Vous organisez un bel événement plusieurs mois à l’avance, investissez du temps et de l’argent dans sa préparation.

Il est naturel que vous souhaitiez ardemment voir le plus grand nombre de vos invités présents le jour J !

Si le taux de no-show, hantise des organisateurs d'événements présentiels, n’est plus une obsession pour les événements digitaux, rassembler toutes les personnes pour qui vous avez pensé l’événement reste un critère clé pour mesurer le succès d’une opération événementielle.

Selon le type d’événement que vous organisez, les objectifs de présence et le taux de no-show (nombre d’inscrits absents le jour j / nombre total d’inscrits) que vous pouvez prévoir sont différents.

Il existe cependant quelques bonnes pratiques partagées que vous pouvez déployer pour maximiser la présence sur vos événements, présentiels comme digitaux. Nous vous les livrons dans cet article.

Gardez vos inscrits intéressés jusqu’au jour J, grâce à des communications pertinentes

La phase d’inscription est la première étape clé dans l'organisation d’un événement.

Les efforts marketing à fournir pour convertir les audiences ciblées en inscrits sont parfois importants : campagnes d'invitations, relances, campagnes d'acquisition marketing, dispositifs de cooptation, achats de médias, relais via ses partenaires, etc.

Découvrir toutes les façons de promouvoir votre événement dans notre article dédié

Mais, une fois que les personnes invitées se sont effectivement inscrites, la course est loin d'être terminée ! Il peut être nécessaire de redoubler d'efforts dans la dernière ligne droite.

Pour cela, ne résumez pas la relation avec les inscrits à de simples échanges transactionnels (message de remerciement, confirmation d'inscription, e-mail de rappel...). Voici quelques idées pour transformer vos inscrits passifs en participants engagés.

1 - Onboardez les nouveaux inscrits pas à pas

La phase d'inscription doit être simple et légère, via un formulaire d'inscription intuitif, rapide à compléter, et avec un nombre limité de champs à renseigner. Ce n’est pas le moment optimal pour collecter des informations qualifiées sur l’inscrit.

Une qualification plus précise des inscrits peut en revanche être accomplie par la suite.

Il est plus efficace d’inviter les inscrits à se créer un compte personnel et à enrichir leurs profils après l'étape d'inscription : création d’une fiche contact, personnalisation de l’agenda, inscription à des ateliers, accès au networking participants...

Ainsi, chaque profil sera enrichi par des informations plus complètes : comptes réseaux sociaux, objectifs de participation, centres d'intérêts,...

Cette approche qui propose à l’inscrit de personnaliser son expérience, permettra de l’impliquer davantage dans l'événement.

2 – Segmentez vos listes d’inscrits pour personnaliser leur expérience

Parce que chaque participant a des objectifs et des attentes qui lui sont propres, la personnalisation de l’expérience peut s'avérer décisive dans la construction de la relation organisateur-participant.

La création de catégories de participants permet de créer des listes de communication pertinentes.

Cette segmentation peut se baser sur plusieurs critères : type de billet commandé, type d'entreprise, intitulé du poste, fonction du participant, catégorie du participant (VIP, 1ère participation, etc.)...

Libre à vous de créer ensuite le scénario le plus adapté à chaque catégorie de participant, et d'adresser les contenus qui capteront l’attention.

3 – Définissez la bonne fréquence de communication avec les inscrits

Le choix de la fréquence des communications est une décision importante, entre la volonté de bien informer et le risque de « spammer » les inscrits.

Pourtant, selon notre expérience, la majorité des inscrits sont enthousiastes à l'idée de recevoir des informations sur l’événement, pour autant que celles-ci soient bien ciblées.

En communicant à bon escient, vous entretenez la conversation avec vos inscrits, vous les aidez à mieux préparer leur venue, et vous réduisez le risque que votre événement ne passe en priorité secondaire.

