Organiser un événement professionnel 100 % en digital est une expérience passionnante… mais qui peut générer aussi un peu de stress !
Pour vous aider, nous avons préparé une check-list pour organiser votre événement avec des étapes cruciales à ne pas manquer avant, pendant et après l’événement.
AVANT L’ÉVÉNEMENT – la préparation
Définir le contexte et les objectifs de l’événement
- Définir la cible de l’événement digital
A qui s’adresse votre événement digital ? Qui sont les participants que vous souhaitez voir le jour J, quelles sont leurs attentes, et combien de participants visez-vous ?
- Définir les objectifs de l’événement et les KPIs associés
Définissez les objectifs de votre événement en ligne. Quelles métriques suivrez-vous pour mesurer l’atteinte de ces objectifs ?
- Définir le budget et le ROI attendu
Quel budget prévoyez-vous pour votre événement, et quel retour sur investissement pouvez-vous espérer.
Identifier les intervenants, les partenaires et définir le contenu de l’événement
- Identifier, contacter les intervenants et bloquer un créneau dans leurs agendas
Quelles personnes souhaitez-vous voir intervenir sur votre événement en ligne ? Lorsque vous les avez identifiées et contactées, bloquez au plus tôt un créneau dans leur agenda, le jour de l’événement, ou en amont si elles sont filmées en avance pour du simulive par exemple.
- Définir et embarquer les partenaires
Si votre événement digital se fait avec des partenaires, déterminez avec eux leur niveau d’investissement et d’implication dès les prémices de l’organisation. De nombreuses possibilités s’offrent à vous pour maximiser la valeur de votre événement digital aux yeux des partenaires.
- Définir l’agenda de l’événement et le contenu des sessions
Définissez l’agenda et le contenu des sessions de votre événement digital, avec les intervenants et les partenaires concernés.
- Définir le mode de diffusion des sessions (live, simulive, replay)
Pour vos sessions, vous pouvez opter pour différents modes de diffusion : le live, le simulive ou le replay. Définissez le format qui convient le mieux pour chaque intervention.
Choisir la plateforme sur laquelle aura lieu l’événement
- Le choix de votre plateforme événementielle est stratégique !
Au moment de la décision, considérez la question suivante : la plateforme que vous choisissez vous permet-elle de déployer votre stratégie d’event-marketing dans son ensemble, au-delà de l’événement ponctuel ?
inwink vous le permet ! Demandez une démo pour voir comment lancer votre premier événement en ligne sur la plateforme inwink dès aujourd’hui !
Créer le site de l’événement
- Mettre le site à vos couleurs et remplir les contenus statiques
Le site de votre événement est une arme de communication précieuse ! Mettez-le 100 % à la charte de votre événement ou de votre marque, et personnalisez le contenu à votre guise pour que tous vos messages soient mis en valeur.
- Créer le formulaire d’inscription (et le mail de confirmation automatique)
Pièce maitresse de votre site événementiel, le formulaire d’inscription est la porte d’entrée vers la suite. Personnalisez les champs comme bon vous semble, et paramétrez un email automatique de confirmation à vos couleurs.
- Présenter les intervenants
Mettez en avant les intervenants de votre événement, qui convaincront votre audience de venir assister aux sessions.
- Préparer l’agenda et les sessions vidéo
Paramétrez les sessions qui rempliront l’agenda de votre événement en ligne. Faites du teasing sur la homepage, et sur les pages qui présentent le programme des interventions. Pour vos sessions vidéo, paramétrez le mode de diffusion (live, simulive, on-demand) et uploadez les vidéos déjà tournées le cas échéant.
- Créer les pages des partenaires et paramétrer leur espace dédié
Pour mettre en avant vos partenaires, multipliez les occasions de les rendre visibles sur votre site. Si le format de votre événement s’y prête, vos partenaires peuvent gérer directement depuis un espace que vous leur avez créé, les éléments qui les concernent.
- Paramétrer les tables de networking
Préparez les espaces où vos participants pourront échanger lors de l’événement en ligne. Les tables de networking peuvent être personnalisées selon des thèmes, ou attribuées à certains animateurs (intervenants ou partenaires par exemple).
- Paramétrer la récolte de satisfaction automatisée
Votre site est le meilleur endroit pour récolter les retours de vos participants. Prévoyez des questionnaires de satisfaction automatiques aux moments opportuns.
- Paramétrer les éléments d’interactivité
Multipliez les occasions de créer de l’interactivité entre participants, partenaires, intervenants. Pour cela, paramétrez sur votre site les sondages, le chat, les CTAs (call-to-actions) à déclencher en cours de sessions, le bandeau de timeline s’actualisant au fur et à mesure de l’événement, etc.
Lancer la promotion et ouvrir les inscriptions
- Inviter votre audience par mail
Invitez l’audience que vous souhaitez faire venir à votre événement depuis votre outil de CRM ou de marketing automation, avec un lien vers le site de l’événement pour l’inscription.
- Lancer la communication gratuite
Communiquez sur tous les canaux qui sont les vôtres : réseaux sociaux, blog, newsletter…
- Lancer la communication payante
Dans certains cas, et selon les audiences que vous ciblez, vous pouvez investir dans de la communication payante pour votre événement en ligne (sur les réseaux sociaux, dans les médias, via de la publicité…)
- Prévoir des relances pour les non-inscrits
Envoyer une seule invitation n’est souvent pas suffisant pour atteindre toute votre audience cible. Programmez jusqu’à 3 relances par mail afin d’inviter les personnes à s’inscrire.
Communiquer avec les inscrits, les intervenants et les partenaires
- Accompagner les partenaires dans la préparation de l’événement
Communiquez en permanence avec vos partenaires jusqu’au jour J, afin de les impliquer dans le projet ! Emails, vidéos de tutoriels, webinars sont autant de canaux pour les tenir informés et les encourager à s’investir dans la préparation de l’événement digital.
- Communiquer régulièrement auprès des inscrits
Gardez les inscrits motivés ! Partagez-leur à partir de J-7 du contenu de teasing, et des rappels de l’arrivée imminente de l’événement en ligne.
PENDANT L’ÉVÉNEMENT – l’animation
- Tout tester la veille
La veille de l’événement, testez votre dispositif pour éviter toute mauvaise surprise le jour J. Mettez-vous dans la peau d’un participant, d’un partenaire, d’un intervenant pour vous assurer que tout fonctionne et que tout est clair.
- Modérer et animer les conversations
Le jour J, votre rôle est essentiellement d’animer et de modérer ! Lancez les conversations sur le chat des sessions, redirigez les participants d’une session à l’autre, répondez aux questions, etc.
APRÈS L’ÉVÉNEMENT – l’analyse
Analyser ce qu’il s’est passé
- Analyser les données de participation
Après l’événement, analysez les données de participation, au regard des objectifs que vous vous étiez fixés.
- Analyser la satisfaction des participants
Centralisez les retours des participants pour en tirer des apprentissages.
Poursuivre la communication avec les parties prenantes
- Communiquer avec les participants
Clôturez l’événement en envoyant un mail de remerciement, et en partageant des contenus pertinents avec les participants. Vous pouvez également envoyer un mail aux inscrits non présents le jour J, pour leur partager le replay par exemple.
- Remercier les intervenants
Pensez bien à remercier tous les intervenants ! Pourquoi pas même leur faire livrer un petit cadeau ?
- Remercier et débriefer avec les partenaires
Prenez le temps de récolter tous les retours de vos partenaires, et de les remercier pour leur collaboration.
