Organiser son événement de A à Z

La checklist pour gérer de bout en bout son événement

430

tâches répertoriées à effectuer à plus ou moins long terme et regroupées en 8 grandes catégories

10

professionnels de l’événementiel ayant contribué et donné leurs conseils d’experts

Comment cette checklist va vous aider
à organiser votre événement ?

On a regroupé au sein de 8 grandes catégories un ensemble de tâches à compléter pour son organisation,
que ce soit avant, pendant ou après l’événement. Cochez-les au fur et à mesure que votre événement approche
pour être sûre de ne manquer aucun détail !

Planification et conception

  • Stratégie événementielle
  • Outils et ressources
  • Budget événementiel
  • Embasement
  • Reporting

Partenariats et sponsorisation

  • Contractualisation
  • Commercialisation
  • Accompagnement avant le Jour J
  • Accompagnement le Jour J

Marketing et Communication

  • Branding
  • Plan de communication
  • Calendrier des campagnes

Programme et Contenu

  • Déroulé
  • Speakers
  • Conférences / ateliers

Gestion des inscrits

  • Engagement Inscrit
  • Relation Inscrit

Site web et Application

  • Site web événementiel
  • Application
  • Billetterie

Logistique sur site

  • Audiovisuel
  • Sécurité et prévention des risques
  • Photo / vidéo
  • Accueil sur site
  • Mobilier / signalétique
  • Restauration
  • Jour J

Transport et hébergement

  • Transport
  • Hébergement
checklist événement

Qui a contribué à cette Cheklist?

On a fait appel à nos partenaires, experts de l’événementiel avec chacun leurs domaines de prédilection,
pour fournir une checklist la plus complète possible pour organiser son événement.
Ils distilleront au fil du document leurs précieux conseils pour n’oublier aucune tâche et être paré à tous les imprévus !

Etienne BARRIER

CEO et producteur de vidéos, UNIK Production

Mickaël BURDET

Copilote de projets événementiels, CMB Event

Lucas JEANJEAN

Customer Success Manager, Planexpo

Thomas KOLBE

Président, CONCILIUM

Elisabeth MONJARET

Directrice de projets digitaux, Elisabeth Agency

Youssef MOUADINE

CEO, Memento

Marie THIEBAUT

Consultante et cheffe de projet événementiel, CONCILIUM

Manon GRAVEREAU

Content Marketing Manager, inwink

Philippe KHATTOU

Directeur Marketing, inwink

Ewan LE DOUARIN

CRM Manager, inwink

Le bonus : notre template notion
pour piloter l’organisation de votre événement

checklist événement

Pour aller plus loin, on vous met à disposition un template Notion pour organiser votre événement, qui reprend tous les éléments listés dans cette checklist.

Véritable outil de gestion de projet, ce template vous permettra :

  • D’adapter cette checklist au format et enjeux de vos événements
  • D’attribuer des tâches aux membres de vos équipes
  • De déterminer les dates de rendu des différentes tâches
  • De consulter la progression et l’avancement des tâches
  • D’identifier les tâches bloquantes
J'accède au modèle Notion

À qui s’adresse cette checklist
pour organiser son événement ?

Pour qui ?

  • Pour les Responsables / Directions Marketing
  • Pour les Responsables événementiels / Event Managers
  • Pour les Chefs de projets événementiels
  • Toutes personnes en charge de l’organisation d’événements, qui cherche à mieux s’organiser dans ses tâches quotidiennes

Pour quels types d’événements ?

Les tâches présentes dans cette checklist ne sont pas exhaustives. Il sera probablement nécessaire de les adapter en fonction de votre activité, du format et des objectifs de votre événement.

Cependant, elle couvre une grande majorité des besoins pour :

  • Les événements flagship
  • Les salons et trade shows
  • Les conférences et congrès
  • Les roadshows
  • Les clubs utilisateurs