Choisir sa plateforme événementielle – les questions à se poser

L’offre d’outils pour la gestion et l’organisation d’événements professionnels est large et variée. Comment savoir si vous faites le bon choix pour votre stratégie événementielle ?

Dans cet article, nous vous partageons des éléments afin de vous aider à choisir votre future plateforme technologique pour l’organisation de vos événements.

Au moment de prendre votre décision, voici les grandes questions à se poser.

La plateforme événementielle me permet-elle de valoriser MA marque ?

Votre événement est avant tout un outil de communication. Vous investissez dans la production d’un contenu intéressant, vous invitez vos audiences à venir à votre rencontre (en ligne ou en présentiel), c’est une occasion rêvée de valoriser votre propre marque, ou celle de votre événement.

Mais attention, de nombreuses solutions proposent d’héberger le contenu de votre événement au sein de leur propre environnement de marque, à leur URL, à leur charte graphique, avec des mails envoyés depuis leur nom de domaine….

C’est un gigantesque coup manqué pour vous d’un point-de-vue marketing !

Choisissez une solution qui fonctionne en marque blanche : c’est votre marque qui doit être sur le devant de la scène. Votre site doit être à l’URL de votre choix, vos communications mail doivent partir depuis votre nom de domaine, tout le site de l’événement doit être unique pour vous, et 100 % à vos couleurs.

Les données de mes événements sont-elles en sécurité et m’appartiennent-elles ?

Les données événementielles sont des ressources extrêmement précieuses pour comprendre et connaitre vos audiences. Par ailleurs, ces données sont sensibles. Il faut garantir la conformité dans le cadre du RGPD.

Certaines plateformes communiquent sur le volume de données événementielles qu’elles amassent sur l’ensemble des événements organisés par leurs clients. Cette approche du sujet peut laisser perplexe.

Vos données événementielles vous appartiennent, ce sont les vôtres, pas celle de la plateforme qui héberge l’événement.

Assurez-vous de choisir une solution technologique qui propose un cloisonnement strict entre les données des différents organisateurs, et qui vous garantit la propriété unique de vos données.

La plateforme est-elle tout-en-un ?

L’organisation d’événements est une discipline qui peut s’avérer complexe, d’autant plus si vos équipes multiplient les outils pour y parvenir. Notre conseil : centralisez l’organisation de l’événement à un seul endroit, plutôt que d’éparpiller les données.

plateforme tout en un

Avec une plateforme tout-en-un, vous simplifiez le travail des équipes qui partagent un outil collaboratif unique et vous gagnez en productivité.

Vais-je pouvoir gérer des événements présentiels, en ligne ET hybrides ?

Lorsque la situation sanitaire le permettra à nouveau, les événements physiques reviendront sur le devant de la scène.

A ce moment-là, il sera essentiel que votre solution événementielle soit conçue pour orchestrer tous les formats : digital, en personne, et hybride.

Vous pourrez stratégiquement combiner des rendez-vous présentiels ponctuels avec une conversation digitale permanente grâce aux événements digitaux.

Puis-je envisager ma stratégie événementielle à long terme avec la plateforme ?

La plateforme que vous choisissez vous permet-elle de déployer votre stratégie d’event-marketing dans son ensemble, au-delà de l’événement ponctuel ?

En d’autres termes, choisissez une solution qui vous permette à la fois de créer des formats d’événements différents selon votre calendrier événementiel, et d’industrialiser facilement vos opérations en dupliquant certains formats (par langue, par pays, par thématique).

Au-delà du ponctuel, vous avez tout intérêt à investir dans une solution suffisamment versatile pour s’adapter à l’ensemble de vos besoins.

La plateforme possède-t-elle des références client convaincantes ?

La qualité des références clients est un indicateur fort de la qualité d’une plateforme.

D’une part, observez les références clients qui ont adopté la solution dans votre industrie.

D’autre part, voyez aussi quelles marques dans d’autres industries ont mené des projets proches du vôtre, partageant les mêmes objectifs, des enjeux comparables, des formats similaires. Les best practices peuvent se décliner d’un secteur à l’autre.

Découvrir quelques références clients inwink

Si des événements de très grande ampleur ont été déployés sur la plateforme, cela rassure par exemple sur la stabilité et la robustesse de la technologie.

Quelle sera la qualité de l’accompagnement et du service client ?

Question non des moindres : est-ce que l’éditeur de la plateforme que vous choisissez vous propose un accompagnement spécifique ? Dispose-t-il d’un support réactif et de qualité ? Propose-t-il des ressources permettant de se former à la demande ? Existe-t-il un dispositif de partages d’expérience et de bonnes pratiques ?

La solution dispose-t-elle des fonctionnalités dont j’ai besoin ?

Question opérationnelle certes, mais absolument essentielle, qui mérite qu’on lui consacre un article tout entier.

La plateforme événementielle que vous choisissez doit disposer des fonctionnalités qui puissent répondre à vos besoins spécifiques.

Prochainement, nous publierons un article listant pour vous toutes les fonctionnalités incontournables d’une plateforme événementielle puissante.

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