves auprès du public anglosaxon.
« Quand on se lance sur un projet hybride, on peut faire beaucoup de choses, très variées. Des choses plus ou moins utiles pour répondre à la proposition de valeur de l’événement. L’essentiel c’est donc de définir ses objectifs au début, pour monter son projet en pouvant toujours se recentrer sur le besoin initial »
Caroline Roullet – Directrice Marketing Viva Technology – Découvrir la success story
Pour que vos événements hybrides soient un succès, il est très important que vous preniez le temps de définir clairement la direction que vous souhaitez prendre sur chacune des 6 dimensions décrites dans cet article.
