gère l’organisation de son événement en présentiel avec l’offre Starter d’inwink
« Inwink est un outil qui a facilité le travail d’organisation de cet événement présentiel, mais également d’analyse : à partir des tableaux de bord, il est facile de requêter différents critères. On a même la solution d’exports des données événementielles au format Excel pour aller plus loin. C’est une vraie valeur ajoutée. »
Michel Fagot, Responsable du pôle mutation digitale à la CCI Alsace Eurométropole
La CCI (Chambre de Commerce et d’Industrie) Alsace Eurométropole a pour mission d’accompagner de nombreuses entreprises alsaciennes sur différents sujets : juridique, développement commercial, transformation digitale, export…
Ces entreprises obtiennent alors un diagnostic sur leurs activités, ainsi qu’un plan d’action pour les aider dans leur développement.
Depuis maintenant 8 ans, la CCI Alsace Eurométropole organise Bizz&Buzz, son festival du digital à destination des entreprises qu’elle aide.
Cet événement vise à proposer un spectre assez large de retours d’expérience, ateliers de découverte de nouveaux usages, témoignages d’experts, démonstrations et workshops sur des sujets mettant en lumière les acteurs du numérique local. Ce sont au total plus de 144 intervenants qui assurent l’animation de ce rendez-vous régional.
Pour la 8ème édition de Bizz&Buzz, ayant lieu du 11 au 13 octobre 2022, l’équipe en charge de l’organisation devait mettre en place une plateforme de gestion événementielle capable de répondre à 3 objectifs majeurs :
C’est tout naturellement que la CCI Alsace Eurométropole a choisi inwink Event (Starter) pour la mise en place de sa stratégie événementielle.
Michel Fagot, responsable du pôle mutation digitale à la CCI Alsace Eurométropole, a accepté de de nous donner son retour d’expérience.
Sans grand besoin de formation, un membre de l’équipe de la CCI Alsace Eurométropole a mis en place la solution en très peu de temps.
Suite à la phase contractuelle, les premiers accès à la plateforme ont été ouverts début août 2022. Le site était prêt pour accueillir les inscriptions mi-août pour un événement ayant lieu le 11 octobre.
L’accompagnement reçu de la part d’inwink a également contribué à la rapide prise en main de l’outil.
« L’équipe d’inwink m’avait mis la plateforme aux couleurs de l’événement. La charte graphique du site avait déjà été mise en place. J’ai été accompagné par l’équipe CSM qui m’a donné de précieux conseils sur la manière d’utiliser le produit pour qu’il réponde à nos besoins. La combinaison de ces échanges réguliers et le fait que je me sois investi dans l’usage de la solution a fait que l’implémentation a été très rapide. »
« Avant de travailler avec inwink, pour les éditions précédentes de Bizz&Buzz, l’événement était construit autour d’un site internet sur un CMS classique propriétaire et les inscriptions étaient gérées avec une solution tierce. »
L’utilisation de ces deux outils non intégrés rendait complexe et chronophage le suivi des inscriptions, car cela entrainait une double saisie à effectuer lors de nouveaux inscrits.
En choisissant inwink Event comme plateforme événementielle tout-en-un, la CCI Alsace Eurométropole a décidé de centraliser la gestion opérationnelle de l’événement au sein d’un outil unique.
En effet, en plus du site web généré avec inwink Event, la gestion des inscriptions, du programme, et des communications emailing a été gérée directement dans la plateforme.
« Le fait que ce soit une seule plateforme, c’est facile à gérer. Et puis c’est conçu pour ça, ce n’est pas du bricolage ».
Comment assurer la coordination d’un événement opérant sur 19 sites différents en simultané ?Bizz&Buzz est un événement 100% en présentiel, réparti sur 3 jours, qui a la particularité de se dérouler en simultané dans 19 endroits différents répartis dans toute la région Alsace.
De nombreuses sessions étaient donc prévues au même moment, sans unité de lieu.
Grâce à inwink, les équipes de la CCI Alsace Eurométropole ont pu gérer cet aspect multisite, en plaçant la plateforme comme chef d’orchestre de toutes ces rencontres.
Chaque session était reliée au lieu où elle se déroulait, et les participants pouvaient alors créer leur programme facilement et intuitivement en fonction de leur position géographique.
L’application inwink OnSite a également été utilisée dans les différents sites géographiques pour émarger et scanner les badges des participants à l’entrée de chaque session.
Directement reliée au Back-Office inwink, l’utilisation de cette application a permis à l’équipe organisatrice de piloter les données événementielles en temps réel et d’obtenir une vue précise sur les participations au sein des 19 lieux de l’événement.
La rapidité et la facilité de mise en œuvre du site web événementiel de Bizz&Buzz avec inwink Event a permis à l’équipe organisatrice d’obtenir de très bons résultats opérationnels.
De plus, sans replay de sessions à diffuser ou autres contenus à partager suite à l’événement, l’offre inwink Event -Starter d’une durée de 3 mois pour 1 seul et unique événement a convenu parfaitement aux objectifs organisationnels de la CCI Alsace Eurométropole.
Pour cette édition 2022, ce sont plus de 700 inscrits uniques et 2 321 inscriptions à 100 différentes sessions comptabilisés (50 personnes en moyenne par session).
