Stratégie
UNE EXPERIENCE PARTICIPANTS EXCEPTIONNELLE EN FORMAT HYBRIDE
L’une des composantes essentielles du Digital Benchmark, organisé chaque année dans une grande ville européenne différente, est de proposer une expérience d’exception aux participants.
Cette année, le format hybride (mix de présentiel et de participation en ligne) a contribué à ce que l’expérience reste de qualité pour tous les participants, qu’ils soient sur place ou à distance.
Une mise en avant digitale des sessions
Le programme riche d’interventions a été cette année intégralement filmé sur place et retransmis, en léger différé, sur le site de l’événement.
Des business meetings adaptés pour le présentiel comme le digital
Par ailleurs, les possibilités de rencontre ont été conçues pour pouvoir avoir lieu aussi bien en présentiel qu’à distance.
Plusieurs semaines avant l’événement, les équipes EBG ont déployé un dispositif permettant aux participants et aux partenaires de prévoir leurs rendez-vous business dans le format leur convenant.
GERER LA RELATION PARTENAIRES DE FACON AGREABLE ET EFFICACE
Le Digital Benchmark est un événement qui compte de nombreux partenaires, constitués de cabinets de conseil et éditeurs de solutions marketing.
La gestion optimale de la relation partenaires est un facteur clé de succès pour l’équipe organisatrice.
Un espace Partenaires centralisé
L’équipe EBG a paramétré l’espace partenaire inwink de sorte que l’ensemble des échanges entre l’organisateur et les partenaires y soient centralisés :
- Une to-do dynamique regroupant toutes les actions à réaliser par le partenaire
- Les informations Société à compléter pour le site
- L’upload des documents permettant de mettre en avant les offres et services de chaque partenaire sur le site web
- Les informations liées à l’organisation des sessions sponsorisées
- L’upload des visuels pour l’événement présentiel (habillage de stand, logo...)
- L’organisation des business meetings
- La messagerie interne pour garder une trace des discussions
- Une section News pour tenir au courant les partenaires des dernières informations
Résultats
Le format hybride a séduit les décisionnaires, et prolonge l’événement sur la durée
Au total, 250 professionnels en présentiel et environ 300 annonceurs à distance ont participé au Digital Benchmark 2020. Les retours des participants ont été très positifs et nombreux sur les réseaux sociaux, mais également par email.
Le volet digital de l’événement complète l’approche traditionnelle en présentiel, et permet à l’événement de se poursuivre au-delà de la date de fin. Les replays de toutes les interventions sont toujours disponibles en ligne, et l’équipe EBG a également mis en ligne le Yearbook sur le site de l’événement.
979 rendez-vous business sur place et à distance
Plus de 979 business meetings entre participants et partenaires ont été planifiés avant l’événement : 75 % en présentiel, 25 % à distance.
Les business meetings n’étant pas imposés par l’organisateur, les porteurs de projet ont pu rencontrer les principaux acteurs du marché, à leur rythme et sans pression.