En tête de toute checklist pour organiser un événement se trouve l’indispensable tâche de concevoir et de planifier son événement. Cette étape initiale couvre généralement la définition précise des objectifs événementiels et KPI, la sélection de thèmes pertinents, ainsi que l’établissement d’un rétroplanning et la coordination des aspects budgétaires. Toutefois, un élément vital souvent négligé réside dans l’optimisation de la base de données événementielles.
Avec la participation d’Elisabeth Monjaret (experte en projets digitaux chez Elisabeth Agency), nous vous partageons les meilleures pratiques et questions à se poser pour préparer au mieux la collecte et l’exploitation des données.
L’importance de la collecte de data événementielles
La valeur de la collecte de données et du reporting événementiel est immense, jouant un rôle clé dans la performance des événements. Détenir une base de données événementielles est un début ; cependant, il est crucial de savoir quelles questions poser pour maximiser son potentiel. Ces pratiques sont essentielles non seulement pour atteindre les objectifs fixés (et les KPI) et améliorer la performance des événements, mais également pour mesurer la satisfaction des participants et peaufiner la stratégie marketing événementielle.
Porter une attention particulière aux data événementielles recueillies est crucial pour :
- Personnaliser l’expérience participant.
- Augmenter le taux de participation.
- Mesurer précisément la performance de l’événement et son ROI événementiel (visibilité, notoriété, acquisition, satisfaction ou de chiffre d’affaires).
- Mesurer la satisfaction des participants (feedback, commentaires, interactions sur les réseaux sociaux, etc.).
- Enrichir, mettre à jour et activer ces données dans son CRM (avec Salesforce ou HubSpot par exemple).
11 questions essentielles en matière de données événementielles
Avant de se plonger dans la préparation de l’événement, il est primordial de se poser des questions structurantes :
- Ai-je déjà en ma possession une liste de contacts prête à l’emploi ?
- Quelle est la structure de cette liste ?
- Contient-elle des inexactitudes ou des informations périmées nécessitant des corrections ou des suppressions ?
- Les autres services ou fournisseurs peuvent-ils y accéder facilement et la comprendre ?
- Quelles informations sont indispensables pour l’organisation de mon événement ?
- Quels renseignements additionnels souhaiterais-je obtenir ?
- Est-ce que je cherche à augmenter le volume de mes contacts ou à en rehausser la qualité ?
- Quels indicateurs clés souhaiterais-je recueillir à la fin de l’événement ?
- Comment vais-je utiliser ces données ?
- Quelles informations extraites de l’événement me permettront de raffiner ma stratégie marketing et mes campagnes de communication ?
- Comment maintenir la connexion établie lors de l’événement ?
💡Les conseils d’Elisabeth :
- Intégrer cette vérification dans votre stratégie marketing événementielle est vital. Commencer avec une base de données à jour et fonctionnelle synonyme d’efficacité et de gain de temps.
- Les données collectées durant un événement représentent une ressource pour personnaliser davantage la relation avec vos contacts et cibler avec précision les contenus et offres à leur proposer.
- Il est crucial de considérer à la fois les besoins immédiats de l’événement et les objectifs à long terme pour concevoir un processus d’inscription efficace et succinct.
Les outils de collecte de données événementielles
Il existe de nombreuses manières pour réaliser cette collecte des données :
- Formulaire d’inscription sur le site Internet événementiel pour recueillir des informations de contact en amont.
- Application mobile événementielle pour collecter des données en temps réel sur les usages et les interactions.
- Utilisation des outils de Social Listening pour écouter les réseaux sociaux, suivre les discussions et identifier les tendances autour de l’événement.
- Scan du QR code des badges d’accès pour enregistrer la participation aux sessions et les visites aux exposants.
- Bornes interactives offrant questionnaires, enquêtes, et jeux pour collecter des données et améliorer l’expérience des participants.
- Capteurs et technologies :
- IoT pour suivre le comportement et les déplacements des participants, ainsi que pour mesurer l’affluence.
- De mouvement pour analyser les déplacements et interactions des participants, optimisant l’agencement et la circulation.
- Questionnaires de satisfaction des participants en post-événement pour obtenir des retours et identifier les points forts et à améliorer.
Données et reporting événementiels
Les data événementielles collectées vous permettent de faire des choix judicieux pour vérifier l’atteinte des objectifs événementiels, renforcer votre stratégie marketing événementielle et peaufiner votre événement à chaque étape de son développement.
Avant l’événement
- Taux d’ouverture des emailings et le taux de clic
- Nombre de visiteurs uniques et les pages / rubriques consultées
- Observer les conversations des inscrits sur les réseaux sociaux
Pendant l’événement
- ROI (dépenses engagées versus revenus générés)
- Taux de participation global (pourcentage d’inscrits présents)
- Pourcentage d’internationaux
- Taux de participation spécifiques (participation à des ateliers ou plénières)
Après l’événement
- Temps moyen passé à l’événement
- Taux d’engagement (intérêt, questions, clics, commentaires)
- Nombre de connexions (networking) et rendez-vous pris
- NPS (Event Net Promoter Score) pour la satisfaction des participants
- Evolution du nombre d’abonnés sur les réseaux sociaux
- Chiffre d’affaires de la billetterie
- Bilan comptable de l’événement (budget, dépenses…)
- Nombre de commandes signées
- Visibilité dans les médias par nombre de lecteurs et d’auditeurs
- Montant de la TVA générée, ainsi que la taxe de séjour et la taxe d’aéroport
- Bilan carbone de l’événement par poste événementiel (déplacements, hébergement, restauration, etc.)
- Pourcentage de déchets valorisés
Pour aller plus loin
On a listé toutes les questions à se poser et tâches à effectuer pour organiser son événement de bout en bout dans cette checklist, qui comprend :
- + 430 tâches répertoriées à effectuer à plus ou moins long terme et regroupées en 8 grandes catégories
- 10 professionnels de l’événementiel ayant contribué et donné leurs conseils d’experts
