Vous avez mis en place un programme de business meeting sur votre événement. La plateforme est en ligne, les participants sont inscrits. Mais les rendez-vous ne prennent pas et le jour J ne tient pas toutes ses promesses.
Ce scénario, beaucoup d’organisateurs le connaissent. Pourtant, certains programmes génèrent des agendas pleins, des participants engagés et des exposants qui reviennent d’une édition à l’autre.
Alors quelle est la différence ? Cristel Alzay, dirigeante d’UnLienCtout, et Arnaud Boisson, directeur associé chez BBCM, ont partagé leurs bonnes pratiques lors de notre dernier Event Techs Place lyonnais. On vous en transmet 4 dans cet article.
1) Bonne pratique n°1 : ouvrir la plateforme suffisamment tôt
C’est la condition de départ. Et pourtant, elle est souvent négligée.
Ouvrir la plateforme plusieurs semaines avant l’événement, c’est laisser le temps aux exposants et aux visiteurs de compléter leur profil. En pratique, Arnaud Boisson recommande d’ouvrir la plateforme au moins 6 semaines avant l’événement. Ce délai permet de travailler en plusieurs temps : complétion des profils, ouverture des demandes de rendez-vous, puis relances ciblées avant la fermeture des agendas.
C’est d’ailleurs ce que Manon Gravereau, Content Marketing Manager chez inwink, a pu constater lors de sa participation à l’événement IMEX à Francfort. Elle partage son retour d’expérience dans ce post LinkedIn.
Les participants, exposants comme visiteurs, sont rodés à ce type de fonctionnement. Ils savent exactement pourquoi ils sont là.
Résultat :
👉 les agendas sont pleins dès le jour J,
👉 les no-show quasi inexistants,
👉 très peu de passage spontané sur les stands.
💡 À retenir : ouvrir la plateforme tôt, c’est permettre aux agendas de se remplir avant même que l’événement commence. Les participants arrivent avec des rendez-vous planifiés et un agenda presque complet.
2) Bonne pratique n°2 : soigner la complétion des profils
C’est LE point sur lequel Cristel et Arnaud ont le plus insisté. Et pour cause.
Un profil incomplet, c’est un rendez-vous manqué avant même d’avoir assisté à l’événement. Il n’apparaît pas dans les suggestions, ni dans les moteurs de recherche de la plateforme.
Arnaud Boisson, Directeur associé, BBCM
Espace exposant inwink lors de l’IMEX à Francfort
Un participant avec un profil mal renseigné est invisible sur la plateforme.
L’exposant envoie des demandes de rendez-vous qui restent sans réponse. Le visiteur reçoit des suggestions qui ne correspondent pas à ses besoins. Et tout le monde finit par dire que « ça ne fonctionne pas ».
En réalité, la plateforme fonctionne, mais elle ne peut pas remplacer le travail de complétion des participants. C’est précisément là que l’organisateur a un rôle clé à jouer : relancer régulièrement chaque profil avant que les demandes de rendez-vous ne s’ouvrent.
🙋 Le profil exposant idéal
- Expliquez votre offre simplement
- Identifiez vos profils cibles
- Mentionnez vos cas d’usage
- Ajoutez des éléments de crédibilité
🙋♂️ Le profil visiteur idéal
- Présentez votre activité et vos sujets d’intérêt
- Indiquez vos objectifs de RDV
- Décrivez vos besoins concrets
- Ajoutez une photo professionnelle
Comment inciter à la complétion sans forcer ?
👉 Contacter les participants en amont, avant même l’ouverture de la plateforme.
👉 Leur expliquer ce qu’ils ont à y gagner : visibilité, pertinence des suggestions, qualité des rendez-vous.
👉 Identifier rapidement ceux qui ne jouent pas le jeu, pour les sortir du programme si besoin.
Cristel, qui organise chaque année des conventions d’affaires réunissant jusqu’à 750 participants, insiste sur ce point :
La qualité prime sur la quantité. Mieux vaut un programme avec moins de participants mais des profils bien renseignés, que des centaines d’inscrits qui ne s’engagent pas.
