L’événement hybride conjugue digital et présentiel pour offrir aux participants, aux partenaires et aux organisateurs le meilleur des deux mondes. 

Vous débutez en événement hybride ? Découvrez notre article Evénement hybride : définition, avantages, exemples

Alors que le format hybride se trouve propulsé sur le devant de la scène, la question qui préoccupe tous les organisateurs d’événements est simple : comment réussir son événement hybride ? 

Pour y répondre, nous avons eu le plaisir de recevoir Caroline Roullet, la directrice marketing de Vivatech, LE plus grand événement tech européen, ayant eu lieu pour la première fois en format hybride cette année avec inwink. 

Visionnez l’intervention de Caroline Roullet

 

Une année 2021 incertaine pour VivaTech

Suite à l’annulation de l’événement en 2020, et avec une année 2021 très touchée par la crise sanitaire et économique, VivaTech se trouvait dans un contexte incertain au début de l’année 2021.

En tant qu’événement tech, le déploiement sur le digital semblait logique et aligné avec le positionnement même de la marque. Cependant, les équipes organisatrices étaient également convaincues de la force du rassemblement physique, du lien humain et de l’émotion propre aux rencontres en personne.

C’est pourquoi Viva Technology a fait le choix en 2021 de se lancer sur un format d’événement hybride.

Les objectifs de l’hybride pour VivaTech

Pour les équipes en charge de l’organisation, l’hybride répondait à plusieurs objectifs :

Décupler la dimension internationale de l’événement

« L’année dernière c’était très compliqué d’envisager de faire venir des Américains, par exemple, à Paris. On a donc eu besoin de la dimension digitale pour les rallier au dispositif. Par ailleurs, c’était une opportunité de décupler notre reach et d’aller chercher des audiences plus larges. » Caroline Roullet, directrice marketing Viva Technology.

Continuer à apporter une expérience utilisateur riche, complète et premium

« Pour nous, intégrer une brique digitale était à la fois un moyen d’enrichir l’expérience des visiteurs en physique et de créer une expérience en ligne 100 % nouvelle sans chercher à répliquer le physique sur le digital. » Caroline Roullet

Répondre aux attentes fortes des exposants

« Nos exposants sont primordiaux. Ils avaient besoin de continuer à voir dans VivaTech des opportunités de collaboration business et des opportunités de valoriser leurs innovations et leurs technologies. » Caroline Roullet

 

Les grands piliers de cette édition hybride

Pour répondre à ces objectifs, VivaTech a déployé un dispositif en ligne, pour compléter et élargir le volet présentiel de l’événement, basé sur plusieurs grands piliers :

Des formats de conférence réinventés et enrichis online

« Nous nous sommes inspirés des codes de la télévision, des réseaux sociaux et du sport notamment, pour repenser entièrement le format des conférences en ligne. Nous y avons associé un ensemble d’outils pour jouer l’interactivité.

En plus de cela, nous avons lancé une chaine d’infos en continu, tourné sur place en direct et diffusé uniquement en ligne. » Caroline Roullet

Le cœur de la proposition de valeur physique existe aussi en ligne

« Nous avons volontairement refusé de rentrer dans la modélisation 3D de l’espace exposant. A la place, nous avons offert aux exposants et au start-ups la possibilité de mettre en avant des contenus riches, accessibles depuis des pages listing, un format plus adapté aux usages web. Cela leur permettait de valoriser leurs innovations, leur écosystème et les interventions tenues sur l’événement. » Caroline Roullet

Un accompagnement du visiteur renforcé depuis la homepage

« En ligne, les visiteurs ont tendance à partir vite et se lasser vite. Il faut très vite leur donner la bonne information au bon moment, au bon endroit pour capter leur attention. Nous avons donc fait un travail important pour accompagner les visiteurs dès la homepage. » Caroline Roullet

Des moyens d’expression complémentaires pour les exposants

« Nous avons permis aux exposants de gérer leur stand virtuel le plus customizable possible pour qu’ils puissent le mettre à leurs couleurs et à leur marque en termes de contenu. Nous leur avons mis à disposition un dispositif de lead generation, leur permettant de générer des opportunités commerciales. » Caroline Roullet

Un networking tourné vers le ROI

« Sur la partie présentielle, les zones de networking ont été renforcées et repensées par cible. En digital, nous nous sommes appuyés sur des innovations proposées par inwink : le matchmaking paramétrable par algorithmie, les tables de networking, les speed meetings… » Caroline Roullet

Les apprentissages de cette première édition hybride

Caroline Roullet retient 6 apprentissages clés de cette première édition hybride de VivaTech :

  • ✔️ L’hybridation est un modèle pérenne
  • ✔️ Il est essentiel de maintenir des live
  • ✔️ Il faut définir des objectifs clairs en début de projet
  • ✔️ Il ne faut pas sous-estimer un projet digital
  • ✔️ L’UX-UI joue un rôle central
  • ✔️ Il faut s’entourer des bons partenaires !

Apprenez-en plus sur les leçons de VivaTech 2021, en visionnant le témoignage de Caroline Roullet !

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