Que vous lanciez votre premier programme de business meeting ou que vous cherchiez à optimiser l’existant, certaines actions menées avant, pendant et après votre événement peuvent faire toute la différence.
Certains organisateurs d’événements ont déjà mis en place une plateforme de business meeting. Mais entre l’installation et un programme qui fonctionne vraiment, il y a souvent un écart. La plupart du temps, il tient à trois choses : la timeline, l’anticipation et l’accompagnement humain.
C’est ce que Cristel Alzay, dirigeante d’UnLienCtout, et Arnaud Boisson, directeur associé chez BBCM, ont partagé lors de notre dernier Event Techs Place lyonnais. Voici le rétroplanning qu’ils appliquent sur leurs événements.
M-6 : Identifier et recruter les bons profils
Premier jalon de ce rétroplanning, et non des moindres : identifier et recruter les bons profils.
Bien avant d’ouvrir votre plateforme de business meeting, une question s’impose : qui voulez-vous avoir dans votre programme ? Souvent, ce sont les profils les plus attractifs qui conditionnent l’engagement des autres. Si ce n’est pas encore fait, commencez par eux.
Pour les organisateurs qui proposent un format donneurs d’ordre / sous-traitants, c’est encore plus vrai. Sans acheteurs identifiés et engagés en amont, difficile de convaincre les prestataires de s’inscrire et encore moins de compléter leur profil sérieusement.
C’est d’ailleurs l’approche que Cristel Alzay applique depuis plusieurs années sur ses conventions d’affaires :
On commence à aller chercher les donneurs d’ordre 6 mois avant l’événement. Quand on dit qu’il y a Airbus, Safran ou Thales, c’est sûr que ça fait venir les sous-traitants.
Cristel Alzay, Dirigeante, UnLienCtout
💡 À retenir : ne cherchez pas à remplir votre programme avec un maximum de participants. Concentrez-vous d’abord sur les profils qui vont donner envie aux autres de s’inscrire.
M-2 : Lancer la plateforme et accompagner les exposants
Six semaines avant l’événement, c’est le moment de lancer la plateforme. Ce délai permet de travailler en plusieurs temps : complétion des profils d’abord, ouverture des demandes de rendez-vous ensuite, relances ciblées enfin.
Les exposants doivent compléter leur profil avant que les visiteurs accèdent à la plateforme. C’est la condition principale pour que les suggestions de rendez-vous soient pertinentes dès l’ouverture.
S’ensuit alors une phase clé : accompagner les exposants dans la prise en main de la plateforme et leur montrer concrètement ce qu’ils ont à y gagner. Dans l’idéal, un contact direct par téléphone, WhatsApp ou SMS reste le plus efficace. Mais tout dépend de la taille de l’équipe dédiée pour cela. Un email personnalisé, bien construit, peut déjà faire une vraie différence. Ce premier lien, c’est aussi le début d’une confiance réciproque, qui sera précieuse le jour de l’événement.
Dès que l’exposant arrive sur la plateforme, on prend contact avec lui. On lui présente le service, les avantages, pourquoi il faut qu’il l’utilise. Et on lui dit concrètement qui il va avoir en face de lui.
Arnaud Boisson, Directeur associé, BBCM
M-1 : Ouvrir les demandes de rendez-vous et monitorer
Les agendas commencent à se remplir. Dès l’ouverture des demandes de rendez-vous, le suivi devient quotidien. Via le back office de votre plateforme, suivez en temps réel où en est chaque participant :
- qui a envoyé des demandes,
- qui n’a pas encore répondu,
- quels profils sont peu actifs.
C’est ce pilotage régulier qui permet de déclencher les bonnes relances au bon moment. C’est aussi à cette étape qu’il faut identifier les participants peu engagés, c’est-à-dire ceux qui se sont inscrits sans réelle intention de prendre des rendez-vous.
✅ À retenir
Les exposants ont tendance à envoyer beaucoup de demandes. Les visiteurs, eux, ont tendance à ne pas y répondre. Relancer les visiteurs au bon moment, ni trop tôt, ni trop tard, est souvent ce qui fait basculer un programme qui stagne en programme qui performe.
J-7 : Reconfirmer les rendez-vous
La date de l’événement approche.
Chaque participant reçoit un récapitulatif de ses rendez-vous : lieu, heure, format. Un geste simple, mais qui réduit considérablement le taux de no-show le jour J. C’est aussi le moment de gérer les dernières annulations, de reprogrammer si nécessaire.
Le conseil pratique d’Arnaud de BBCM : imprimer les plannings de rendez-vous pour les exposants et leur distribuer à l’ouverture du salon.
✅ À retenir
Plus l’événement approche, plus les participants sont pris dans d’autres priorités. Ce rappel pré-événement est votre dernière occasion de les re-engager avant le jour J.
Jour J : Être présent et réactif
Le jour de l’événement, c’est souvent là que se joue la satisfaction des exposants et des participants.
Ce qu’ils retiennent, ce n’est pas seulement la qualité des rendez-vous. C’est aussi le sentiment d’être pris en charge, suivi, accompagné. La présence physique d’une équipe dédiée, capable de connaître le programme, d’identifier les participants et d’intervenir en temps réel, devient donc un vrai plus.
Pour aller plus loin sur les réflexes à adopter le jour J, retrouvez les conseils détaillés dans notre article sur les bonnes pratiques des business meetings.
J+2 : Mesurer et capitaliser
L’événement est terminé. Mais le travail de l’organisateur n’est pas fini.
Dans les 48h qui suivent l’événement, Cristel conseille d’envoyer un questionnaire de satisfaction à chaud. C’est le bon moment pour recueillir les impressions sur le programme, la qualité des rendez-vous, et l’accompagnement reçu.
Puis, 6 mois plus tard, un second questionnaire à froid pour mesurer le volume d’affaires généré.
Ces retours sont précieux à double titre. Ils vous permettent d’ajuster votre programme pour la prochaine édition. Et ils vous donnent des arguments concrets pour convaincre vos exposants de revenir, ce qui est souvent le meilleur indicateur de la valeur réelle de votre programme.
