L’intelligence artificielle (IA) générative occupe aujourd’hui une place croissante dans de nombreux secteurs, y compris celui de l’événementiel.
Pour les organisateurs, elle peut notamment permettre de gagner du temps sur certaines tâches, de faciliter la création de contenus ou encore de mieux exploiter les données disponibles.
Automatisation de tâches chronophages, personnalisation de contenus, analyse, … l’IA s’impose comme un outil indispensable.
Découvrons dans cet article comment les organisateurs peuvent tirer parti de l’IA événementielle pour transformer leurs pratiques.
SOMMAIRE
- Automatiser la création de contenus événementiels
a) L’IA générative pour les contenus textuels
b) L’IA générative pour créer des contenus sous forme d’images, vidéos et sons - Optimiser le networking et l’engagement des participants
a) Matchmaking intelligent
b) Amélioration des profils
Analyser les données événementielles et reporting - a) Exploiter les questionnaires plus efficacement
b) Analyser les données
c) Faciliter le reporting
Automatiser la création de contenus événementiels
a) L’IA générative pour les contenus textuels
Avec des outils comme ChatGPT, Claude ou Copilot, les <strong>organisateurs peuvent produire des textes percutants et adaptés à leur audience</strong>. Ces contenus peuvent ensuite être ajustés pour chaque canal de communication, assurant une stratégie de diffusion cohérente et impactante.
L’IA générative permet d’accélerer la création de contenus pour les organisateurs d’événements, avec plusieurs bénéfices notables :
- Rédaction automatisée
Grâce à l’IA, il est possible de générer rapidement une grande variété de contenus indispensables à l’organisation et à la promotion d’un événement, tels que :
- descriptions d’événements et de sessions ;
- e-mails d’invitation ;
- posts pour les réseaux sociaux ;
- communiqués de presse.
- Traduction multilingue
Pour toucher un public international, l’IA générative peut s’avérer être d’une aide précieuse dans la traduction de contenus événementiels.
Par exemple, un programme d’événement ou des biographies d’intervenants peuvent être rapidement traduits en espagnol, chinois ou toute autre langue.
🔔 L’IA est pertinente pour des textes relativement simples. Si le texte d’origine contient des subtilités linguistiques, il est plus que recommander de le faire reprendre par un spécialiste.
- Correction et reformulation
L’IA ne se limite pas à créer des contenus ; elle améliore également leur qualité. En un instant, les fautes d’orthographe, les tournures maladroites et les incohérences peuvent être corrigées. Elle peut accompagner les organisateurs dans la correction et la reformulation de leurs contenus, tout en leur faisant gagner du temps.
💡 Bonne pratique : l’utilisation de l’IA Générative textuelle représente un gain de temps non négligeable pour les organisateurs.
Ce gain est d’autant plus significatif lorsque l’IA est intégrée directement à la plateforme de gestion événementielle utilisée pour l’événement.
En effet, elle pourra suggérer des contenus pertinents en se basant directement sur les données de l’événement.
Exemple d’IA générative de textes et d’images présente dans la plateforme de gestion événementielle inwink
b) L’IA générative pour créer des contenus sous forme d’images, vidéos et sons
L’IA ne se limite pas à la rédaction de texte. Elle facilite également la création de contenus visuels, vidéos et audios pour les événements.
- Génération d’images
Des outils comme MidJourney ou DALL-E permettent de concevoir des visuels sur mesure pour les campagnes de promotion d’événements. En quelques clics, les organisateurs peuvent obtenir des affiches, bannières ou illustrations, à moindre coût et en un temps record.
Bannières de posts LinkedIn du Sommet de l’Elevage
avec des images générées par l’IA
- Création de vidéos et de contenus audio
L’IA générative offre aussi des outils puissants pour enrichir l’expérience visuelle et sonore avant comme pendant l’événement :
Avant l’événement :
- Teasers et trailers : Les organisateurs peuvent utiliser des IA génératives comme Synthesia ou Descript pour créer des vidéos promotionnelles. Elles peuvent contenir des avatars IA ou générer des voix dans différentes langues pour présenter l’événement, son programme ou ses intervenants. Tout en intégrant des animations et des effets visuels modernes.
- Publicité et marketing : Des solutions telles que Pictory AI transforment du contenu textuel en vidéo pour des campagnes marketing. Elles peuvent créer des extraits vidéo, des effets visuels et des transitions attractives grâce à des textes.
Pendant l’événement
- Animations et introductions : Des logiciels comme Elai.io permettent de créer des vidéos d’introduction avec des avatars réalistes. Celles-ci peuvent être diffusées au début des conférences ou des ateliers, apportant une présentation engageante des intervenants ou du programme. Voici un exemple de vidéo faite avec des outils IA pour l’ouverture du Colloque de la Confédération des Arts de la table 2024.
- Écrans de fond et scénographies : Utiliser des outils tels que Lumen5 pour créer des arrière-plans vidéo adaptés au thème de l’événement. Ces arrières-plans peuvent servir pour créer des projections sur scène ou des écrans d’affichage dynamique.
- Musique d’ambiance et effets sonores : Des IA comme AIVA, Suno, Udio ou Boomy permettent de composer des musiques d’ambiance. Les organisateurs n’ont qu’à définir le ton et de l’atmosphère souhaités dans le prompt pour concevoir des sons personnalisés.
Pour donner du rythme aux présentations du colloque, j’ai voulu créer une musique d’introduction et une musique de sortie de scène.
J’ai consulté ChatGPT en lui demandant quelles sont les spécificités d’une musique d’introduction pour un événement corporate. Ensuite, je lui ai expliqué ma démarche et fourni des exemples de musiques que j’avais utilisées l’année dernière.
