En tant qu’organisateur, vous savez que le succès d’un événement B2B repose sur bien plus qu’une simple exécution logistique.
En effet, vous mettez en place toute une stratégie événementielle, pour planifier, organiser et gérer l’événement.
Cette stratégie nécessite une compréhension approfondie de votre public cible, de vos objectifs, et des moyens nécessaires pour y parvenir.
Bien pensée et exécutée, elle vous permettra d’assurer votre gestion événementielle, tout en offrant la meilleure expérience possible à vos participants.
Cet article vous donne les 6 étapes pour élaborer une stratégie événementielle efficace et organiser un événement mémorable.
SOMMAIRE
Etape 1 : Définir les objectifs et la cible de votre événement
1) Identifier les objectifs principaux de sa stratégie événementielle
La première étape de toute stratégie événementielle consiste à définir clairement vos objectifs.
Les objectifs dépendront du type d’événement organisé (salon professionnel, congrès, conférence…).
On peut catégoriser les événements B2B selon 4 grands objectifs business :
- 👉 Augmenter la notoriété et bâtir l’image de marque : par exemple BIG de bpifrance.
- 👉 Générer des leads commerciaux qualifiés : par exemple le Digital Benchmark de l’EBG
- 👉 Informer et fidéliser les clients : par exemple le Botify Connect.
- 👉 Dynamiser le réseaux des partenaires et renforcer leurs notoriétés : par exemple le Roadshow de Prestashop.
2) Identifier la cible de l’événement
Le public visé par votre événement peut être composé :
- 👉 de clients,
- 👉 de partenaires,
- 👉 de prospects,
- 👉 de collaborateurs,
- 👉 etc.
Bien connaitre cette cible vous permettra d’adapter votre communication et vos actions.
Etape 2 : Déterminer le bon format d’événement pour sa stratégie événementielle
Le format de votre événement doit être choisi en fonction de vos objectifs et de votre audience.
Voici quelques options :
- 👉 Formats en présentiel : idéaux pour des conférences, salons, ateliers, groupes utilisateurs nécessitant des interactions en face-à-face.
- 👉 Formats digitaux : pour des webinaires, formations en ligne, parfaits pour toucher une audience plus large avec une logistique simplifiée.
- 👉 Formats hybrides : pour augmenter la taille de l’audience en fournissant la possibilité à certains participants de suivre à distance.
Pourquoi opter pour la digitalisation de son événement ? On expose les 5 questions à se poser dans cet article.
Etape 3 : Définir le budget de son événement
1) Evaluer tous les postes de dépenses à prendre en compte
La gestion du budget est une composante essentielle de votre stratégie événementielle. En effet, ce budget vous guidera dans la préparation pour faire des choix avisés sur la sélection du lieu, des prestataires, …
Il est donc nécessaire d’identifier tous les couts principaux à inclure dans le budget de son événement :
- 👉 La location du lieu,
- 👉 La restauration,
- 👉 La décoration, le mobilier et les aménagements,
- 👉 Les conférenciers et les intervenants,
- 👉 Les technologies utilisées pour gérer l’événement : site internet, application événementielle, billetterie, scan de badges…
- 👉 La communication et le marketing,
- 👉 Etc.
2) Estimer le Retour sur Investissement (ROI) :
L’estimation du ROI d’un événement B2B implique une évaluation détaillée de ses retombées financières directes. Cela peut inclure les revenus générés par les inscriptions et les ventes ou partenariats réalisés grâce à l’événement entre autres.
Au-delà des aspects financiers, il est crucial de mesurer les impacts qualitatifs :
- 👉 L’augmentation de la notoriété de la marque, observable par une hausse des mentions sur les réseaux sociaux par exemple.
- 👉 La fidélisation des clients, mesurée par le taux de rétention et l’engagement post-événement.
- 👉 Etc.
Estimer le ROI événementiel permet d’affiner le budget de l’événement. En effet, celui-ci se mesure avec le calcul suivant : ROI = Résultats / Coût.