Bien que l'email reste le moyen le plus efficace pour communiquer avec les inscrits, il peut être astucieux de diversifier les canaux de communications : réseaux sociaux, campagnes de remarketing...

Veillez bien à mettre en place un système opt-in / opt-out en conformité au RGPD afin que chaque inscrit puisse librement choisir ses préférences en termes de rythme des communications.

Faites rêver vos participants : le contenu de l’événement doit attiser la curiosité et convaincre vos inscrits de venir

Bien entendu, certaines raisons de non-participation à un événement ne sont pas maîtrisées par l'organisateur : impératif professionnel ou personnel, problème de transport pour les événements présentiels…

Mais d’autres raisons peuvent être évitées. A vous d’assembler les meilleurs arguments pour convaincre vos inscrits de prendre la bonne décision : participer à votre événement !

Pour renforcer l'engagement des inscrits à mesure que votre événement approche, plusieurs leviers sont à votre disposition.

1 – Partagez des contenus qui inspirent vos inscrits

Que partager avec vos inscrits ? L’objectif est de maintenir leur curiosité éveillée. Vous chercherez donc à faire du « teasing » en révélant petit à petit des éléments d’intérêt de votre événement.

Vous pouvez donc présenter les intervenants, le contenu des conférences ou atelier, les parcours thématiques prévus, les éléments originaux que vous avez imaginés pour l’événement…

Les professionnels participent à des événements pour apprendre, s'informer sur les tendances de leurs industries, rencontrer des experts de leurs domaines, etc.

Pensez chaque mise à jour du programme, chaque confirmation d'intervenant, comme des arguments décisifs. Et partagez ces informations au compte-goutte en anticipation de l’évènement pour tenir en haleine votre audience !

Vos intervenants et vos partenaires peuvent être de bons ambassadeurs. Profitez de leur notoriété pour relayer vos annonces, et valoriser plus encore le programme de votre événement.

2 – Mettez en avant les opportunités de networking

Les opportunités de rencontres professionnelles sont un attrait fort de tout événement BtoB, que ce soit pour créer de nouvelles opportunités commerciales ou pour développer son réseau de contacts.

Que votre événement soit présentiel ou digital, mettez en avant les opportunités de networking et de rencontres professionnelles auprès de vos inscrits.

Avec une solution comme inwink, vos inscrits peuvent prendre des rendez-vous business avec des partenaires en préparation du jour J. Ils peuvent aussi s’appuyer sur l’algorithme de matchmaking pour identifier les autres participants avec qui ils sont susceptibles d’avoir des intérêts communs forts. Ils pourront enfin, le jour J, networker avec leurs pairs, les intervenants ou les partenaires – que ce soit en face à face, ou sur les tables de networking en ligne.

Tous ces éléments sont des arguments à mettre en avant dans votre communication auprès de vos inscrits.

3 – Créez des événements dans l'événement

Des événements spécifiques au sein de l’événement peuvent apporter un plus au participant, que ce soient des workshops interactifs, des rendez-vous one-to-one, une soirée sur invitations, une conférence de presse, une table ronde, un cocktail de networking, etc.

Vous organisez un événement digital ou hybride ? C’est une belle occasion de communiquer auprès de vos inscrits. Partagez-leur du contenu tutoriel qui met en avant les innovations de votre format, en vidéo par exemple, ou bien avec des captures d’écran. Vous prévoyez un networking chat roulette, des parcours thématiques définis pour chacun par un algorithme, des sessions live interactive ? Ce sont autant d’éléments de teasing à partager avec vos inscrits.

Créez l’événement et un sentiment d’exclusivité auprès de vos inscrits : votre événement est immanquable ! Et même si votre contenu sera disponible en replay après coup, l’expérience sera incomparablement moins riche que si il vient le jour J.

                                                         

 

Votre événement vaut le coup ! En vous appuyant sur ces quelques bonnes pratiques, ainsi que sur une plateforme événementielle qui vous permette d’activer tous les leviers, vous pouvez maximiser la présence sur vos événements.

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