L’organisation d’un événement hybride peut-être un projet intimidant.

Auprès des clients que nous accompagnons, nous avons beaucoup appris dans les derniers mois, sur les bonnes pratiques et les écueils à éviter pour organiser un événement hybride réussi.

Dans cet article, nous vous livrons 5 conseils pour vous guider dans l’organisation de votre premier événement hybride, afin que tous les participants et les parties prenantes passent un moment d’exception.

 

Conseil #1 : Fixez-vous des objectifs clairs et tenez-les

Ce conseil peut sembler relever du bon sens, et il s’applique pour n’importe quel type de projets, certes. Mais, dans le cadre d’un événement hybride, il est la clé du succès !

Un événement hybride, avec ses composantes présentielles et ses composantes digitales, c’est finalement 2 événements en un. L’univers de possibles est très vaste pour définir ce que sera VOTRE événement.

Six grandes dimensions sont à définir dès de début du projet pour savoir quelles directions vous souhaitez prendre, en fonction de votre objectif final : le timing, le (ou les lieux), l’audience, les partenaires, le networking et le contenu.

Lire l’article : Les 6 dimensions de l’événement hybride

La définition de ces 6 dimensions, en fonction du besoin initial exprimé, seront pour l’organisation de l’événement un cap à garder en permanence, et auquel toujours se référer.

 

Conseil #2 : Approche, technologie… n’hésitez pas à INNOVER

Pour réussir la réconciliation entre physique et digital, nous vous recommandons de vous appuyer sur l’innovation, tant dans l’approche que dans la technologie.

L’événement hybride est un format nouveau, le champ des possibles est donc à explorer ! Testez des idées, soyez innovant.

Innover dans l’approche, cela veut dire que vous pouvez repenser l’expérience entièrement, plutôt que de reproduire à l’identique ce que vous faisiez auparavant en présentiel ou en digital.

Ainsi, certaines choses que vous n’osiez pas faire auparavant deviennent envisageables, voire recommandées ! Par exemple diffuser en live dans une salle de conférence une session d’un speaker pré-enregistrée, ou bien organiser plusieurs événements satellites en physique diffusant en temps réel une conférence donnée dans un endroit central, pour multiplier les opportunités de networking sans avoir à multiplier les déplacements des intervenants.

Par ailleurs, d’un point-de-vue technologie, vous avez tout intérêt à vous appuyer sur des plateformes technologiques qui proposent des fonctionnalités innovantes. On pense par exemple aux speed meetings sur le volet digital de votre événement hybride.

 

Conseil #3 : Gardez toujours l’audience digitale en tête

Le volet digital de votre événement hybride va certainement s’appuyer, au moins en partie, sur les contenus de sessions présentielles.

Pour que l’expérience soit réellement globale et inclusive pour toutes les audiences (en ligne et en physique), il est important de garder toujours en tête le point-de-vue de l’audience digitale lorsque vous pensez les différentes composantes de l’événement.

Cela peut se jouer à quelques détails simples : demander aux présentateurs présentiels de prendre un instant pendant le début de l’intervention pour regarder directement la caméra et s’adresser directement aux participants digitaux pour leur souhaiter également la bienvenue.

Vous pouvez aussi demander au présentateur de parler de l’audience en ligne aux participants présents sur place, en leur disant par exemple régulièrement le nombre de participants connectés, et les pays d’où ils participent.

Vous pouvez enfin prévoir d’intégrer des questions posées sur le chat en ligne à la session de questions réponses à l’issue de l’intervention.

 

Conseil #4 : Maintenez des sessions live, mais profitez aussi des autres possibilités 

Les conférences live ont un réel impact sur les performances de l'événement, et notamment sur l’attrait pour les participants digitaux.

Même si diffuser en temps réel sur l’événement en ligne les sessions qui ont lieu en présentiel demande une préparation nouvelle et élaborée (scénarisation, tournage par des équipes professionnelles, et génération d’un flux vidéo live), c’est ce qui rend l’événement unique et créée un vrai enthousiasme autour des interventions.

Nous vous recommandons donc, lorsque c’est réalisable, de garder des moments de live dans votre événement hybride.

Cependant, on l’a dit, l’hybride permet aussi de varier les formats, et de s’ouvrir à d’autres types d’approche. C’est pourquoi, autour des moments en direct, vous pouvez jouer également avec des sessions disponibles à la demande, en simulive, etc., aussi bien sur la partie présentielle que sur la partie digitale.

 

Conseil #5 : Choisissez une plateforme réellement pensée pour l’hybride

Last but not least, ne faites pas l’économie d’une plateforme technologique à a pointe, conçue de bout en bout pour l’hybride (au lieu de vous appuyer sur plusieurs briques assemblées à la va-vite, ce qui ne vous causera que des ennuis le jour J).

Un événement hybride, ce sont 2 événements en un. La complexité et le coût de l’organisation s’en ressentent nécessairement. C’est pour cela qu’il est essentiel de choisir une plateforme unique qui s’adapte aux deux formats (en ligne et en physique) de façon naturelle, pour vous simplifier la vie.

Une plateforme adaptée, c’est une plateforme ayant été pensée pour l’hybride dans ses fonctionnalités : de l’inscription à la prise de rendez-vous business, dans la manière de diffuser les sessions en ligne, dans la continuité d’expérience entre les deux volets pour les participants, etc.

Il est important de vous entourer d’un partenaire de confiance, qui, au-delà de proposer une technologie irréprochable et un accompagnement stratégique, vous permet de faire TOUT ce que vous voulez. Car on l’a vu, l’hybride ce sont des possibilités démultipliées. Il ne faut pas que la plateforme que vous choisissez vous bride dans vos envies et vos idées.

 

Conseil bonus

En conclusion, un dernier conseil, pour la route : lancez-vous !

Aujourd’hui, on observe un réel engouement des participants pour la reprise des événements physiques, couplé à la possibilité pour les organisateurs de démultiplier le reach de n’importe quel rendez-vous présentiel en ajoutant un volet digital.

Alors ne vous privez pas de faire d’une pierre deux coups : combinez l'excitation traditionnelle d'un événement physique et les possibilités et améliorations apportées par la diffusion des événements en ligne.

 

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