Engagement participant et visibilité : faire de vos participants des acteurs, puis des relais de votre événement

On mesure souvent l’engagement participant à travers le taux d’ouverture des e-mails ou au taux de connexion à une plateforme. Des indicateurs utiles, oui, mais qui passent à côté de l’essentiel : l’engagement se construit tout au long du parcours participant.

Et c’est pendant l’événement que le participant est, par nature, le plus mobilisé. Il est présent, disponible, réceptif.

Il y a une autre raison de s’intéresser à ce pic d’attention. Le vrai plafond de visibilité d’un événement c’est le fait que l’organisateur communique seul, vers une audience qu’il connaît déjà : ses abonnés, sa base de contacts. Or, à côté de ce cercle, il y a une autre force de frappe, largement sous-exploitée : les participants eux-mêmes.

Engagement et visibilité sont donc les deux faces d’un même mouvement : un participant à qui on donne les moyens d’agir devient, souvent sans qu’on le lui demande, un relais de l’événement.

Cet article suit le parcours participant, avant, pendant et après le jour J, avec trois outils pour rendre les choses concrètes : Shary.events, KwizzLive et Memento Photo. Il existe énormément de prestataires sur le marché mais on a choisis ces solutions parce qu’on travaille avec eux et qu’on voit ce qu’ils changent sur le terrain, chacun à un moment différent du parcours.

Donner au participant les moyens d’agir

Pendant longtemps, la logique événementielle a été descendante. L’organisateur construisait un programme, définissait un parcours et diffusait ses communications.  Le participant recevait une expérience pensée pour lui, mais rarement construite avec lui.

Ce modèle montre aujourd’hui ses limites, pour une raison de fond : il traite tous les participants de la même façon, alors que chacun vient avec ses propres objectifs. On ne cherche plus à occuper le participant, on lui donne les moyens d’agir. Et c’est précisément là que naît l’engagement.

L’application mobile, fil conducteur de l’expérience

L’application mobile événementielle a deux utilités.

La première est pratique : aider à s’orienter, à décider vite, à ne rien manquer de ce qu’on a prévu.

La seconde est plus subtile, mais c’est elle qui crée l’engagement : donner envie de revenir sur l’application. Comment ? Avec une recommandation pertinente, un contenu personnalisé ou une petite gratification à chaque ouverture.

Au final, une application purement utilitaire est consultée par obligation ; une application vivante, par envie.

La force du réseau de vos participants

Un organisateur, c’est un compte, une page, une base d’e-mails. Une audience déjà acquise, qu’il recontacte à chaque campagne. Utile, mais fermée : ce sont toujours à peu près les mêmes personnes.

Tandis qu’un participant qui parle de votre événement touche sa propre audience. Et à l’échelle d’un salon ou d’un congrès, cela représente des centaines, parfois des milliers de réseaux que vous n’atteindrez jamais par autrement.

Partage massif sur LinkedIn pour annoncer la présence à
l’événement Paris Event Forum

À cet effet de portée s’ajoute un avantage souvent décisif : la crédibilité.

Une publication d’organisateur est lue pour ce qu’elle est, un message promotionnel, avec la distance qu’on réserve à toute communication de marque. Quand quelqu’un annonce sa présence à un événement ou partage une photo de sa journée, son réseau ne lit pas une publicité. Il lit un signal : « cet événement mérite qu’on s’y déplace ».

C’est une recommandation implicite, portée par une personne réelle, auprès de gens qui lui font confiance.

Un contenu qui donne envie d’être partagé

Reste la vraie question opérationnelle : un participant partage lorsqu’il a sous la main un contenu qui a de la valeur pour lui, et qu’il peut publier sans effort. C’est à ce moment-là que beaucoup d’organisateurs comptent sur le partage spontané. Or tous les contenus ne se valent pas de ce point de vue.

Deux moments s’y prêtent particulièrement bien : avant l’événement, pour annoncer sa présence, et pendant ou juste après, pour raconter ce qu’on y a vécu. Reste la session elle-même, où tout se joue en direct et où l’enjeu est un peu différent. C’est dans cet ordre qu’on va les prendre.

Avant l’événement : préparer, se projeter, annoncer sa présence

Préparer son parcours, c’est déjà s’engager

Quand un participant prend le temps de sélectionner les sessions qui l’intéressent, solliciter des rendez-vous de networking ou mettre en favoris les exposants qu’il souhaite rencontrer, il ne fait pas que s’organiser. Il s’investit et projette sa présence.

À l’inverse, le participant moins organisé découvre l’événement de façon flottante et repart souvent avec le sentiment diffus d’être passé à côté.

VivaTech en offre une bonne illustration : l’expérience commençait dès l’inscription.

Depuis l’application de l’événement, chaque participant pouvait :

• compléter son profil,
• préciser ses jours de présence,
• renseigner ses centres d’intérêt.

À partir de ces informations, il recevait des recommandations de sessions, d’exposants et de contacts, accompagnées d’un score de pertinence. Le participant ne partait donc pas de zéro : il arrivait avec un parcours déjà structuré, qu’il n’avait plus qu’à affiner.

Autrement dit, il pouvait être acteur de sa propre participation.

