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Votre événement touche à sa fin. Vous avez travaillé plusieurs mois pour proposer des contenus passionnants et une expérience optimale. Mais la question est de savoir : qu’en ont vraiment pensé vos participants ?

Pour collecter ce feedback, il est plus que recommandé d’anticiper la création d’un questionnaire pour mesurer la satisfaction des participants.

Bien conçu, il vous fournit de précieuses informations précieuses pour dresser le bilan et trouver des pistes d’optimisation pour les prochains événements.

Voici comment créer et utiliser ce questionnaire pour maximiser les retours des participants.

Quels sont les éléments clés d’un bon questionnaire de satisfaction pour son événement ?

1. Les thématiques à aborder

Couvrez différents aspects de l’événement pour obtenir un feedback complet :

  • Logistique : lieu, horaires, accès, restauration,…
  • Contenu : qualité des intervenants, pertinence des sujets,…
  • Organisation : communication avant, pendant et après l’événement,…
  • Expérience globale : ambiance, networking, services offerts,…

2. Les types de questions à poser

  • Les questions fermées

Elles commencent par des « avez-vous / souhaiteriez-vous / recommanderiez-vous ». Elles appellent une réponse de type oui/non, et permettent d’établir des statistiques.

Par exemple :

  • Avez-vous apprécié cet événement ?
  • Avez-vous trouvé l’événement utile ?
  • Comptez-vous participer à nouveau à cet événement à l’avenir ?
  • Les questions ouvertes

Elles commencent par « comment / pourquoi / quoi », appellent des réponses libres, et permettent de collecter du feedback qualitatif, commentaires, suggestions, idées

Même si elles sont plus difficiles à analyser, elles peuvent cependant fournir des renseignements qualitatifs de grande valeur.

Par exemple :

  • Pourquoi avez-vous choisi d’assister à cet événement ?
  • Qu’avez-vous le plus et le moins apprécié ?
  • Pour quelles raisons recommanderiez-vous cet événement à un collège / homologue ?
  • Avez-vous d’autres commentaires ?
  • Les échelles de satisfaction

Les échelles facilitent l’analyse des retours grâce à une notation sous forme d’étoiles ou de notes. Elles permettent de mesurer facilement la satisfaction et d’identifier les tendances générales.

Par exemple :

  • Sur une échelle de 1 à 5, quelle est votre évaluation globale de l’événement ?
  • Sur une échelle de 0 à 10, quelle est la probabilité que vous recommandiez cet événement à un collègue ?
  • Les échelles de Likert

Il s’agit d’une échelle de mesure qui consiste en une série de déclarations ou d’affirmations. Les répondants doivent alors indiquer leur niveau d’accord ou de désaccord. En général, elle a cinq réponses possibles : de « pas du tout d’accord » à « tout à fait d’accord », avec un point neutre au milieu.

Elle permet aux participants de nuancer leurs réponses, offrant une plus grande profondeur dans les résultats que pour des questions binaires (oui/non).

Par exemple :

  • Qu’avez-vous pensé des contenus proposés lors de l’événement ? Très satisfait – Assez satisfait – Ni satisfait ni insatisfait – Plutôt insatisfait – Très insatisfait
  • Dans quelle mesure cet événement a-t-il répondu à vos attentes ? Très satisfait – Assez satisfait – Ni satisfait ni insatisfait – Plutôt insatisfait – Très insatisfait
  • Quel sera l’impact de cet événement sur vos objectifs ? Très impactant – Plutôt impactant – Peu impactant – Pas du tout impactant
  • Comment évalueriez-vous chaque conférencier (ou chaque exposant) ?

💡 Bonnes pratiques :

  • Limitez-vous à une dizaine de questions
  • Gardez des questions courtes et claires avec un vocabulaire simple
  • Utilisez une combinaison de questions fermées, ouvertes et échelles pour obtenir des réponses quantitatives et qualitatives.
  • Utilisez une échelle de notation cohérente
  • Rendez le questionnaire facilement accessible (en ligne, envoi par email, QR code, etc.)

Comment administrer un questionnaire de satisfaction pour son événement ?

 

Pour vous assurer de collecter un maximum de données suite à votre événement, l’envoi d’un questionnaire de satisfaction doit respecter plusieurs facteurs :

1. Le timing idéal

Le questionnaire de satisfaction ne doit pas venir comme un cheveu sur la soupe, il doit faire partie de l’événement !

Envoyez le questionnaire immédiatement après l’événement : plus le délai est court, plus les réponses seront précises et détaillées.

Aussi, vous pouvez collecter la satisfaction le Jour J, à l’issue d’une session ou via une notification dans l’application événementielle par exemple.

2. Un outil de collecte simple

De nombreuses plateformes événementielles fournissent un outil de création et d’envoi de questionnaires de suivi post-événement.

Centralisant l’ensemble des données de vos participants, elles vous permettront alors d’administrer simplement vos sondages et de récolter les réponses.

