Émargement, remise de badge, inscription éventuelle à certaines sessions … l’accueil événementiel est le premier point de contact physique avec les participants. Ne pas mettre en œuvre des solutions pour optimiser l’expérience des participants est donc une erreur importante. En effet, il n’y aura pas de 2ème chance pour leur faire une bonne 1ère impression !
Alors, comment organiser et gérer cette phase d’accueil événementiel avec sérénité ? Comment éviter les files d’attente pour accéder à l’événement, les problèmes de badges, ou encore les pertes d’information ? Comment mettre en place un processus d’accueil qui impressionnera les participants dès leur arrivée sur site ?
Voici nos bonnes pratiques !
1. Dématérialiser l’accueil événementiel et dire au revoir aux files d’attente interminables
Quoi de pire qu’un événement présentiel où l’attente pour accéder au lieu d’exposition est interminable ?
Souvent, cette attente est due à un dispositif d’accueil non optimisé, reposant sur des procédés archaïques, manuels et non automatisés.
Il existe pourtant plusieurs bonnes pratiques pour digitaliser pour fluidifier l’accueil des participants.
1) Adapter l’étape de remise du badge
En fonction de la taille de l’événement, les organisateurs ont l’habitude de soit pré-imprimer les badges à l’avance, soit de remettre le badge directement sur le lieu de l’événement.
Pré-imprimer et trier les badges en amont demande de l’organisation et permet d’accelérer l’accueil des participants pour les petits événements. En revanche, il peut représenter un gaspillage de papier et de plastique en cas de no-show notamment.
Après avoir accompagné plusieurs centaines d’organisateurs, l’équipe d’inwink recommande les bonnes pratiques suivantes :
Envoyer aux inscrits un email contenant leurs badges ou QR Code d’accès à l’événement en pièce jointe avant le jour J (2-3 jours avant). Également prévoir plusieurs relances emailing contenant ces badges.
Encourager les participants à pré-imprimer eux-mêmes leurs badges. Selon les audiences, une partie significative des participants se présentera ainsi avec son badge déjà imprimé.
Proposer un dispositif d’impression de badges sur site, à l’accueil de l’événement présentiel, idéalement en libre-service. Ce dispositif permettra de retrouver rapidement le badge de l’inscrit via la saisie de ses informations d’inscription, ou encore en scannant son QR code reçu par email.
2) Dire stop à l’émargement sur liste papier :
Noter la présence d’un participant à la main sur des feuilles volantes qu’il faut ensuite rassembler et repointer à la fin de l’événement : ce mode opératoire est encore trop largement répandu, alors qu’il entraine de nombreux oublis et erreurs de saisie.
Il devient alors impératif de fournir à l’équipe d’accueil sur site un dispositif digital, une application simple d’utilisation, pour fluidifier et simplifier l’émargement.
Cette application permettra aux hôtes et hôtesses d’accueil d’émarger par un simple clic, directement sur un appareil mobile, ou via un scan du QR Code du participant.
Les temps d’attente à l’entrée de l’événement seront alors réduits, et les organisateurs auront de plus la garanti que toutes les données des participants soient consolidées et centralisées au même endroit.
2. Actionner les données issues de l’émargement pour optimiser l’accueil événementiel :
En outillant l’équipe d’accueil d’une application connectée à la plateforme digitale assurant la gestion de l’événement, les organisateurs obtiennent des données de participation en temps réel.
Ils peuvent ainsi capitaliser sur ces données pour fournir différents niveaux d’expérience à la fois aux participants, aux partenaires et aux équipes organisatrices dès le début de l’événement.
1) Envoyer une communication personnalisée aux participants dès leur arrivée :
L’arrivée des participants sur le lieu d’un événement est un moment propice pour leur adresser une communication personnalisée.
En effet, une fois l’émargement effectué, il est possible de paramétrer l’envoi d’emails automatiques contenant un message de bienvenue, un rappel de l’agenda et des horaires des différentes sessions, le plan du site, ou toute information nécessaire au bon déroulement de leur visite.
2) Notifier l’équipe et les partenaires lors de l’arrivée d’un participant :
Qu’ils soient intervenants, partenaires, presse, VIP, etc… réserver un accueil spécifique et personnalisé à certains participants de l’événement présentiel à leur arrivée est possible.
Ainsi, il est utile de programmer des notifications automatiques pour informer les équipes organisatrices et/ou partenaires des arrivées importantes. Ils pourront ainsi savoir, à tout moment, si un de leurs invités est présent ou non à l’événement.