Bonne pratique n°3 : miser sur l’accompagnement humain
C’est probablement la bonne pratique la plus sous-estimée. On investit dans une plateforme, on configure les outils et on oublie l’essentiel : les participants ont besoin d’être accompagnés.
On les contacte avant l’ouverture de la plateforme pour leur présenter le service, les avantages, pourquoi il faut qu’ils l’utilisent. Et on reste présents jusqu’au bout.
Arnaud Boisson, Directeur associé, BBCM
👥 Les 3 réflexes à adopter
- Un interlocuteur unique : quelqu’un qui connaît le dossier et qui suit chaque participant de bout en bout.
- Des relances ciblées : la bonne information, à la bonne personne, au bon moment. Pas des emails en masse envoyés à tout le monde.
- La chasse aux touristes : identifier rapidement les participants sans réelle intention de prendre des rendez-vous, et les sortir du programme pour protéger la qualité des mises en relation.
Bonne pratique n°4 : être présent physiquement le jour J
La préparation en amont reste essentielle mais elle ne suffit pas à anticiper tous les imprévus du jour J. D’ailleurs, le jour de l’événement reste un moment à part, où la présence physique et le lien humain avec les exposants font toute la différence.
On redistribue les plannings imprimés avant l’ouverture du salon. C’est un geste simple, mais ça crée un premier lien. Les exposants sentent qu’ils sont suivis, qu’il y a un vrai programme derrière.
Arnaud Boisson, Directeur associé, BBCM
La checklist du jour J
✅ Redistribuer les plannings imprimés avant l’ouverture
✅ Vérifier les rendez-vous à chaque plage horaire
✅ Contacter les no-show en temps réel : WhatsApp, email, téléphone
✅ Reprogrammer ou transmettre les coordonnées à l’exposant
💬 Le saviez-vous ?
Beaucoup de rendez-vous business se font en dehors des rendez-vous planifiés :
👉 dans les allées
👉 à la pause déjeuner
👉 dans les espaces de networking
Prévoir ces espaces et les soigner, c’est aussi le rôle de l’organisateur.
Conclusion
Un programme de business meeting performant ne s’improvise pas. Ça se prépare en amont, ça s’accompagne tout au long du parcours, et ça se pilote jusqu’au dernier rendez-vous du jour J. La technologie est un levier puissant mais c’est l’humain qui reste au cœur du dispositif.
Ces 4 bonnes pratiques, Cristel et Arnaud les ont partagées lors de notre dernier webinar avec beaucoup d’autres conseils concrets tirés de leur expérience terrain. Voici le lien vers le replay avec leur retour complet : https://event.inwink.com/e/business-meeting
Questions fréquentes : Programme de business meeting : les questions que se posent les organisateurs
Qu'est-ce qu'un programme de business meeting dans un événement BtoB ?
Un programme de business meeting est un dispositif mis en place par un organisateur d’événement pour faciliter les rencontres entre exposants et visiteurs. Il repose généralement sur une plateforme de matchmaking qui permet aux participants de consulter les profils, d’envoyer des demandes de rendez-vous et de planifier leurs échanges en amont de l’événement.
Quelle est la différence entre du business meeting et du networking ?
Le networking est un échange informel et spontané, qui se fait au fil des rencontres sur un événement. Le business meeting, lui, est un rendez-vous BtoB structuré et planifié en amont de l’événement.
Combien de temps dure un rendez-vous en business meeting ?
La durée varie selon les formats et les événements, mais les rendez-vous durent généralement entre 15 et 30 minutes.
Comment réduire le taux de no-show lors d'un business meeting ?
Qualifier les participants en amont, reconfirmer les rendez-vous avant l’événement et assurer une présence physique le jour J permet de maintenir un taux de no-show inférieur à 25%. Sans suivi humain, ce taux peut rapidement grimper et décourager les exposants.
