eventintelligence-blog-inwink-logo
Le blog des Marketeurs, des Communicants, et des Organisateurs de l’évènementiel BtoB

Bonnes pratiques pour votre protocole d’accueil sur site

Benoit Leggieri, Team inwink
Le 21 août 2019

Sur un événement professionnel, l’émargement est la première impression donnée à l’audience.

Il s’agit du premier contact pour les participants qui, tout naturellement, se feront déjà une première opinion sur la qualité de l’événement !

Cet instant est donc très important, et l’expérience du participant doit d’entrée être impeccable : accueil, émargement, inscription éventuelle, remise du badge, entrée en salle, etc…Cette cérémonie d’accueil doit être efficace et fluide.

Alors, comment organiser et gérer cette phase critique avec sérénité ? Comment éviter les litiges, les files d’attente à l’accueil, les problèmes de badges, ou encore les pertes d’information ? Comment mettre en place un processus d'accueil fluide qui impressionnera vos participants dès leur arrivée sur site ?

Dématérialisez l’accueil et dites au revoir aux files d’attente interminables

Quoi de pire qu’un événement où l’émargement à l’arrivée est interminable et pesant ?

Souvent, l’attente est due à un dimensionnement inadapté du dispositif d’accueil, et à des procédés archaïques, manuels, et non automatisés.

1. La pré-impression des badges

De nombreux organisateurs pré-impriment encore les badges de leurs participants à l’avance. Ce n’est pas une bonne idée !

Pré-imprimer et organiser les badges des participants prend du temps, gaspille du papier ou du plastique s’il y a des No-Shows, n’offre aucune alternative efficace pour créer un badge additionnel ou modifier un badge erroné, et contraint votre équipe d’accueil à chercher le badge d'un participant dans le lot de badges pré-imprimés, telle une aiguille dans une botte de foin.

Ce mode de fonctionnement n’est plus en phase avec notre époque où la responsabilité écologique est essentielle. L’impression donnée à vos participants ne sera pas positive.

Quelques bonnes pratiques éprouvées et recommandées par inwink pour un accueil de qualité :

  • Envoyez automatiquement les badges à vos inscrits avec les confirmations d’inscription bien avant le jour J, et encourager les à pré-imprimer eux-mêmes leurs badges. Selon les audiences, une partie significative des participants se présentera ainsi avec leurs badges déjà imprimés. A l’accueil sur site, vous n’avez plus qu’à effectuer un simple scan de QR Code ou un émargement via l’application d’émargement.
  • Imprimez les badges à la demande. Utilisez une application d’émargement moderne et efficace, comme celle d’inwink, qui permet de trouver rapidement l’inscrit en saisissant son prénom, nom, ou son entreprise. Validez sa présence et imprimez le badge. En quelques secondes, voilà, c’est fait !

2. L'émargement sur liste papier

Ce mode opératoire est encore largement répandu. L’équipe d’accueil note la présence d’un participant sur des feuilles d’émargement volantes qu’il faut ensuite rassembler et repointer à la fin de l’événement.

Des oublis et des erreurs de saisie peuvent se produire. Dans le cas d’une inscription sur site, l’équipe organisatrice, pressée par le temps, se contentera de noter les coordonnées sur un formulaire papier ou bien de récupérer une carte de visite. C’est un processus d’un autre temps !

Il est bien évidemment impératif de digitaliser l’émargement, et 2 scénarios sont possibles :

L'émargement en "self-service" : Proposez à vos participants d’émarger de manière autonome sur une tablette ou un écran tactile en libre-service. Le participant peut scanner son QR code et imprimer son badge. Ce dispositif est adapté en particulier pour les événements accueillant de grandes audiences, où l’émargement doit d’être très rapide et automatisé.

L'émargement sur liste ou sur scan : Le participant présente son identité à l’accueil, un hôte/hôtesse effectue son émargement par un simple clic dans l’application ou un scan de son QR Code, et lui imprime son badge.

Digitalisez l’émargement et concentrez-vous sur l’essentiel : les données

En outillant votre équipe d’accueil d’une application connectée au Back-Office et disposant ainsi de votre liste d’inscrits, vous pouvez vous concentrer sur la communication et la collecte des données de participation.

Voici quelques recommandations de scénarios d’usages :

1. Adressez une communication personnalisée au participant à son arrivée

L’arrivée du participant sur le lieu d’un événement peut être un moment propice pour lui adresser un message personnalisé ou une information pratique : ‘bienvenue’, ‘découvrir le plan du site’, ‘prendre connaissance de l’agenda’, ‘consulter les horaires’, ‘télécharger l’application mobile’, etc…

La plateforme inwink permet de configurer une notification mail automatisée et personnalisée en fonction de la catégorie lorsqu'un participant est émargé.

2. Notifiez l’équipe et les partenaires lors de l’arrivée d’un participant

Qu’ils soient intervenants, partenaires, presse, VIP, etc., réservez un accueil spécifique et personnalisé à certains participants à leur arrivée.

Programmez des notifications automatiques pour informer vos équipes (commerciales, responsable presse, marketing, etc.) des arrivées importantes.

Vos équipes et vos partenaires peuvent ainsi savoir, à tout moment depuis le Back-Office de la plateforme, si un de leurs invités est présent ou non à l’événement.  

3. Mesurez les performances d’accueil en temps réel

L’un des indicateurs de performance de votre événement sera sans doute constitué des chiffres de participation.

Avec une application d’émargement puissante telle que inwink Onsite, vous pourrez :

  • générer automatiquement des rapports de participation basés sur vos indicateurs clés : total des présents, nombre de check-in par minute, nombre de badges imprimés, nombre d’inscrits sur site, total de personnes entrées et sorties, etc…

  • consulter à tout moment les données de participation : si la donnée est synchronisée à partir des devices d’émargement et de scans (terminaux mobiles ou fixes) comme avec inwink, vous pourrez suivre les données en temps réel sur votre tableau de bord dans le Back-Office de la plateforme.

  • collecter les données d’émargement sans aucune perte. L’application doit permettre, comme le fait inwink Onsite, de poursuivre l’émargement même en cas de perte de connexion internet, la donnée étant synchronisée dès que le device se reconnecte à internet.

Pourquoi devoir attendre plusieurs jours pour obtenir d’un rapport complet de participation ? Une plateforme moderne d’event-intelligence vous permet de disposer de ces données à tout moment !

Enfin, le marketeur exigeant s’attendra bien entendu à ce que les données de participation soient synchronisées à sa chaîne marketing par le biais de connecteurs, afin d’enrichir et de piloter de façon pertinente ses programmes, listes, et campagnes marketing.