5 étapes essentielles pour organiser un salon

On a coutume de dire qu’il faut entre 6 et 12 mois pour organiser un salon. Même si cette moyenne dépend de plusieurs facteurs (taille, complexité de l’événement, ressources disponibles, expérience de l’organisateur …), elle peut être optimisée en se posant les bonnes questions et en ayant recours aux bons outils.

Ce sujet crucial était justement le thème principal de notre dernier webinar co-organisé avec Planexpo. Les 3 intervenants ont partagé leurs conseils pour aider les professionnels de l’événementiel à organiser un salon, optimiser la planification de leurs événements et en faire un rendez-vous inoubliable pour les participants.

Étape 2 : Digitaliser la commercialisation d’un salon

Si Excel, les bons de réservation en papier et autres systèmes D ont encore de beaux jours devant eux, on constate que la tendance va à l’accélération de la phase de commercialisation d‘un salon.

« Le but d’un organisateur est de vendre des mètres carré. En 1 clic,  je peux envoyer un email à mes potentiels exposants avec un lien vers la demande d’admission en ligne. L’intégration de Planexpo avec inwink nous fournit cette rapidité d’exécution, puisqu’on va se débarrasser de toute la partie administrative qui est très lourde. » Florence de la Moureyre, d’Exposalons

Dans ce contexte, la digitalisation de la commercialisation se présente comme une solution incontournable. Les organisateurs de salon les plus avancés proposent a minima les 2 points suivants :

• Formulaire de demande de participation pour les potentiels exposants, qui va collecter les informations de base :
  • Informations générales sur l’entreprise et contact principal.
  • Informations contractuelles et de facturation.
  • Offres de stand (choix, localisation, options…).
  • Communication et promotion.
  • Modalités de paiements.
• CRM Exposant, qui va regrouper les fonctionnalités suivantes :
  • Liste de demandes de participation, et une vision globale des dossiers en coursavec toutes les informations collectées.
  • Synchronisation en temps réel du plan d’implantation avec Autocad pour attribuer les stands et gérer les demandes spécifiques.
  • Digitalisation des contrats et signature électronique.
  • Module de facturation automatique et le paiement en ligne pour réduire le temps à la phase administrative.

« Avec l’automatisation, il n’y a plus de perte de temps administrative. On se concentre sur les tâches de valeur. On était à 83 000m2 en 2022, cette année, on est à 89 000m2. On a un salon qui voit une meilleure demande mais en même temps, on voit qu’on a progressé en rapidité de commercialisation. »  Victor Berthon, Chief Development & Digital Officer, Sommet de l’Elevage

Formulaire de demande d’inscription exposants
directement intégré sur le site web du Sommet de l’Elevage

Etape 3 : Communiquer régulièrement sur le salon

S’il existe une multitude d’actions de communication pour maximiser les inscriptions à un salon, les organisateurs de salon portent de plus en plus leurs efforts sur 2 domaines :

• Site web événementiel évolutif : cette vitrine de communication doit permettre aux organisateurs d’engranger des inscriptions, mais aussi de convertir ces inscriptions en participations actives, en affichant les informations suivantes :
  • Le programme, les sessions et les intervenants ;
  • Les exposants présents ;
  • Les « side events » : il s’agit des soirées organisées en marge de l’événement principal ;
  • Les possibilités de prises de rendez-vous avec les exposants et le Networking entre participants ;
  • …

« inwink nous a permis de faire un site internet, qui n’est plus du tout une vitrine d’information, mais un vrai site de communauté où l’exposant a son propre espace et pourra faire son marché en termes d’éléments techniques mais aussi de visibilité, avec des possibilités de faire de la publicité lors de sessions par exemple. » Florence de la Moureyre d’Exposalons, organisatrice de Paris Animal Show

• Plan de Communication pour fidéliser les inscrits et engager les exposants :
  • Côté Inscrits: en rédigeant des emails transactionnels pour les tenir régulièrement au courant (détails pratiques, annonce du programme ou des top speakers, badge d’accès…) et les inciter à s’inscrire aux conférences / ateliers.
  • Côté Exposants: en mettant en place en place u stratégie d’upsell pour permettre aux exposant d’accroitre leur visibilité et de les accompagner avec des solutions sur mesure telles que des publicités lors de sessions, des logos mis en avant sur le plan d’exposition, la distribution d’échantillon dans le salon…

Etape 4 : Améliorer l’expérience événementielle

Dans le tourbillon du Jour J, les organisateurs de salon se focalisent notamment sur 2 aspects qui peuvent vraiment faire la différence en terme d’image et d’expérience globale :

• L’accueil des participants : émargement, remise de badge, inscription éventuelle à certaines sessions,… l’accueil événementiel est le premier point de contact physique avec les participants. Il faut donc prêter une attention particulière à cette phase d’accueil, et la rendre la plus fluide possible pour leurs visiteurs. Nous détaillons d’ailleurs dans cet article nos bonnes pratiques pour un accueil événementiel optimal.
• La mise à disposition d’un plan interactif : que ce soit pour guider les visiteurs vers les différentes salles de conférences, ou pour aller à la rencontre des exposants, l’intégration d’une carte du salon, accessible directement sur le site web ou l’application de l’événement, facilite grandement l’accès aux informations pour les visiteurs mais permet également de mettre en avant les exposants.

« Vu que notre événement est majoritairement digital, il est important pour nous de valoriser plus la présence de nos partenaires et le programme. Notre plan, c’est plus qu’un plan, c’est une vision cartographique de notre événement. En un seul endroit, à partir de la carte du monde, qui représente notre événement, on peut accéder à tous les partenaires à travers des vitrines. L’idée est d’avoir la plus grande fluidité dans l’accès aux informations liées à l’événement ». Jean-Michel Cabon, Directeur Marketing et Communication d’Esri France

Etape 5 : Préparer l’après-salon

Pour ceci, les organisateurs doivent penser à mesurer plusieurs KPIs :

• Les KPIs commerciaux : le chiffre d’affaires généré, le taux d’occupation, l’état d’avancement de la facturation en cours, etc.
• Les KPIs de participation : taux de participation, nombre de prises de contacts entre participants, nombre de business meetings réalisés, etc.
• Les KPI globaux : on pense principalement à la mesure de la satisfaction des participants et exposants. Ces questionnaires de satisfaction fourniront aux organisateurs de nombreux éléments qui leur permettront d’optimiser et adapter les prochaines éditions.

L’après-salon est aussi le moment de penser :

• Au rebooking commercial. Pour les salons les plus efficaces, cette mission commence même avant la fermeture officielle de l’édition en cours. Ces organisateurs gagnent du temps en automatisant les demandes de rebooking des exposants d’un édition à une autre.

« En 1 clic, on va leur envoyer un lien où ils pourront réserver leur stand avec le même emplacement pour l’année prochaine. » Florence de la Moureyre, CEO d’Exposalons

• Faire vivre la marque de l’événement et continuer d’engager les audiences présentes sur le salon en mettant en place une communauté en ligne. De plus en plus d’organisateurs franchissent le pas et constituent un véritable « LinkedIn privatif » qui leur permet d’entretenir les relations avec les participants de leurs événements tout au long de l’année.

« Quand on a fait le choix de l’outil pour la gestion du Sommet, ce côté communautaire était obligatoire. C’est bien d’être le roi de la piste 4 jours par an, mais les 361 jours de l’année restant, on ne pense pas à toi. Quand on a une communauté cela donne des moyens et une raison de communiquer avec elle. » Victor Berthon, Chief Development & Digital Officer, Sommet de l’Elevage