L’IA m’a généré une description complète, incluant les accords, les mélodies, les styles, et les émotions à transmettre. J’ai précisé que cette description servirait à créer un prompt pour Udio, afin de lui donner encore plus de contexte.
Une fois le prompt optimisé, je l’ai utilisé dans Udio. Ce qui m’a permis d’obtenir une proposition musicale qui me convenait parfaitement.
Céline Beckrich, Secrétaire Générale, Confédération des Arts de la Table
Optimiser le networking et l’engagement des participants
L’un des grands défis des organisateurs est de faciliter les interactions entre les participants, partenaires et exposants. L’IA peut ici aider à proposer des recommandations plus pertinentes et à enrichir les profils utilisés pour le networking.
a) Matchmaking intelligent
L’IA, via des assistants virtuels intégrés aux sites web ou applications événementielles, peut analyser les centres d’intérêt et profils des participants pour leur proposer des mises en relation pertinentes.
En s’appuyant sur des informations telles que les intérêts professionnels, les profils LinkedIn et les historiques d’interaction, l’IA recommande des rencontres personnalisées avec :
- Des exposants offrant des solutions adaptées à leurs besoins,
- D’autres participants partageant les mêmes objectifs ou intérêts.
Ces recommandations augmentent les chances de découvrir des contacts pertinents, notamment sur les événements où le nombre de participants rend la recherche manuelle plus complexe.
Exemple :
- Un participant intéressé par les innovations technologiques dans le secteur de la santé sera dirigé vers des exposants spécialisés en biotechnologie ou des experts en IA appliquée à la médecine.
- De même, un dirigeant cherchant à développer son réseau dans la finance sera mis en contact avec des investisseurs ou partenaires stratégiques.
b) Amélioration des profils
80% des visiteurs d’un événement ne remplissent pas leur profil de networking,. Tout simplement parce que c’est fastidieux, désagréable et chronophage à rédiger ! C’est vriament dommage, car un profil bien complété améliore considérablement l’expérience de networking.
Florent Santin, Co-CEO d’inwink
- Comment faciliter cette étape ?
Les organisateurs peuvent proposer à leurs visiteurs d’utiliser l’IA comme assistant pour les aider à compléter leur profil ou à rédiger leur biographie.
Cet assistant, directement intégré dans l’application mobile de l’événement, ira chercher des informations contextuelles sur le participant via son compte LinkedIn.
À partir des informations renseignées ou mises à disposition par le participant, l’IA peut générer une première synthèse de son parcours, de son expérience professionnelle ou de ses centres d’intérêt.
Le participant n’aura ensuite plus qu’à relire cette proposition, la modifier ou la compléter avant de l’insérer dans son profil personnel.
Personnalisation du profil visiteurs grâce à l’IA
Application mobile Vivatech
Analyse des données événementielles et reporting
L’analyse des données événementielles est souvent sous-exploitée par les organisateurs. Pourtant, les événements génèrent de nombreuses informations : inscriptions, participation aux sessions, interactions, rendez-vous, réponses aux questionnaires…
L’IA peut aider à exploiter plus facilement ces données et à en faire ressortir les informations utiles.
a) Exploiter les questionnaires plus efficacement
Les questionnaires envoyés avant, pendant ou après l’événement constituent une source précieuse d’informations.
L’IA peut notamment aider les organisateurs à préparer leurs questions, à adapter certains questionnaires selon les profils ou encore à analyser plus rapidement les réponses collectées.
Par exemple, si un participant s’intéresse davantage aux conférences, l’IA peut adapter les questions pour approfondir cet aspect. Cela permet d’obtenir des données beaucoup plus spécifiques et pertinentes.
Reporting de l’événement généré par l’IA sur inwink
b) Analyser les données
L’IA peut jouer un rôle clé dans l’analyse des interactions des participants avec l’événement.
Un organisateur pourra savoir combien de temps un visiteur a passé sur un stand, combien de sessions il a suivi, et quelles questions ont été posées dans les chats.
En outre, les outils d’IA, via des algorithmes de traitement du langage naturel (NLP), peuvent analyser les retours et commentaires sur les réseaux sociaux et les questionnaires.
Tout ceci pour déterminer si les retours sont positifs, négatifs ou neutres.
c) Faciliter le reporting
Une fois les données collectées et analysées, l’IA peut générer des visualisations claires et des rapports détaillés.
Par exemple, un exposant pourrait recevoir un rapport montrant combien de visiteurs ont passé plus de 10 minutes sur son stand et quelles étaient leurs principales questions. Tandis que l’organisateur disposera d’une vision plus globale de l’événement.
Un participant pourrait recevoir un feedback personnalisé sur les sessions qu’il a suivies et d’autres recommandations pour des événements futurs.
💥 Pour aller plus loin : l’analyse prédictive
Lorsque l’organisateur dispose de suffisamment de données historiques, des modèles prédictifs peuvent également permettre d’identifier certaines tendances et d’anticiper les attentes des participants pour les prochains événements.
En analysant les données démographiques et le taux de participation, elle peut suggérer des changements pour maximiser la satisfaction des participants. Ces changements peuvent prendre la forme d’ajustements au niveau des horaires ou de modifications de session par exemple.
L’intelligence artificielle pour les organisateurs d’événements n’est plus une option. C’est une réelle nécessité pour rester compétitif et offrir des expériences enrichissantes.
Grâce à l’IA, ils peuvent se concentrer sur ce qui compte vraiment : la créativité et l’expérience humaine. Tout en optimisant les aspects logistiques et techniques.
