Check-list :
La checklist pour gérer de bout en bout son événement
430
tâches répertoriées à effectuer à plus ou moins long terme et regroupées en 8 grandes catégories
10
professionnels ayant contribué et donné leurs conseils d’experts pour votre gestion événementielle
Comment cette checklist va vous aider
à organiser un événement ?
On a regroupé au sein de 8 grandes catégories un ensemble de tâches à compléter pour son organisation,
que ce soit avant, pendant ou après l’événement. Cochez-les au fur et à mesure que votre événement approche
pour être sûre de ne manquer aucun détail !
Planification et conception
- Stratégie événementielle
- Outils et ressources
- Budget événementiel
- Embasement
- Reporting
Partenariats et sponsorisation
- Contractualisation
- Commercialisation
- Accompagnement avant le Jour J
- Accompagnement le Jour J
Marketing et Communication
- Branding
- Plan de communication
- Calendrier des campagnes
Programme et Contenu
- Déroulé
- Speakers
- Conférences / ateliers
Gestion des inscrits
- Engagement Inscrit
- Relation Inscrit
Site internet et Application événementielle
- Site internet événementiel
- Application événementielle
- Billetterie
Logistique sur site
- Audiovisuel
- Sécurité et prévention des risques
- Photo / vidéo
- Accueil sur site
- Mobilier / signalétique
- Restauration
- Jour J
Transport et hébergement
- Transport
- Hébergement
Qui a contribué à cette Cheklist?
On a fait appel à nos partenaires, experts de l’événementiel avec chacun leurs domaines de prédilection,
pour fournir une checklist la plus complète possible pour organiser un événement.
Ils distilleront au fil du document leurs précieux conseils pour n’oublier aucune tâche et être paré à tous les imprévus !
Le bonus : notre template notion
pour piloter l’organisation de votre événement
Pour aller plus loin, on vous met à disposition un template Notion pour organiser votre événement, qui reprend tous les éléments listés dans cette checklist.
Véritable outil de gestion de projet, ce template vous permettra :
- D’adapter cette checklist au format et enjeux de vos événements
- D’attribuer des tâches aux membres de vos équipes
- De déterminer les dates de rendu des différentes tâches
- De consulter la progression et l’avancement des tâches
- D’identifier les tâches bloquantes
À qui s’adresse cette checklist
pour organiser un événement ?
Pour quels types d’événements ?
Les tâches présentes dans cette checklist ne sont pas exhaustives. Il sera probablement nécessaire de les adapter en fonction de votre activité, du format et des objectifs de votre événement.
Cependant, elle couvre une grande majorité des besoins pour :
- Les événements flagship
- Les salons et trade shows
- Les conférences et congrès
- Les roadshows
- Les clubs utilisateurs