Cette centralisation de toutes les données de l’événement collectées avant, pendant et après facilite alors grandement l’analyse de votre performance événementielle.

Vous pouvez filtrer le questionnaire pour évaluer la satisfaction de différents groupes tels que les visiteurs, les partenaires et les médias.

En parallèle, il existe également des outils en ligne comme Google Forms, SurveyMonkey ou Typeform pour créer et distribuer vos questionnaires.

Questionnaire de satisfaction événementExemple de questionnaire de satisfaction envoyé avec la plateforme de gestion événementielle inwink.

3. Des incitations à la participation

Pour maximiser le nombre de réponses à votre questionnaire de satisfaction, vous pouvez mettre en place certaines incitations qui peuvent prendre la forme :

  • De réductions pour de futurs événements ;
  • De participation à un tirage au sort pour gagner un prix ;
  • D’un accès premium à du contenu additionnel exclusif ;
  • De dons à une association pour chaque réponse.

4. Une garantie d’anonymat et de confidentialité

Garantissez l’anonymat des réponses pour obtenir des retours honnêtes et précis. Rassurez les participants que leurs réponses seront traitées de manière confidentielle.

 

Comment analyser les résultats et mettre en œuvre des changements ?

 

1. Faire son analyse quantitative

Pour dégager des tendances quantitatives, voici quelques actions à effectuer :

  • Compiler les réponses aux questions fermées (échelles de notation, choix multiples, etc.) dans un tableur ou un outil d’analyse.
  • Calculer les statistiques descriptives clés : moyennes et médianes des notes attribuées
  • Identifier les aspects les mieux et les moins bien notés pour dégager les forces et faiblesses de l’événement.
  • Croiser les données avec des variables démographiques (âge, profession, etc.) pour déceler d’éventuelles différences de perception.

2. Effectuer son analyse qualitative

L’analyse qualitative repose sur l’étude des verbatims et commentaires récoltés dans les questions ouvertes notamment.

Pour l’effectuer, il est nécessaire de :

  • Lister et regrouper les commentaires libres par thématiques récurrentes (contenu, logistique, animation, etc.).
  • Identifier les critiques et suggestions les plus fréquemment mentionnées.
  • Relever les témoignages positifs marquants et les pistes d’optimisation intéressantes.

3. Calculer des indicateurs clés

De nombreux indicateurs peuvent être calculés pour analyser le taux de satisfaction d’un événement.

Parmi eux :

  • Le Customer Satisfaction Score (CSAT)

CSAT = Somme des réponses « Satisfait » + « Très Satisfait » / Nombre de réponse total x 100

Il est considéré qu’un CSAT supérieur à 50% est bon et supérieur à 80% est excellent. Mais il est du ressort de chaque organisateur d’événement de fixer ses objectifs.

  • Le Net Promoter Score (NPS) :

Cet indicateur vous permettra de déterminer qui parmi vos invités seront à même de promouvoir votre événement.

  • Sur une échelle de 1 à 10, quelle est la probabilité que vous recommandiez cet événement à un ami ou un collègue ?
Score compris entre 9 et 10Promoteur
Score compris entre 7 et 8Passif
Score inférieur ou égal à 6Détracteur

Puis, le NPS se calcule avec la formule suivante :

((Nombre de promoteurs — Nombre de détracteurs) / (Nombre de personnes interrogées)) × 100

On considère généralement qu’un NPS :

  • Inférieur à 0 signifie que l’expérience n’a pas été optimale.
  • Supérieur à 0 signifie que vous avez plus de promoteurs que de détracteurs. L’expérience a été perçue comme positive.
  • Supérieur à 50 est le signe d’une excellente expérience.

4. Utiliser ChatGPT pour rédiger une synthèse et un plan d’action

Une fois les analyses effectuées et les principaux indicateurs calculés, il vous reste à synthétiser tout cela. Et dans cette matière, il existe un outil désormais incontournable : ChatGPT !

Les différents modules intégrés dans ChatGPT-o permettent de :

  • Croiser les analyses quantitatives et qualitatives pour dégager une vision d’ensemble de la satisfaction.
  • Lister les principaux points forts à capitaliser et les points faibles à corriger en priorité.
  • Définir des objectifs d’amélioration concrets pour la prochaine édition sur la base des retours.

Ensuite, il vous restera à communiquer cette synthèse des résultats aux différentes parties prenantes (participants, partenaires,…).

En conclusion, l’élaboration et la diffusion du questionnaire de satisfaction sont des étapes primordiales lorsqu’on organise un événement.

Bien conçu, c’est un outil puissant pour améliorer la qualité de vos événements et renforcer l’engagement des participants.

N’oubliez pas de toujours valoriser les opinions de vos participants et de les intégrer dans votre processus d’amélioration continue.

Manon Gravereau

Manon is Content Marketing Manager at inwink.With 4 years of experience in a French software company dedicated to ERP optimization, her role is to develop the content production and editorial strategy at inwink.