La bannière d’annonce de présence sur LinkedIn

Un participant, un exposant ou un intervenant qui annonce sa présence sur LinkedIn crée un premier signal, au moment où votre événement cherche encore à recruter des inscrits. Le problème, c’est que peu de gens le font spontanément : trouver un visuel, l’habiller aux couleurs de l’événement, rédiger un texte. Trop d’étapes, donc peu de passages à l’acte.

C’est précisément pour lever cette friction qu’a été créé Shary.events. L’organisateur y crée des bannières aux couleurs de son événement, puis diffuse, souvent par e-mail, un lien unique à ses participants, exposants et intervenants.

Chacun génère sa bannière « je partage ma présence » en moins d’une minute, texte pré-rempli, et la publie sur LinkedIn en un clic.

Pour l’organisateur, l’intérêt est direct. Chaque exposant qui prévient de sa présence sur stand, chaque intervenant qui annonce son intervention, devient un point de visibilité supplémentaire, au moment le plus utile du cycle : la phase de promotion de l’événement.

Pendant l’événement : guider sans imposer, interagir en direct

L’application comme boussole

Le jour J, l’application événementielle devient une véritable boussole pour retrouver l’agenda avec le programme, les sessions… Mais cette application ne crée pas l’engagement à elle seule. L’engagement passe aussi par l’interaction dans l’événement : poser une question à un intervenant, réagir à une session ou échanger un message avec un autre participant.

Et parfois, des outils peuvent aider à déclencher ces interactions, voire à en créer de nouvelles. Deux exemples nous semblent particulièrement parlants, et ils ne se jouent pas au même moment : l’interaction pendant la session, et le souvenir qu’on en garde ensuite.

Quiz et sondages en direct : l’exemple de KwizzLive

Une session, aussi bien préparée soit-elle, reste souvent une expérience descendante : un intervenant parle, une salle écoute. L’enjeu désormais, c’est de faire passer une partie du public d’un rôle d’auditeur à un rôle d’acteur.

Et pour cela, il existe KwizzLive. C’est une plateforme de quiz et de sondages en direct, actuellement en bêta.

Elle permet de créer des quiz à choix multiples, des sondages, des nuages de mots ou des questions ouvertes, personnalisables aux couleurs de l’événement.

Sur scène, les résultats s’affichent en temps réel sur grand écran. Plusieurs modes de diffusion sont possibles, selon le rythme voulu par l’intervenant :

• manuel, l’animateur fait défiler les questions lui-même, et garde la main sur le tempo ;
• libre, chaque participant avance à sa vitesse ;
• chronométré, chaque question a une durée définie à l’avance.

Pendant et après l’événement : le souvenir personnel

La photo devient à la fois :

• une preuve de sa participation ;
• un souvenir d’un moment vécu ;
• un contenu valorisant qu’il peut conserver ;
• un support qu’il peut choisir de partager.

À noter que cela profite aussi aux autres parties prenantes : les sponsors récupèrent facilement les photos où apparaissent leur stand ou leur logo, et les intervenants retrouvent celles de leur prise de parole. Autant de contenus qui, eux aussi, ont vocation à circuler.

Après l’événement : du souvenir au partage

Une fois l’événement terminé, l’expérience ne s’arrête pas pour autant. Une communication post-événement bien pensée peut aider le participant à revenir vers plusieurs contenus et à prolonger la valeur de sa participation au-delà du jour J.

Mais tous les contenus ne prolongent pas l’expérience de la même manière. La photo joue ici un rôle particulier puisque si elle est réussie, elle peut naturellement donner envie d’être partagée sur les réseaux sociaux.

Le participant ne le fait pas uniquement pour promouvoir l’organisateur ou l’événement. Il le fait d’abord parce que le contenu a de la valeur pour lui et qu’il souhaite raconter un moment de son expérience. Cette dimension émotionnelle contribue à prolonger la relation entre le participant, l’événement et l’organisateur.

Ce que l’organisateur y gagne

Le suivi des KPIs de communication est aujourd’hui un point clé pour les équipes organisatrices et marketing. Et contrairement à une idée reçue, une communication qui circule en dehors des canaux de l’organisateur n’est pas pour autant impossible à mesurer.

Que ce soit Memento Photo, Shary.events ou KwizzLive, ces outils peuvent produire leurs propres indicateurs. Et dès qu’il y a des chiffres, l’événement peut être davantage valorisé auprès des sponsors et de la direction.

À cela s’ajoute un bénéfice plus indirect : parce que ces outils sont intégrés au site ou à l’application de l’événement, chaque participant qui vient récupérer ses photos y génère aussi du trafic, et retombe sur le programme, les exposants ou les replays.

Conclusion

L’engagement participant ne se résume pas à une interaction ponctuelle pendant l’événement. Il se construit et se prolonge au-delà du jour J. Agenda personnalisé, recommandations, interactions ou photos répondent à une même logique : donner au participant des raisons d’agir, de revenir et de partager son expérience.

L’organisateur passe alors d’un rôle d’émetteur à celui de facilitateur : il crée les conditions pour que la visibilité se génère d’elle-même, à travers les participants.

Quant aux outils cités ici, ce sont des exemples, pas une short-list. D’autres solutions couvrent les mêmes usages, et le raisonnement ne change pas : repérer le moment où l’envie de partager existe déjà, puis retirer ce qui l’empêche.