Etape 4 : Définir les KPI Événementiels
1) Identifier les indicateurs clés de performance (KPI)
Les KPI sont indispensables pour mesurer le succès de votre événement. Ils peuvent être de 2 sortes :
- 👉 Les KPI quantitatifs : Nombre de participants, leads générés, taux de conversion.
- 👉 Les KPI qualitatifs : Niveau de satisfaction des participants, renforcement de la notoriété.
On vous donne 9 KPI événementiels à suivre dans cet article.
La réussite ou non de votre stratégie événementielle reposera sur ces KPIs. C’est pour cela qu’il est important de déterminer les plus cruciaux pour votre événement dès le démarrage de sa préparation.
2) Utiliser les KPI pour ajuster la stratégie en temps réel
Utiliser les KPI en temps réel permet d’ajuster la stratégie événementielle de manière proactive pour maximiser le succès de l’événement.
En surveillant des indicateurs comme le taux de participation ou l’engagement des participants, vous pouvez identifier ce qui fonctionne ou non.
Par exemple :
- 👉 Si vous voyez que le nombre d’inscrits n’augmente pas, allouez plus de budget aux campagnes et stratégies marketing.
- 👉 Si une session voit son audience diminuer, ajustez immédiatement le programme ou renforcez la communication autour des moments forts.
Ces ajustements en temps réel garantissent un meilleur retour sur investissement de vos actions marketing et optimisent ainsi les résultats globaux de l’événement.
Etape 5 : Mettre en avant le programme de son événement
1) Élaborer le contenu de l’événement, un des piliers de sa stratégie événementielle
Le contenu est le cœur d’un événement. C’est ce qui donnera envie aux participants de s’inscrire.
Pour établir son programme événementiel, vous devez :
- 👉 Travailler sur le déroulé de l’événement au global : en définissant la programmation, les animateurs, le format et le timing des sessions, …
- 👉 Approfondir le contenu de chaque session : en affinant en fonction du thème de l’événement et des formats choisis.
- 👉 Choisir les intervenants : en identifiant des experts de votre secteur qui pourront apporter de la valeur aux sessions proposées.
On vous donne les bonnes pratiques pour créer son programme événementiel dans cet article.
2) Planifier également les temps forts et moments clés
Les moments de pause et de networking sont aussi importants que les conférences elles-mêmes.
Ainsi :
- 👉 Prévoyez dans votre programme des moments dédiés au networking et aux échanges entre participants,
- 👉 Planifiez des pauses et moments de détente pour maintenir l’attention et l’énergie des participants.
3) Communiquer efficacement sur le programme
Une fois le programme de l’événement défini, assurez-vous d’en assurer la promotion à plus ou moins long terme.
Pour maximiser cette promotion, voici quelques canaux par lesquels mettre en avant le programme de son événement :
- 👉 Emailing,
- 👉 SMS,
- 👉 Médias traditionnels : radios, télévision, affichages,
- 👉 Social Media : LinkedIn, Facebook, X, Instagram, Tik Tok, …
- 👉 Influence,
- 👉 Relations publiques,
- 👉 Etc.
Une communication multi-canal assure que vos contenus soient visibles au maximum par votre public cible.
Etape 6 : Coordonner la logistique de l’événement
La logistique de l’événement fait bien sûr partie intégrante de votre stratégie événementielle.
Elle joue un rôle central dans le succès de votre manifestation. En effet, c’est bien connu, lors d’un événement, chaque détail compte pour offrir une expérience mémorable aux participants !
Pour coordonner votre logistique événementielle, vous devez vous pencher sur la coordination de plusieurs éléments :
- 👉 L’aménagement de votre événement
- 👉 La restauration
- 👉 Les équipements techniques
- 👉 L’audiovisuel
- 👉 Les photographes
- 👉 La sécurité
- 👉 L’accueil événementiel
- 👉 Etc
