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Women's Forum industrialise l'organisation de ses Meetings avec inwink

"La plateforme tout-en-un inwink répond aux besoins du Women’s Forum : génération de site web événementiel pour chaque événement, gestion du système d’inscription, et création de l’application mobile. inwink garantit aux participants une totale autonomie sur la planification de leurs agendas ainsi que leurs expériences networking. Un dispositif très riche autour de l’expérience participant optimisée et une simplicité d’utilisation pour les équipes du Women’s Forum."
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Delphine Marçais de Segonzac
Executive Director, Brand, Digital & Communications, Women's Forum

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Women’s Forum Meetings

L’organisation Women’s Forum for the Economy & Society, du Groupe Publicis, œuvre pour promouvoir la diversité dans le monde des affaires, et élaborer des plans d’action novateurs pour encourager la contribution des femmes dans l’économie et la société.

Une mission qui est soulignée par un large éventail d’initiatives, parmi lesquelles en premier lieu, des événements internationaux qui rassemblent dirigeants et influenceurs, femmes et hommes, pour débattre et faire avancer des sujets économiques, sociétaux, et sociaux majeurs.

Delphine Marçais de Segonzac, Executive Director, Brand, Digital & Communications, partage avec nous les enjeux de marketing événementiel du Women’s Forum et le dispositif digital mis en place.

Un dispositif de marketing événementiel centralisé

Depuis 2005, les événements du Women’s Forum se déclinent plusieurs fois par an à travers le monde. En 2019, ce sont 4 éditions du Women’s Forum qui se sont déroulées à Paris, Mexico City, Kyoto, et Singapore. Pour organiser ces événements, l’équipe du Women’s Forum a choisi de passer d’une organisation basée sur de multiples outils à un dispositif intégré et tout-en-un.

Les inscriptions : L’accès aux événements est réservé aux membres de la communauté Global Network et à celles des partenaires. La mise en place d’une billetterie permet à l’équipe organisatrice de proposer l’achat des billets et l’utilisation de codes promotionnels. Les partenaires sont mobilisés sur l’invitation de participants et ont chacun un quota d’accès à respecter. Le suivi des commandes et des inscriptions est centralisé dans une interface Back-Office unique.

La communication : L’équipe organisatrice adresse plusieurs types d’annonces, par emails et par notifications sur l’application de l’événement. Des communications automatisées pour valider les inscriptions, adresser les badges, fournir les informations pratiques, ainsi que des communications sur mesure pour annoncer le programme de la journée à venir, inciter à la participation aux ateliers, dynamiser la participation au networking.

La programmation : Chacune des éditions du Women’s Forum est organisée autour de temps forts correspondant aux conférences plénières, aux ateliers, et autres sessions de networking. Dans inwink, l’équipe organisatrice agrège les informations des sessions, configure leur mise en page et les publie sur le site web. Pour le Global Meeting de Paris, l’agenda, organisé sur 3 jours, comprend plus de 100 sessions animées par plus de 300 intervenants ! Pour les participant(e)s, les contenus sont accessibles sur le site web et sur l’application de l’événement.

Plusieurs enjeux pour faire rayonner l’événement à l’international

Pour délivrer une expérience à forte valeur ajoutée et une communication efficace des contenus, le Women’s Forum a repensé le dispositif digital de ses événements. Le déploiement d’une stratégie marketing multi-événements intuitive et cohérente reposait sur plusieurs enjeux :

Une expérience en marque blanche : Les sites web événementiels du Women’s Forum sont générés à sa propre marque à partir du CMS inwink. Ils valorisent les contenus de l’événement de manière cohérente sur un même modèle de présentation. L’expérience de marque est commune d’une édition à l’autre et couvre l’ensemble du cycle de l’événement : du formulaire d’inscription à la participation le jour-j.

Un usage en mobilité : La consultation du contenu et l’interaction entre participant(e)s pendant l’événement est un enjeu important. L’équipe organisatrice a opté pour la création d’une application mobile qui référence l’ensemble de ses événements. Cette application permet à l’audience de consulter le programme, d’interagir via le networking, de personnaliser sa sélection de contenus.

Une intégration des données : En se basant sur les données collectées pendant le Forum, l’équipe organisatrice mesure efficacement les résultats de ses événements. Une synchronisation temps réel des informations des participant(e)s vers Salesforce permet de mettre à jour automatiquement les fiches contacts et la base de données.