On a coutume de dire qu’il faut entre 6 et 12 mois pour organiser un salon. Même si cette moyenne dépend de plusieurs facteurs (taille, complexité de l’événement, ressources disponibles, expérience de l’organisateur …), elle peut être optimisée en se posant les bonnes questions et en ayant recours aux bons outils.
Mais comment aider les professionnels de l’événementiel à optimiser la planification de leur salon et en faire un rendez-vous inoubliable pour les participants ? On vous donne 5 étapes essentielles dans cet article.
Étape 1 : Préparer la commercialisation d’un salon
Organiser un événement tel qu’un salon, cela commence en général par trouver un nom / thème, une date et un lieu. Puis les organisateurs passent par des étapes plus opérationelles :
- Définition des différentes offres pour les exposants : nombre et métrage des stands, montants, prestations techniques, prestations de services, prestations de communication …
- Modélisation du plan d’implantation du salon. Alors que plus d’1/3 des organisateurs finalisent encore ce plan et placent leurs exposants sur papier, de nombreux outils digitaux existent pour effectuer cette modélisation, le plus connu dans le secteur événementiel étant Autocad.
« C’est un simple plugin, on dessine le plan sur Autocad et ça se synchronise en live. Je peux être au courant de tout le dossier en 1 seul clic et dans 1 seul endroit. » Victor Berthon, Chief Development & Digital Officer au Sommet de l’Elevage (plus de 220 000 m2 d’exposition dont 90 000m 2 nets de stand)
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- Création du site internet événementiel, véritable vitrine de communication, qui servira de réel socle pour toutes les étapes suivantes.
« Le CMS d’inwink très facile d’accès pour toute mon équipe, on peut tous intervenir dans la création et le gérer en direct. En moins d’une journée, on s’y est fait et on peut créer des pages, mettre des informations en live. La moindre modification en back office vient s’actualiser sur le site et ça s’est hyper pratique. »
Étape 2 : Digitaliser la commercialisation d’un salon
Si Excel, les bons de réservation en papier et autres systèmes D ont encore de beaux jours devant eux, on constate que la tendance va à l’accélération de la phase de commercialisation d‘un salon.
« Le but d’un organisateur est de vendre des mètres carré. En 1 clic, je peux envoyer un email à mes potentiels exposants avec un lien vers la demande d’admission en ligne. Cela nous permet une rapidité d’exécution, puisqu’on va se débarrasser de toute la partie administrative qui est très lourde. » Florence de la Moureyre, d’Exposalons
Dans ce contexte, la digitalisation de la commercialisation se présente comme une solution incontournable. Les organisateurs de salon les plus avancés proposent a minima les 2 points suivants :
- Formulaire de demande de participation pour les potentiels exposants, qui va collecter les informations de base :
- Informations générales sur l’entreprise et contact principal.
- Informations contractuelles et de facturation.
- Offres de stand (choix, localisation, options…).
- Communication et promotion.
- Modalités de paiements.
- Suivi des dossiers exposant, qui va regrouper les fonctionnalités suivantes :
- Liste de demandes de participation, et une vision globale des dossiers en coursavec toutes les informations collectées.
- Synchronisation en temps réel du plan d’implantation avec Autocad pour attribuer les stands et gérer les demandes spécifiques.
- Digitalisation des contrats et signature électronique.
- Module de facturation automatique .
Etape 3 : Communiquer régulièrement sur le salon
S’il existe une multitude d’actions de communication pour maximiser les inscriptions à un salon, les organisateurs de salon portent de plus en plus leurs efforts sur 2 domaines :
- Site internet événementiel évolutif : cette vitrine de communication doit permettre aux organisateurs d’engranger des inscriptions, mais aussi de convertir ces inscriptions en participations actives, en affichant les informations suivantes :
- Le programme, les sessions et les intervenants ;
- Les exposants présents ;
- Les « side events » : il s’agit des soirées organisées en marge de l’événement principal ;
- Les possibilités de prises de rendez-vous avec les exposants et le Networking entre participants ;
- …
« inwink nous a permis de faire un site internet, qui n’est plus du tout une vitrine d’information, mais un vrai site de communauté où l’exposant a son propre espace et pourra faire son marché en termes d’éléments techniques mais aussi de visibilité, avec des possibilités de faire de la publicité lors de sessions par exemple. » Florence de la Moureyre d’Exposalons, organisatrice de Paris Animal Show
- Plan de Communication pour fidéliser les inscrits et engager les exposants :
- Côté Inscrits: en rédigeant des emails transactionnels pour les tenir régulièrement au courant (détails pratiques, annonce du programme ou des top speakers, badge d’accès…) et les inciter à s’inscrire aux conférences / ateliers.
- Côté Exposants: en mettant en place en place u stratégie d’upsell pour permettre aux exposant d’accroitre leur visibilité et de les accompagner avec des solutions sur mesure telles que des publicités lors de sessions, des logos mis en avant sur le plan d’exposition, la distribution d’échantillon dans le salon…
Etape 4 : Améliorer l’expérience événementielle
Dans le tourbillon du Jour J, les organisateurs de salon se focalisent notamment sur 2 aspects qui peuvent vraiment faire la différence en terme d’image et d’expérience globale :
- L’accueil des participants : émargement, remise de badge, inscription éventuelle à certaines sessions,… l’accueil événementiel est le premier point de contact physique avec les participants. Il faut donc prêter une attention particulière à cette phase d’accueil, et la rendre la plus fluide possible pour leurs visiteurs. Nous détaillons d’ailleurs dans cet article nos bonnes pratiques pour un accueil événementiel optimal.
- La mise à disposition d’un plan interactif : que ce soit pour guider les visiteurs vers les différentes salles de conférences, ou pour aller à la rencontre des exposants, l’intégration d’une carte du salon, accessible directement sur le site internet ou l’application de l’événement, facilite grandement l’accès aux informations pour les visiteurs mais permet également de mettre en avant les exposants.
Etape 5 : Préparer l’après-salon
Pour ceci, les organisateurs doivent penser à mesurer plusieurs KPIs :
- Les KPIs commerciaux : le chiffre d’affaires généré, le taux d’occupation, l’état d’avancement de la facturation en cours, etc.
- Les KPIs de participation : taux de participation, nombre de prises de contacts entre participants, nombre de business meetings réalisés, etc.
- Les KPI globaux : on pense principalement à la mesure de la satisfaction des participants et exposants. Ces questionnaires de satisfaction fourniront aux organisateurs de nombreux éléments qui leur permettront d’optimiser et adapter les prochaines éditions.
L’après-salon est aussi le moment de penser :
- Au rebooking commercial. Pour les salons les plus efficaces, cette mission commence même avant la fermeture officielle de l’édition en cours. Ces organisateurs gagnent du temps en automatisant les demandes de rebooking des exposants d’un édition à une autre.
- Faire vivre la marque de l’événement et continuer d’engager les audiences présentes sur le salon en mettant en place une communauté en ligne. De plus en plus d’organisateurs franchissent le pas et constituent un véritable « LinkedIn privatif » qui leur permet d’entretenir les relations avec les participants de leurs événements tout au long de l’année.
« Quand on a fait le choix de l’outil pour la gestion du Sommet, ce côté communautaire était obligatoire. C’est bien d’être le roi de la piste 4 jours par an, mais les 361 jours de l’année restant, on ne pense pas à toi. Quand on a une communauté cela donne des moyens et une raison de communiquer avec elle. » Victor Berthon, Chief Development & Digital Officer, Sommet de l’Elevage
