Check-list :
Organiser un événement de A à Z

Cette section offre une vue d’ensemble des étapes clés pour réussir la planification de votre événement. Elle aborde les aspects suivants :

• Définir une stratégie événementielle : en fixant les objectifs, les KPI, le thème, et le type d’événement, tout en intégrant les critères d’éco-responsabilité.
• Identifier le public cible et estimer le nombre de participants attendus pour adapter les préparatifs en conséquence.
• Organiser la répartition des tâches au sein de l’équipe et mettre en place un planning préliminaire.
• Choisir le lieu et la date les plus appropriés en comparant différentes options disponibles.
• Vérifier les cadres légaux et logistiques nécessaires, y compris les permis, assurances, et solutions pour compenser l’empreinte carbone.
• Établir un budget prévisionnel en identifiant et en estimant les coûts liés à chaque aspect de l’événement.
• Évaluer les outils et ressources nécessaires pour la gestion de l’événement, incluant les logiciels, les solutions d’émargement, et le matériel requis.

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Cette section détaille les étapes essentielles pour formaliser et gérer les relations avec vos exposants et sponsors. Elle couvre les points suivants :

• Formaliser les packages exposants / sponsors en détaillant les options de stand, les packs de vente, et les services additionnels.
• Définir la politique tarifaire en rédigeant les conditions de facturation et en listant les facilités de paiement.
• Créer le plan d’implantation en tenant compte des contraintes techniques et logistiques.
• Intégrer les offres sur le site événementiel et faciliter la demande de participation.
• Commercialiser les offres et suivre les ventes en utilisant un CRM et en adaptant la tarification en fonction des résultats.
• Accompagner les exposants / sponsors avant et pendant l’événement pour maximiser leur engagement et satisfaction.

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Cette section couvre les éléments essentiels pour mettre en place une stratégie de communication événementielle efficace. Elle comprend :

• Définir le branding en créant un cahier des tendances et en sélectionnant un graphiste pour élaborer l’identité visuelle de l’événement.
• Élaborer un plan de communication en définissant les objectifs, en identifiant le public cible, et en choisissant les canaux de communication adaptés.
• Créer et organiser un calendrier des campagnes couvrant les actions SEA, emailing, SMS, réseaux sociaux, médias traditionnels, influenceurs, et relations publiques.

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Cette section se concentre sur la préparation des différents aspects du programme de votre événement. Elle comprend :

• Planifier le déroulé de l’événement en sélectionnant des animateurs, en préparant un conducteur précis, et en coordonnant les aspects techniques pour une exécution fluide.
• Organiser les conférences et ateliers en listant les sujets, en préparant les supports, et en fournissant des templates aux partenaires.
• Gérer les intervenants en sélectionnant les speakers, en préparant leurs interventions, et en assurant un suivi après l’événement.

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Elle se concentre sur l’engagement et la communication avec les participants avant, pendant, et après votre événement. Elle inclut :

• Encourager l’engagement des inscrits : proposer des activités de networking, du matchmaking, et des avant-goûts de l’événement.
• Gérer la relation avec les inscrits : rédiger et envoyer des emails et SMS pour informer, rappeler, et remercier les participants. Intégrer ces messages dans une stratégie de communication globale.

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Cette section aborde les aspects clés pour la création et la gestion des plateformes de votre événement. Elle inclut :

• Créer un site Internet événementiel : préparer le contenu web et adapter le site après l’événement.
• Proposer une application mobile : définir les fonctionnalités essentielles, sélectionner la solution à déployer, et faire la promotion auprès des participants.
• Gérer la billetterie en ligne : fixer une politique tarifaire, publier les billets, et suivre les ventes avec des outils adaptés.

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Elle couvre les éléments essentiels pour garantir le bon déroulement de votre événement sur place. Elle inclut :

• Gestion de l’audiovisuel en évaluant les besoins, en sélectionnant les prestataires, et en préparant la production.
• Sécurité et prévention des risques avec leur évaluation, l’établissement de plans de sécurité, et la gestion des flux de personnes.
• Organisation de la photo/vidéo en définissant les besoins, en rédigeant des briefs, et en sélectionnant les prestataires.
• Accueil sur site en planifiant les zones d’accueil (badge et émargement), en gérant le personnel, et en préparant le matériel.
• Mobilier et signalétique en évaluant les besoins, en sélectionnant les prestataires, et en installant la signalétique.
• Restauration en évaluant les besoins, en sélectionnant le traiteur, et en préparant la prestation pour les repas.
• Gestion du jour J en assurant le lancement et la clôture de l’événement.

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Elle traite de l’organisation des déplacements et du logement pour les participants, intervenants, et équipes de votre événement. Elle inclut :

• Évaluer les besoins en transport et hébergement pour les intervenants, les invités VIP, et le personnel.
• Trouver et établir des partenariats avec des prestataires spécialisés pour obtenir des services adaptés et des réductions pour les participants.
• Gérer les réservations de transport et d’hébergement tout en fournissant des informations pratiques pour faciliter l’accès au lieu de l’événement.

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