Qu’est-ce qu’un événement hybride réussi ? Et quelles sont les clés d’une telle réussite ?

Nous avons posé ces questions à Alexandra Surand (Chargée de projets événementiels) et Julien Noronha (Directeur Contenus et Evénements) de Bpifrance.

Si vous débutez sur le sujet de l'hybride, découvrez notre article Les 6 composantes de l'événement hybride

En 45 minutes, ils sont revenus sur l’organisation de BIG2021, un événement ayant réuni en 2021 plus de 62 000 inscrits du monde entier, autour de plus de 1 000 intervenants, pour la deuxième année en format hybride.

Visionnez l’intervention de Bpifrance

Une stratégie événementielle très riche, qui se décline en multiples formats

L’objectif principal la stratégie événementielle de Bpifrance est de varier les formats et des expériences participants.

Comment atteindre cet objectif ? En innovant dans les formats (événements hybrides) comme dans les technologies utilisées (utilisation des nombreux modules innovants comme les tables de networking, les live sessions, les speed meetings, etc.)

Bpifrance organise 500 événements chaque année, dont 300 sur inwink.

Ces événements ont des formats très variés. Ils peuvent rassembler de 50 à 60 000 participants, avoir lieu en physique, en digital, ou en hybride, et durer 1 jour, 2 jours ou même 1 semaine.

Au total ce sont plus de 40 collaborateurs en interne qui travaille de manière autonome sur la plateforme.

Pour garantir l’homogénéité de l’ensemble de la stratégie événementielle, les équipes opérationnelles se basent sur 5 grands modèles d’événements générés sur inwink par l’équipe en charge de la stratégie globale.

Les apprentissages de l’hybride avec BIG2021

Multiplication des audiences

Suite au passage au digital forcé en 2020, Bpifrance ne s’est jamais vraiment posé la question d’arrêter le digital. Les premiers événements avec retour du présentiel ont donc été dès le départ hybrides. La principale raison est l’accessibilité beaucoup plus large que permet le volet digital.

Vaincre la peur de perdre les audiences physiques

On a eu peur de vider les salles à cause du digital. A l’issue de cette année 2021, avec 500 événements hybrides, on peut le dire : le digital ne vide pas les salles !

Les personnes qui souhaitaient déjà à l’origine venir en personne viendront, même si vous déployez un volet digital en plus de l’expérience présentielle.

Bonne navigation pour tous types de participants (digitaux ou non)

Créer un parcours simple et sans chichi – pas de stands 3D ou d’avatars…- c’est la clé pour embarquer tous les types de participants, qu’ils soient ou non à l’aise avec le digital.

L’important c’est de permettre d’aller à l’essentiel : le contenu et les rencontres. Sans pour autant empêcher d’être beau !

Continuité de l’événement sur la durée (replays etc.)

Un événement ne se passe plus le jour J. La production de contenu pour cet événement commence bien en amont. Et ce contenu doit vivre sur une année entière. L’hybride génère nécessairement des replays, ce qui permet d’exploiter notre contenu dans le temps

On ne saurait plus s’en passer dans le futur.

Découvrez le témoignage de Bpifrance dans son intégralité en visionnant la vidéo de Julien Noronha et Alexandra Surand.

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